Software para mensajería y última milla: nave, reparto y reembolsos
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- Más de 200 proyectos
El día a día
Programa para empresas de mensajería y última milla: lo que tiene que resolver cada día.
Envíos que llegan de mil sitios
Una tienda los manda por la API, otra con el conector de su tienda online y otra con un fichero a última hora. Si cada canal va por su lado, faltan etiquetas en la recogida y sobran bultos sin grabar en la nave.
El peso declarado no es el que pesa la caja
La tienda declara dos kilos y manda una caja de 40 × 30 × 30 cm. Sin medir cada bulto en la nave y aplicar el peso volumétrico, ese envío se cobra por debajo de lo que cuesta llevarlo.
Cada ausente cuesta un viaje
Un intento sin nadie en casa es una parada más al día siguiente. Si el destinatario no puede elegir un punto de conveniencia u otra franja, el paquete da vueltas y acaba volviendo a la tienda.
Reembolsos en efectivo en la furgoneta
Cada repartidor vuelve con dinero de varias tiendas y hay que cuadrarlo antes de irse. Después, lo cobrado se entrega a cada tienda en su plazo, y una hoja de cálculo no avisa del que se pasa.
Repartidores propios y colaboradores
Unos están en plantilla y otros son autónomos con su furgoneta, que cobran por entrega, por bulto, por intento y por punto. Sin datos fiables de cada ruta, la liquidación de fin de mes es una discusión.
Facturar a cada tienda con su tarifa
Cada una tiene su descuento por zona y tramo, sus recargos, sus devoluciones y su revisión del gasóleo. Si la factura no sale sola de los envíos, el cierre de mes se come varios días.
Una prueba para cualquier demostración: que el paquete contra reembolso de una tienda online pase por la nave con su etiqueta y su peso volumétrico hasta la ruta de su repartidor, que un destinatario ausente elija en el seguimiento un punto de conveniencia, y que el reembolso cobrado con firma se liquide a la tienda y llegue a su factura.
La tienda graba el envío desde su tienda online y la etiqueta sale con la ruta y el reembolso.
En la nave se mide cada bulto: manda el mayor entre el peso real y el volumétrico.
Si no hay nadie, el destinatario elige un punto de conveniencia u otra franja desde el enlace.
Lo cobrado contra reembolso se cuadra con cada repartidor y se liquida a la tienda envío a envío.
El cambio
Del papel y la hoja de cálculo a un software para empresas de mensajería y última milla.
Sin un sistema pensado para la mensajería
- Las etiquetas salen de tres sitios y los bultos sin grabar aparecen en la nave.
- Se factura el peso que declara la tienda, no el que ocupa la caja.
- El ausente se descubre al volver la furgoneta y el paquete sale otra vez mañana.
- El efectivo de los reembolsos se cuenta a mano y se liquida cuando hay tiempo.
- La factura de cada tienda y la liquidación de cada colaborador se hacen en una hoja de cálculo.
Con nuestra solución sectorial
- Los envíos llegan de la tienda online con su etiqueta y la recogida lleva su manifiesto.
- La nave mide cada bulto, aplica el peso tasable y lo manda a la jaula de su ruta.
- El destinatario recibe el aviso y elige un punto de conveniencia u otra franja desde el enlace.
- Cada repartidor cuadra su caja al volver y los reembolsos se liquidan a cada tienda en su plazo.
- La factura de cada tienda y la liquidación de cada colaborador salen solas de los envíos.
De principio a fin
Así funciona el software para empresas de mensajería y última milla, paso a paso.
Envío y recogida
La tienda graba el envío desde su tienda online, imprime la etiqueta y la ruta de tarde lo recoge con el manifiesto.
Nave
El túnel lee, mide y pesa cada bulto, calcula el peso tasable y lo manda a la jaula de su ruta.
Reparto
La app del repartidor lleva las paradas en orden y registra la firma o la foto, el cobro del reembolso o el ausente con su prueba de paso.
Destinatario
Sigue su paquete con un enlace y, si no estaba, elige un punto de conveniencia, esta tarde o mañana.
Dinero
La caja se cuadra al volver, los reembolsos se liquidan a cada tienda y a fin de mes salen las facturas y las liquidaciones de los colaboradores.
Qué implantamos
Business Central o Vindex: el ERP que implantamos para empresas de mensajería y última milla.
Vindex ERP
Para empresas de mensajería y última milla con una o dos naves, de cinco a cuarenta repartidores entre plantilla y colaboradores, que trabajan para tiendas online de su zona y con una red corresponsal para el resto. Cubre la facturación con VeriFactu, los cobros con remesa SEPA, la contabilidad y el CRM. Lo propio del sector (envíos con etiqueta, clasificación con peso tasable, rutas, reembolsos y su liquidación, puntos de conveniencia, devoluciones, tarifas por zona y tramo, y la liquidación de colaboradores) lo programamos dentro del mismo Vindex. Es la recomendación por defecto en este sector.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Para operadores con varias naves y delegaciones, franquicias de una red nacional o empresas de logística que además almacenan y preparan pedidos para sus clientes, y para quien ya trabaja con Microsoft 365 y Power BI. Trae de serie las finanzas, los almacenes y la facturación periódica. Encima desarrollamos como extensión los envíos, las tarifas por peso tasable y zona, los reembolsos y las liquidaciones.
La app del repartidor, la página de seguimiento para el destinatario y la conexión con las tiendas online las desarrollamos a medida, conectadas al ERP.
Si dudas entre los dos, mira la comparativa Vindex frente a Business Central.
Nave, reparto y reembolsos en tu ERP de mensajería.
- Peso volumétrico
- Peso tasable
- Clasificación en nave
- Etiqueta de envío
- Manifiesto de recogida
- Contra reembolso
- Liquidación de reembolsos
- Prueba de entrega
- Ausente y segundo intento
- Punto de conveniencia
- Logística inversa
- Red corresponsal
- Liquidación de colaboradores
- Revisión del gasóleo
Cómo trabajamos
Cómo es un proyecto de software para empresas de mensajería y última milla, de la primera consultoría al arranque.
Primera consultoría
Nos cuentas cuántas naves y rutas tenéis, cuántos repartidores son de plantilla y cuántos colaboradores, cómo os llegan los envíos de las tiendas y con qué red trabajáis fuera de zona.
Un día en la nave y en una ruta
Seguimos la clasificación de la mañana, una ruta con sus ausentes y sus reembolsos, la vuelta a la nave y el cuadre de la caja.
Datos de partida
Tiendas con su tarifa y su plazo de liquidación, zonas y códigos postales por ruta, repartidores y furgonetas, puntos de conveniencia y las integraciones con las tiendas online.
Formación con casos reales
Nave, tráfico, repartidores, atención al destinatario y administración, cada uno con lo que usa.
Arranque por fases
Primero envíos, etiquetas, rutas, app y facturación. Después puntos de conveniencia, reembolsos con liquidación automática, devoluciones, colaboradores y cuadros de mando.
Qué pasa en la primera consultoría. Escuchamos cómo trabajáis y te decimos si Vindex o Business Central encaja. Si no te conviene, también te lo decimos. Es gratuita y sin compromiso.
Cómo te ayudamos
Soluciones de software para empresas de mensajería y última milla.
Vindex ERP
Facturas con VeriFactu, compras, lotes con su trazabilidad, cobro por remesa SEPA y contabilidad.
Business Central (ERP)
Almacenes, fabricación, proyectos, ventas y finanzas en una sola plataforma de Microsoft.
App del repartidor y seguimiento
La ruta del repartidor, la página de seguimiento del destinatario y las tiendas online, conectadas al ERP.
Power BI
Margen por cliente, por trabajo y por mes, y los indicadores del día, actualizados solos.
Registro automático de facturas
Las facturas de proveedor leídas con OCR y registradas solas, sin teclear.
Asistente IA
Pregunta en lenguaje natural por tus datos, con un asistente que funciona en tus servidores.
Copias de seguridad
Clientes, trabajos y facturación protegidos con copias automáticas y versionadas.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre software para empresas de mensajería y última milla.
- Uno que lleve en el mismo sistema los envíos que graban las tiendas, la clasificación en la nave con el peso tasable, las rutas con la app del repartidor, los ausentes y los puntos de conveniencia, los reembolsos con su liquidación, las devoluciones y la factura de cada tienda. Para una empresa de una o dos naves, Vindex lo cubre, con lo propio del sector programado dentro.
- Se multiplica el largo por el ancho y por el alto en centímetros y se divide por un factor que fija la tarifa. Con 200 kg por metro cúbico, el factor es 5.000: una caja de 40 × 30 × 30 cm pesa 7,2 kg volumétricos. Se cobra por el peso tasable, el mayor entre el real y el volumétrico, y la nave lo mide en cada bulto para regularizar lo que la tienda declaró de menos.
- En diez días como mucho, salvo que se haya pactado un plazo mayor. El repartidor cobra en efectivo o por otro medio expresamente autorizado, y si entrega sin cobrar responde ante la tienda hasta el importe del reembolso (Ley 15/2009, art. 42). En efectivo no se pueden pagar operaciones de 1.000 € o más en las que una de las partes actúe como empresario o profesional (Ley 7/2012, art. 7), así que desde esa cifra la app solo deja cobrar con tarjeta.
- Avisar a quien contrató el transporte, normalmente la tienda, en el plazo más breve posible y esperar sus instrucciones. Los gastos de pedirlas y cumplirlas son suyos, salvo culpa del transportista (Ley 15/2009, art. 36). En la práctica, el destinatario recibe un aviso con un enlace para elegir un punto de conveniencia, otra franja u otro día, y la tienda lo ve en el mismo momento.
- Los paquetes son envíos postales, sea cual sea su peso (Ley 43/2010, art. 3.2). Para prestar servicios postales fuera del ámbito del servicio postal universal hay que presentar antes una declaración responsable (art. 40.1). Para los incluidos en ese ámbito, entre ellos los paquetes postales de hasta veinte kilos en régimen ordinario (art. 21.1.b), hace falta una autorización administrativa singular (art. 42). Las dos situaciones se inscriben en el Registro General de Empresas Prestadoras de Servicios Postales (art. 39). Conviene revisar con tu asesor qué servicios prestas.
- El transporte público de mercancías necesita autorización (Ley 16/1987, art. 42.1). El reglamento exime a los vehículos de hasta 2 toneladas de masa máxima, y a los N1 de combustibles alternativos de hasta 2,5 toneladas si su carga útil no supera la de uno equivalente de 2 toneladas (Real Decreto 1211/1990, art. 33.2.d). Una furgoneta de 3.500 kg, la habitual en la última milla, la necesita, sea de la empresa o del colaborador. El reparto de paquetería de pocos bultos, que una persona maneja sola, no lleva documento de control (Orden FOM/2861/2012, art. 2.1.d). La Ley 9/2025 obliga a que ese documento sea digital, pero no cambia la exención.
- El destinatario anota las reservas al recibirlo o, si el daño no se ve por fuera, en los siete días naturales siguientes (Ley 15/2009, art. 60.1). Sin valor declarado, la indemnización no pasa de un tercio del IPREM diario por kilo de peso bruto (art. 57.1). Con valor declarado, ese valor sustituye al límite si es mayor (art. 61). Las reclamaciones de los usuarios se responden en un mes como mucho (Ley 43/2010, art. 10.2).
- Depende del número de naves, rutas y usuarios, de lo que haya que traer del programa actual y de las integraciones, como las tiendas online, la red corresponsal o el túnel de medición de la nave. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España.
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