Agente de pedidos de venta de Business Central: qué hace y cómo configurarlo

Esta guía es para el responsable comercial o de administración de ventas de una empresa que recibe pedidos por correo y trabaja con Business Central online. Todo lo que contamos sale de la documentación de Microsoft Learn sobre el agente de pedidos de ventas y su configuración, consultadas en noviembre de 2026. Si quieres el panorama general de la IA en el ERP, empieza por Copilot en Business Central.

Qué es el agente de pedidos de venta de Business Central

Es un agente de IA de Microsoft, incluido en Business Central, que automatiza la captura de pedidos de venta que llegan por correo electrónico. Lee la petición del cliente, localiza al cliente en el ERP, encuentra los artículos, comprueba si hay stock y prepara un presupuesto en PDF con artículos, cantidades, unidades, precios, impuestos, fechas de entrega y la referencia del cliente. Si falta información, mantiene la conversación por correo con el cliente para aclararla. Cuando el cliente acepta, convierte el presupuesto en pedido.

En la página de configuración, Microsoft lo lista en disponibilidad general. Algunas funciones relacionadas, como la página de disponibilidad de artículos para revisores, aparecen todavía marcadas como versión preliminar.

Cómo funciona el agente, del correo al pedido

El recorrido que describe Microsoft tiene tres participantes (el cliente, el agente y la persona de tu equipo que revisa) y sigue este orden:

1. El cliente escribe al buzón pidiendo un presupuesto.
2. El agente recoge el correo y crea una tarea. Según la configuración, una persona revisa el mensaje entrante.
3. El agente busca el contacto o el cliente, encuentra los artículos, comprueba la disponibilidad y crea el presupuesto.
4. Prepara la respuesta con el presupuesto en PDF. Una persona la revisa y la confirma.
5. El agente envía el correo. El cliente responde aceptando o pidiendo cambios.
6. Si hay cambios, el agente localiza el presupuesto y lo actualiza. Si el cliente acepta, lo convierte en pedido y prepara el correo de confirmación, que una persona aprueba antes de salir.

Antes de procesar nada, un modelo de relevancia filtra lo que no es una petición de venta, como ofertas comerciales, peticiones de descuento o intentos de acceder a datos internos. Con los adjuntos pasa algo parecido: si el cliente manda un pedido de compra y sus condiciones generales, el agente procesa el pedido e ignora lo demás. Los PDF admiten hasta 50 páginas, y si un adjunto no se puede leer, la tarea explica por qué.

Cómo identifica al cliente y cómo encuentra los artículos

El agente identifica al cliente solo comparando la dirección del remitente con el campo de correo electrónico de las fichas de contacto. Microsoft lo hace así por seguridad, para que nadie se haga pasar por un cliente usando un nombre parecido. Tiene una consecuencia práctica: si un comercial reenvía al buzón el correo de un cliente, el agente ve la dirección del comercial, no la del cliente, y hay que vincular el contacto a mano para esa tarea.

Para los artículos usa tres capas, de más a menos fiable:

• Coincidencia exacta por número de artículo, referencia del proveedor, GTIN o referencias cruzadas.
• Coincidencia por atributos como color, material o tamaño, que la IA ordena por relevancia.
• Búsqueda amplia sobre todo el catálogo cuando las anteriores no dan resultado.

Busca en descripciones, variantes, referencias, atributos, categorías, traducciones y textos adicionales del artículo. Por eso la calidad del catálogo se nota directamente en el acierto del agente. Opcionalmente, puede usar la función de capacidad de compromiso (CTP) para calcular la fecha de entrega más temprana de artículos que no están en stock, a partir de plazos de entrega y configuración de promesa de pedidos.

Cómo configurar el agente de pedidos de venta

La configuración se hace desde el icono del agente en la parte superior del área de trabajo. Si no aparece, el administrador lo activa en la página Capacidades de Copilot y agente. Estos son los pasos, resumidos de la documentación:

1. Requisitos. Un usuario con el permiso Configurar todos los agentes, un buzón de Microsoft 365 (personal o compartido) con permisos de acceso completo y enviar como, y la facturación por consumo configurada en el centro de administración.
2. Activar e idioma. Se activa el interruptor y se eligen idioma, región y zona horaria. Microsoft indica que el agente está validado en español, entre otros idiomas. Si la ficha del cliente tiene otro idioma, el agente le escribe en ese idioma.
3. Acceso de usuarios. Se elige quién trabaja con el agente y quién puede además configurarlo.
4. Buzón y carpeta. Se indica qué buzón y qué carpeta vigila. Se puede dejar sin buzón y lanzar tareas a mano para probar.
5. Comportamiento. Qué mensajes entrantes se revisan, si solo ofrece artículos disponibles, si envía el presupuesto al cliente para confirmar, si crea el pedido a partir del presupuesto y si una persona revisa presupuestos y pedidos al crearlos.
6. Límites y firma. El límite diario de correos (100 por defecto), si analiza adjuntos y la firma de los correos.

Los permisos del agente, la revisión humana y el registro de lo que hace los explicamos en controles de los agentes de IA en Business Central.

Tres formas de usarlo según tu proceso

Combinando dos opciones (enviar presupuestos para confirmación y crear pedidos desde presupuestos), Microsoft describe varios escenarios. Los tres más útiles para una pyme:

También se pueden crear varias instancias del agente en la misma empresa, cada una con su buzón o carpeta y sus reglas. Para limitar qué remitentes procesa, Microsoft propone dirigir al agente a una subcarpeta y mover allí, con reglas de Outlook, solo los correos de remitentes aprobados.

Cuánto cuesta y qué conviene preparar antes

El agente consume créditos de Copilot en cada interacción, con un cargo que depende de la complejidad, y requiere configurar la facturación por consumo del entorno. Si los créditos se agotan, deja de procesar correos nuevos y, cuando vuelven, procesa todo lo acumulado, así que conviene fijar el límite diario. La licencia de usuario de Business Central es aparte: la explicamos en licencias de Business Central.

Antes de encenderlo, revisa tres cosas en tus datos:

• Correos de contacto. Cada contacto de cliente con su dirección correcta en el campo de correo electrónico.
• Catálogo. Descripciones, atributos, categorías y referencias cruzadas completas. Es lo que usa el agente para acertar.
• Perfil y extensiones. Si tienes campos o acciones añadidos por extensiones, que estén visibles en el perfil del agente y que tenga permisos para usarlos.

Si tus pedidos llegan por correo pero tu caso no encaja con el agente estándar (formatos muy particulares, otro ERP o datos que no deben salir de tu empresa), se puede diseñar uno a medida, como el que describimos en agente de IA para compras, o montarlo sobre IA privada on-premise. Más ejemplos de agentes en agentes de IA en Dynamics 365: casos prácticos.