La solución pública de factura electrónica de la AEAT: cómo funciona y qué no admite

La factura electrónica entre empresas será obligatoria el 6 de octubre de 2027 si facturas más de 8 millones de euros y el 6 de octubre de 2028 para el resto, como contamos en el calendario de la factura electrónica B2B. Para cumplirla hay dos caminos: una plataforma privada o la solución pública de la Agencia Tributaria. Aquí explicamos la segunda con la norma delante: qué hace, cómo se usa, qué límites tiene y en qué casos se queda corta.

Qué es la solución pública de facturación electrónica

Es el servicio de la Agencia Tributaria que forma, junto con las plataformas privadas, el sistema español de factura electrónica. Lo crea el Real Decreto 238/2026 (artículos 5 y 11) y lo desarrolla la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre. Cumple tres funciones:

• Medio de emisión. Un formulario en la sede electrónica para crear y enviar facturas.
• Medio de intercambio. Unos servicios web por los que circulan las facturas entre emisor y destinatario, también cuando uno de los dos usa una plataforma privada.
• Repositorio. Recibe una copia fiel de cada factura que se emite por una plataforma privada y guarda los estados y los pagos que comunican los destinatarios.

El acceso y todos sus usos son gratuitos (artículo 11.10 del Real Decreto). Y tiene un papel por defecto: si una empresa no ha acordado con sus proveedores recibir por una plataforma privada ni ha publicado su punto de entrada, se entiende que recibe por la solución pública (artículo 6).

Cómo se emite una factura en la solución pública

Hay dos vías, y cada una sirve para una cosa distinta. El artículo 5 de la Orden lo separa así:

• Formulario web. Es la vía para emitir desde la propia solución pública. La emisión es individual, factura a factura, y la Agencia Tributaria valida cada una antes de expedirla.
• Servicios web. Es la vía de intercambio, la que usan los programas de gestión y las plataformas. Las facturas se validan en sintaxis, semántica y contenido, y la respuesta dice cuáles se admiten y cuáles se rechazan con su motivo.

Tras cada envío, la solución pública devuelve un acuse de recibo con un código seguro de verificación. Cada factura se identifica con un código identificador que une el NIF del emisor, la serie, el número y la fecha de expedición (artículo 6 de la Orden). Si la solución pública deja de funcionar más de veinticuatro horas por un problema suyo, las facturas y las copias se pueden remitir en los cuatro días hábiles siguientes a que se arregle.

Qué no admite la solución pública de la AEAT

Aquí están los límites que más afectan al día a día. Todos salen del texto de la Orden y del Real Decreto:

• Solo UBL. El Real Decreto admite cuatro sintaxis entre empresas (CII, UBL, EDIFACT y Facturae), pero quien usa la solución pública tiene que emplear UBL sobre el modelo semántico europeo EN 16931 (artículo 11.2 del Real Decreto y artículo 3.1 de la Orden). Si tu programa solo genera Facturae, necesitas convertirla. Los formatos los comparamos en Facturae, UBL o EDIFACT.
• Sin adjuntos dentro de la factura. Las facturas emitidas o intercambiadas por la solución pública no pueden llevar otros ficheros integrados o embebidos (artículo 3.6). Las copias fieles tampoco (artículo 4.4). El albarán, el parte de trabajo o la foto de la entrega tienen que viajar por otro canal. Lo que sí se puede remitir junto a una factura intercambiada es la firma electrónica.
• Una lista cerrada de tipos de factura. El anexo I admite factura, factura rectificativa, factura en sustitución de simplificadas, factura emitida por el destinatario y rectificativa emitida por el destinatario. No aparece la nota de crédito como documento propio: una corrección o un abono se documenta como factura rectificativa, con su tipo y su modalidad.
• Emisión de una en una. El formulario genera las facturas de forma individual. Para emitir en volumen hace falta un programa que hable con los servicios web.
• Estados mínimos ante Hacienda. A la solución pública solo se le comunica el rechazo o el pago efectivo completo, con la fecha de vencimiento. La aceptación no se comunica: si no hay rechazo ni rectificativa posterior, la factura se presume aceptada (artículo 7.1 de la Orden).

Qué estados y pagos se comunican a la solución pública

Quien recibe una factura electrónica tiene que comunicar a la solución pública el rechazo o el pago completo de cada factura, haya llegado por la vía pública o por una plataforma privada, en un máximo de cuatro días naturales desde el pago sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales (artículo 12 del Real Decreto). La comunicación lleva la fecha del pago y la del vencimiento, y puede llevar la fecha de recepción de la mercancía o de la factura cuando sea la que cuenta para el plazo de pago.

Se puede hacer por formulario, factura a factura, o por servicio web, siempre en sintaxis UBL (artículos 7 y 8 de la Orden). El pago parcial, la aceptación parcial o la cesión de la factura no forman parte de lo que se comunica a la solución pública. El emisor, por su parte, puede comunicar de forma voluntaria que ha cobrado, que no ha cobrado o que no está de acuerdo con las fechas que ha dado su cliente. El detalle de plazos y fechas por tipo de empresa está en estados de la factura electrónica: rechazo y pago.

Quién puede usar la solución pública en tu nombre

La empresa puede usarla directamente o a través de un tercero que la represente (artículo 11.2 de la Orden). La forma de entrar depende de la vía:

• Por servicio web: con certificado electrónico válido en la sede de la Agencia Tributaria.
• Por formulario (emitir, comunicar estados o consultar): con certificado o con Cl@ve.

Si un tercero, por ejemplo tu asesoría, usa el formulario de emisión o el de estados y pagos en tu nombre, tiene que figurar como apoderado en el Registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria. Lo mismo para recuperar tus facturas recibidas o consultarlas. Las plataformas privadas autorizadas por emisor o receptor pueden emitir y recibir por la solución pública para sus clientes (artículo 11.5 del Real Decreto), y las que intercambian a través de ella están obligadas a recuperar las facturas de sus clientes de forma automática y ponerlas a su disposición de inmediato (artículo 9 de la Orden).

Cuándo basta la solución pública y cuándo no

La solución pública cubre la obligación. Es suficiente para quien emite y recibe pocas facturas y puede dedicar un rato a cada una. El problema aparece con volumen:

• Cada factura recibida exige una acción. Hay que descargarla, registrarla en tu contabilidad y, cuando la pagas, comunicar el pago en cuatro días. Con decenas de compras al mes, es trabajo diario.
• La factura no entra sola en tu ERP. Si descargas a mano, alguien la vuelve a teclear o la importa.
• Los plazos los vigilas tú. El formulario no sabe cuándo pagaste si tu programa no se lo dice.

Por eso, para la mayoría de pymes, lo razonable es que el propio programa de gestión hable con la solución pública por servicio web, o que una plataforma lo haga por él. La comparación completa está en plataforma pública de la AEAT o plataforma privada.

Cómo lo resolvemos desde tu ERP

En 3L Systems tenemos una plataforma de VeriFactu y factura electrónica que se pone al lado de tu ERP: valida cada factura contra el esquema UBL, la EN 16931 y las reglas de la AEAT antes de enviarla, recoge las facturas de tus proveedores, comunica los pagos en plazo y trabaja con la solución pública como intermediario autorizado por tu empresa. Para Navision hay un conector propio, y Business Central, Vindex u otros ERP se conectan por API. El contexto normativo completo lo tienes en cumplimiento fiscal y normativa.

Este artículo es informativo. Las especificaciones técnicas, el tamaño máximo de los envíos y la volumetría los publica la Agencia Tributaria en su sede electrónica, y conviene revisarlos antes de cada proyecto.

Fuentes

• BOE: Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, artículos 3 a 11 y anexos I y II.
• BOE: Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, artículos 5, 6, 7, 11 y 12.
• Agencia Tributaria: calendario de implantación de la factura electrónica.