VeriFactu para asesorías: cómo preparar a tus clientes

Cuando llegue la fecha de VeriFactu, la primera llamada de muchos clientes será a su asesoría. Quieren saber si les afecta, si su programa sirve y qué tienen que hacer. Esta guía ordena ese trabajo para un despacho: qué dice la norma, cómo repartir la cartera y dónde está la responsabilidad de cada uno.

Qué cambia para una asesoría con VeriFactu

VeriFactu es el sistema que desarrolla el Real Decreto 1007/2023: cada factura que se emite con un programa genera un registro encadenado e inalterable, que se envía a la Agencia Tributaria o se guarda firmado. A una asesoría le afecta de tres formas:

• Como empresa que factura. Si emites tus propias facturas con un programa, tu despacho está obligado como cualquier otro.
• Como tercero que factura por sus clientes. Si emites facturas en nombre de algún cliente, el programa con el que lo haces tiene que cumplir.
• Como asesor. Tus clientes esperan que les digas si están dentro, desde cuándo y qué revisar.

Qué clientes están obligados y desde cuándo

El artículo 3 del reglamento incluye a las sociedades, a los autónomos con actividad económica, a los no residentes con establecimiento permanente y a las entidades en atribución de rentas, siempre que usen un programa para facturar. Para clasificar la cartera, estas son las preguntas que separan a unos de otros:

El resto, dentro. La fecha depende del BOE: a 7 de noviembre de 2026, el texto consolidado del Real Decreto 1007/2023 sigue diciendo 1 de enero de 2027 para las sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que las dos pasan a octubre de 2028, pero el cambio está pendiente de publicarse. Lo contamos en VeriFactu se aplaza a octubre de 2028. Para una primera criba rápida de cada cliente puedes usar el comprobador VeriFactu.

Qué revisar del programa de cada cliente

La pregunta que más se repetirá es si el programa del cliente sirve. La norma da una herramienta para responderla: el artículo 13 del reglamento obliga al productor del programa a certificar con una declaración responsable que cumple, y esa declaración tiene que constar por escrito y de forma visible en el propio programa, en cada versión. Con eso, la revisión se resume en:

• Inventario. Qué programa usa cada cliente para facturar, incluidos los TPV, las tiendas online y los desarrollos propios.
• Declaración responsable. Si existe, de qué versión es y si el cliente tiene esa versión instalada.
• Modalidad. Si el programa enviará los registros a la AEAT (VERI*FACTU) o los guardará firmados.
• Calendario del proveedor. Si el programa aún no está adaptado, en qué fecha lo estará, por escrito.

Qué tipo de programa conviene en cada caso lo explicamos en qué software necesito para VeriFactu. Y el plazo de los fabricantes para ofrecer programas adaptados venció el 29 de julio de 2025, así que un proveedor que todavía no tenga declaración responsable es una señal de alarma.

Si la asesoría factura en nombre de sus clientes

El artículo 6 del reglamento permite que las obligaciones de VeriFactu las cumpla materialmente un tercero que expide las facturas por cuenta del obligado, en los términos del reglamento de facturación. Pero deja claro que eso no quita al cliente la responsabilidad del cumplimiento. Para el despacho, la consecuencia práctica es doble: el programa con el que emites esas facturas tiene que ser conforme, y conviene tener por escrito qué haces tú y qué hace el cliente.

Si llevas la facturación de varios clientes en el mismo programa, revisa que cada cliente tenga su propia cadena de registros y sus series, y que los registros se generen con el NIF del cliente como emisor.

VeriFactu y factura electrónica: el mismo calendario

La factura electrónica entre empresas es otra obligación, con fechas firmes desde la Orden HAC/1028/2026: 6 de octubre de 2027 para quien factura más de 8 millones de euros y 6 de octubre de 2028 para el resto. Si el BOE confirma el anuncio de Hacienda, la mayoría de tus clientes pyme tendrán las dos a la vez.

Aquí la asesoría tiene un papel propio. Quien recibe una factura electrónica tiene que comunicar a la solución pública de la AEAT el pago completo o el rechazo en cuatro días. Si la asesoría lo hace por el formulario en nombre del cliente, tiene que estar inscrita como apoderada en el Registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria (artículo 11.2 de la Orden). Lo explicamos en estados de la factura electrónica y en la solución pública de la AEAT.

Un plan de trabajo para el despacho

1. Clasifica la cartera con las preguntas de la tabla y apunta la fecha de cada cliente.
2. Pide la declaración responsable del programa a cada cliente que factura con software.
3. Detecta a los rezagados: programas sin adaptar, desarrollos a medida y clientes que facturan con hojas de cálculo.
4. Revisa tu propia facturación y la de los clientes a los que facturas.
5. Prepara los apoderamientos que necesitarás para la factura electrónica.
6. Vigila el BOE hasta que se publique el nuevo calendario de VeriFactu.

Cómo te ayudamos desde 3L Systems

Trabajamos con asesorías y despachos en su gestión documental, su seguridad y su facturación, como contamos en software de gestión para asesorías. Para los clientes que necesitan cambiar de programa, implantamos Dynamics 365 Business Central y Vindex ERP, que factura con VeriFactu de serie. Si tu despacho lleva la contabilidad de un cliente con Business Central, en el contable externo en Business Central explicamos cómo darte acceso. Y en nuestra plataforma de VeriFactu y factura electrónica, la asesoría puede entrar con un perfil de auditoría que ve cada factura, cada plazo y cada envío a la AEAT sin poder cambiar nada.