Software para organizadores de eventos: presupuestos, reservas y escaletas
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- Más de 20 años de experiencia
- Más de 200 proyectos
El día a día
Programa para organizadores de eventos y espacios: lo que tiene que resolver cada día.
La misma fecha, ofrecida dos veces
Una pareja pide un sábado de junio, otra lo visita la semana siguiente y el calendario está en una hoja que no todos actualizan. Sin opciones con fecha de caducidad, una fecha se queda bloqueada sin señal o se promete a dos clientes.
Presupuestos que no dicen cuánto ganas
El precio por invitado suma menú, barra libre, flores y música, pero nadie mira qué deja cada línea después del catering y los proveedores. Con el número definitivo de invitados, el presupuesto cambia y hay que rehacerlo a mano.
Señales, segundos pagos y liquidaciones
Una boda se paga en tres veces durante más de un año, y cada pago anticipado lleva su factura con el IVA de cada tipo. En una hoja de cálculo acaban los cobros olvidados y las facturas finales que no descuentan bien los anticipos.
Una escaleta en un correo
El horario del día, quién monta qué y a qué hora llega cada proveedor viajan en un documento que cambia hasta la víspera. El DJ, las flores y el catering trabajan con versiones distintas.
Proveedores que entran a montar
En cada evento entran en tu espacio el catering, el sonido, las flores y el mobiliario, y la normativa de prevención te pide coordinarte con cada uno. Saber quién tiene su documentación al día antes de abrir la puerta lleva horas de correos.
Camareros extra y un margen que se escapa
Los camareros salen del número de invitados y lo que no cubre la plantilla se pide a la ETT. Si las horas reales, la factura de la ETT y las de los proveedores no llegan al evento, el margen real se descubre meses después.
Una prueba para cualquier demostración: que una solicitud de boda se convierta en presupuesto por invitado, la fecha quede reservada en el calendario del espacio al cobrar la señal, la escaleta reparta el montaje entre proveedores y personal, y cada evento, al cerrarse, muestre su margen real frente al presupuestado.
El presupuesto se hace por invitado, con el coste y el margen de cada línea y el plan de cobros.
Al cobrar la señal, la fecha pasa de opción a reservada en el calendario del espacio.
La escaleta reparte el montaje y cada momento del evento entre proveedores y personal propio.
Al cerrar cada evento se ve su margen real frente al presupuestado, concepto a concepto.
El cambio
Del papel y la hoja de cálculo a un software para organizadores de eventos y espacios.
Sin un sistema pensado para eventos y espacios
- Calendario en una hoja de cálculo y fechas en opción que no caducan.
- Presupuestos por invitado sin el coste ni el margen de cada línea.
- Señales y pagos anticipados apuntados a mano, con su factura hecha aparte.
- Escaletas en documentos que cambian hasta la víspera.
- Margen de cada evento que nadie calcula con los costes reales.
Con nuestra solución sectorial
- Calendario de cada espacio con reservas, montajes y opciones de 15 días.
- Presupuesto por invitado con menú, barra, extras, temporada y margen.
- Plan de cobros con la señal, anticipos con su factura y una factura final que los descuenta.
- Escaleta del día con cada proveedor y cada equipo, y la convocatoria del personal en el móvil.
- Margen real de cada evento con las facturas de los proveedores y de la ETT y las horas de la plantilla.
De principio a fin
Así funciona el software para organizadores de eventos y espacios, paso a paso.
Solicitud y visita
La petición entra desde la web o un portal de bodas con la fecha, el espacio y los invitados, y se programa la visita.
Presupuesto y opción
El presupuesto por invitado sale de la plantilla de cada tipo de evento y la fecha queda en opción quince días.
Reserva con la señal
Al cobrar la señal, la opción pasa a reserva confirmada con su plan de cobros y su factura de anticipo.
Escaleta, montaje y personal
Cada proveedor recibe su hora y su parte, y el personal se calcula por ratio y se convoca en el móvil.
Cierre y margen
Con las facturas de los proveedores y de la ETT y las horas de la plantilla sale la factura final al cliente y el margen real del evento.
Qué implantamos
Business Central o Vindex: el ERP que implantamos para organizadores de eventos y espacios.
Vindex ERP
Para empresas con uno a cinco espacios propios o gestionados (fincas, salones, palacetes o naves) y para organizadores de eventos que trabajan con un grupo de proveedores habituales. Vindex lleva los clientes, la facturación con VeriFactu, los cobros, las compras a proveedores, la contabilidad y el CRM. Encima desarrollamos el calendario de espacios con sus opciones, el presupuesto por invitado, el plan de cobros con sus anticipos, la escaleta, la documentación de los proveedores y el margen de cada evento, dentro del mismo sistema. Es la base que recomendamos en la mayoría de empresas del sector.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Para grupos con muchos espacios o varias sociedades, con cocina propia, producción y almacén, o empresas de eventos que además hacen catering para terceros. Trae de serie la contabilidad de varias empresas, los almacenes con seguimiento por lote, las listas de materiales y la producción, los proyectos con sus costes y las compras. Encima desarrollamos como extensión el calendario de espacios, los presupuestos por invitado, la escaleta y el margen por evento.
La convocatoria del personal en el móvil la desarrollamos a medida.
Si dudas entre los dos, mira la comparativa Vindex frente a Business Central.
Presupuestos, reservas y escaletas en tu ERP de eventos.
- Presupuesto por invitado
- Opción sobre la fecha
- Señal y anticipos
- Número definitivo de invitados
- Calendario de ocupación
- Montaje y desmontaje
- Escaleta del evento
- Ratio de camareros
- Personal extra de ETT
- Coordinación de actividades empresariales
- Proveedores y subcontratas
- Factura final con anticipos
- Margen por evento
- VeriFactu
Cómo trabajamos
Cómo es un proyecto de software para organizadores de eventos y espacios, de la primera consultoría al arranque.
Primera consultoría
Nos cuentas cuántos espacios y eventos tenéis y cómo lleváis hoy el calendario, los presupuestos y los cobros.
Análisis de un evento
Seguimos una boda o un evento de empresa desde la solicitud hasta el cierre: presupuesto, señal, escaleta, montaje, personal y facturas.
Espacios, tarifas y proveedores
Cargamos los espacios con su aforo y sus formatos, los menús y extras con su coste, las temporadas y los proveedores con su documentación.
Formación con casos reales
Con coordinación, comercial y administración, cada uno con lo que usa.
Arranque por fases
Primero calendario, presupuestos, cobros y facturación. Después escaleta, personal, proveedores y cuadros de mando.
Qué pasa en la primera consultoría. Escuchamos cómo trabajáis y te decimos si Vindex o Business Central encaja. Si no te conviene, también te lo decimos. Es gratuita y sin compromiso.
Cómo te ayudamos
Soluciones de software para organizadores de eventos y espacios.
Vindex ERP
Facturas con VeriFactu, compras, lotes con su trazabilidad, cobro por remesa SEPA y contabilidad.
Business Central (ERP)
Almacenes, fabricación, proyectos, ventas y finanzas en una sola plataforma de Microsoft.
App del personal
La convocatoria de cada evento y su escaleta en el móvil del personal, conectadas al ERP.
Power BI
Margen por cliente, por trabajo y por mes, y los indicadores del día, actualizados solos.
Registro automático de facturas
Las facturas de proveedor leídas con OCR y registradas solas, sin teclear.
Asistente IA
Pregunta en lenguaje natural por tus datos, con un asistente que funciona en tus servidores.
Copias de seguridad
Clientes, trabajos y facturación protegidos con copias automáticas y versionadas.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre software para organizadores de eventos y espacios.
- Uno que lleve el calendario de cada espacio con sus opciones y reservas, haga el presupuesto por invitado, cobre la señal y los demás pagos con su factura, reparta la escaleta entre proveedores y personal y calcule el margen de cada evento. Implantamos Vindex en la mayoría de empresas del sector y Business Central cuando hay muchos espacios, varias sociedades o cocina propia con producción.
- Cada pago antes del evento es un pago anticipado. El IVA se devenga al cobrarlo (art. 75.Dos de la Ley 37/1992) y hay que expedir factura por él (art. 2.1 del Real Decreto 1619/2012). El sistema hace una factura por cada anticipo, con la base de cada tipo de IVA, y la factura final del evento descuenta los anticipos.
- Depende de cada servicio, y conviene revisarlo con tu asesor fiscal. Las comidas y bebidas para consumir en el acto van al 10 % (art. 91.Uno.2.2.º de la Ley 37/1992) y el tipo general es el 21 % (art. 90.Uno). Cuando una factura lleva varios tipos, recoge por separado la base de cada uno (art. 6.2.c del Real Decreto 1619/2012).
- Al enviar el presupuesto, la fecha queda en opción quince días y el calendario no la ofrece a nadie más. Si llega la señal, pasa a reserva confirmada, y si la opción caduca, se libera. En las fincas y las naves, el montaje y el desmontaje ocupan también el día anterior y el siguiente.
- El Real Decreto 171/2004 obliga a las empresas que trabajan a la vez en un mismo centro a cooperar e informarse de sus riesgos antes de empezar (art. 4), y al titular del centro, a informarles de los riesgos propios del lugar y de las medidas de emergencia (art. 7). A las contratas y subcontratas de tu propia actividad les pides que acrediten por escrito su evaluación de riesgos, su planificación preventiva y la formación de sus trabajadores (art. 10.2). El sistema guarda cada documento con su vencimiento y avisa si un proveedor llega al montaje sin él.
- No hay una norma que lo fije: cada empresa marca su ratio según el servicio. El sistema calcula el personal de cada evento con tus ratios por tipo de montaje, cubre primero con la plantilla y pide a la ETT lo que falta. Los extras llegan en la factura de la ETT y entran en el margen del evento como un proveedor más. En la demo, un camarero por cada 12 invitados en banquete, 25 en cóctel y 40 en jornada.
- El aforo lo fija la licencia de actividad de cada local, según la normativa de espectáculos públicos y actividades recreativas de tu comunidad autónoma. El sistema guarda el aforo de cada espacio y la capacidad de cada montaje (banquete, cóctel o teatro), y el presupuesto no deja pasar de ella.
- Depende de los usuarios, de los espacios, de los datos que haya que migrar y de lo que haya que adaptar. Después de ver tu caso te damos un presupuesto cerrado. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España.
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