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Software de gestión para empresas de limpieza: centros, cuadrantes y subrogación
Partner de Microsoft y Continia
- Más de 20 años de experiencia
- Más de 200 proyectos
El día a día
Programa para empresas de limpieza: lo que tiene que resolver cada día.
En una empresa de limpieza, el negocio está repartido en muchos centros pequeños y en cientos de horas que alguien tiene que cubrir cada día.
La subrogación, a contrarreloj
Cuando se pierde un centro, el convenio obliga a pasar a la empresa entrante el personal que lleva cuatro meses o más en esa contrata, con su documentación en un máximo de quince días. Hacerlo a mano, persona a persona, es donde aparecen los errores y las reclamaciones.
Bajas que se cubren por teléfono
La baja llega a primera hora y la suplente se busca llamando a varias personas. Nadie sabe al momento quién está libre en esa franja, quién vive cerca o quién conoce ya el centro.
El cuadrante en una hoja de cálculo
Con decenas de centros y personas que trabajan en dos o tres, el cuadrante se rehace cada semana. Un cambio en un centro descuadra otro y el turno sin cubrir se descubre cuando llama el cliente.
Registro de jornada disperso
La empresa tiene que registrar cada día la hora de entrada y de salida de cada persona y guardarlo cuatro años. Con hojas en cada centro o aplicaciones sueltas, juntarlo para la Inspección o para una reclamación lleva días.
No saber qué centro deja dinero
La cuota de cada centro es fija, pero las suplencias, los productos, la cristalería y la maquinaria no. Sin repartir esos costes, un centro con el precio sin revisar puede perder dinero meses sin que nadie lo vea.
La calidad, solo cuando el cliente se queja
Las inspecciones se hacen en papel y las incidencias llegan por mensajes sueltos. Sin puntuación ni fotos, es difícil demostrar al cliente que el servicio se hace bien y renovar el contrato.
Una prueba para cualquier demostración: que pierdan un centro y el sistema diga a quién hay que subrogar y con qué documentos, que cubran una baja con una suplente en el cuadrante y que, al cerrar el mes, se vea el margen de cada centro.
Al perder un centro, el sistema dice quién se subroga según el convenio y por qué.
Una baja se cubre en el cuadrante con la suplente que está libre y conoce el centro.
Al cerrar el mes, cada centro recibe su factura con la cuota y los extras.
El margen de cada centro, con el coste de su personal y de sus suplencias.
El cambio
De la hoja de cálculo a un software para empresas de limpieza.
Así cambia el día a día cuando contratos, cuadrante, fichajes y facturación trabajan con los mismos datos.
Sin un sistema pensado para limpieza
- La subrogación se prepara a mano, buscando contratos y nóminas de cada persona.
- Las bajas se cubren llamando por teléfono hasta encontrar a alguien.
- El cuadrante vive en una hoja de cálculo que se rehace cada semana.
- Los fichajes se recogen en papel o en aplicaciones sueltas.
- El margen de cada centro se calcula a final de año, si se calcula.
Con nuestra solución sectorial
- Al perder un centro, sale la lista de quién se subroga y sus documentos.
- La baja se cubre con la suplente libre que mejor encaja, desde el cuadrante.
- Cada centro tiene sus puestos, sus franjas y quién los hace cada día.
- La plantilla ficha con el móvil y el registro se guarda cuatro años.
- Cada mes, la factura de cada centro y su margen real.
De principio a fin
Del presupuesto al margen: así funciona el ERP en una empresa de limpieza.
Presupuesto o licitación
Las horas salen de la superficie y su rendimiento, y en las licitaciones se cuenta el coste del personal que hay que subrogar.
Centro y cuadrante
Al aceptar, el centro se da de alta con su contrato y sus puestos, y cada puesto con la persona que lo hace.
Jornada y suplencias
La plantilla ficha con el móvil y cada ausencia se cubre en el cuadrante con la bolsa de suplencias.
Calidad e incidencias
La encargada avisa con fotos desde el móvil y la supervisora puntúa cada centro una vez al mes.
Cierre y margen
Cada mes sale una factura por centro con VeriFactu y el margen de cada uno con sus costes reales.
Qué implantamos
Vindex o Business Central: el ERP que implantamos en empresas de limpieza.
Trabajamos con las dos bases y te recomendamos una u otra según el tamaño, el número de sociedades y lo que ya uses. Lo propio del sector va encima.
Vindex ERP
Es la base de esta solución. Encaja en empresas de limpieza de una sola sociedad o de un grupo pequeño, de unas decenas a unos cientos de trabajadores, que quieren llevar en un mismo programa los centros, el cuadrante, los fichajes, las suplencias, la subrogación, la facturación con VeriFactu, las remesas SEPA y la contabilidad. Sobre Vindex desarrollamos lo propio del sector: centros con su contrato, cuadrante, registro de jornada, ausencias y suplencias, subrogación, inspecciones y la app de la encargada.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Te conviene si sois un grupo con varias sociedades o varias provincias, cada una con su convenio, si hacéis también mantenimiento, jardinería o seguridad (servicios integrales), o si ya trabajáis con Microsoft 365 y Power BI. Encima desarrollamos como extensión el cuadrante, la subrogación y la app de la encargada.
La nómina la sigue haciendo tu programa de nóminas o tu gestoría. El ERP le pasa las horas, las ausencias y las altas, y recibe de vuelta las nóminas que hacen falta para la subrogación.
Si dudas entre los dos, mira la comparativa Vindex frente a Business Central.
Centros, cuadrantes y subrogación en tu ERP de limpieza.
- Contratos por centro
- Horas por semana y franjas
- Cuadrante por turno
- Registro de jornada
- Bajas y suplencias
- Bolsa de suplencias
- Subrogación del personal
- Anexo I del convenio
- Licitaciones públicas
- Inspecciones de calidad
- Incidencias con fotos
- Productos y fichas de seguridad
- Facturación mensual con VeriFactu
- Margen por centro
Cómo trabajamos
Cómo es un proyecto de software para una empresa de limpieza, de la primera consultoría al arranque.
Con Vindex o con Business Central, lo que más se cuida es la antigüedad de cada persona en cada contrata y el horario real de cada centro, porque de ahí salen la subrogación y el cuadrante.
Primera consultoría
Nos cuentas cuántos centros y personas tenéis, qué convenio aplicáis y qué os quita más tiempo cada semana.
Análisis de un centro tipo
Seguimos un centro de principio a fin: contrato, cuadrante, fichajes, una baja, una incidencia y la factura del mes.
Centros, contratos y plantilla
Cargamos cada centro con sus puestos y franjas, y cada persona con su jornada y su antigüedad en cada contrata.
Formación con casos reales
Con la oficina, las supervisoras y las encargadas, cada una con lo que usa en el móvil o en el ordenador.
Arranque por fases
Primero centros, cuadrante y facturación. Después fichajes, suplencias, subrogación, inspecciones y margen por centro.
Qué pasa en la primera consultoría. Escuchamos cómo trabajáis y te decimos si Vindex o Business Central encaja. Si no te conviene, también te lo decimos. Es gratuita y sin compromiso.
Cómo te ayudamos
Soluciones de software para empresas de limpieza.
Vindex ERP
Facturas con VeriFactu, compras, lotes con su trazabilidad, cobro por remesa SEPA y contabilidad.
Business Central (ERP)
Almacenes, fabricación, proyectos, ventas y finanzas en una sola plataforma de Microsoft.
App del personal
El fichaje en el centro, las tareas del día, las incidencias con foto y los avisos de suplencia en el móvil.
Power BI
Margen por cliente, por trabajo y por mes, y los indicadores del día, actualizados solos.
Registro automático de facturas
Las facturas de proveedor leídas con OCR y registradas solas, sin teclear.
Asistente IA
Pregunta en lenguaje natural por tus datos, con un asistente que funciona en tus servidores.
Copias de seguridad
Clientes, trabajos y facturación protegidos con copias automáticas y versionadas.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre software para empresas de limpieza.
- Uno que lleve en el mismo sistema los centros con su contrato, el cuadrante, los fichajes, las ausencias y la facturación mensual, y que calcule el margen de cada centro. Para la mayoría de empresas del sector, Vindex con lo propio de la limpieza encima es suficiente. Si sois un grupo con varias sociedades o servicios integrales, Business Central suele ser mejor opción.
- El sistema mira la antigüedad de cada persona en esa contrata y aplica la regla del convenio. En el de limpieza de edificios y locales de Cataluña, por ejemplo, se subroga a quien lleva al menos cuatro meses en la contrata antes del fin del servicio, también si está de baja o de vacaciones, y a quien la sustituye con contrato de sustitución. La documentación se entrega entre cinco y quince días naturales después de comunicar el cambio. Prepara la relación de personal y la lista de documentos de cada persona: contrato, nóminas, RNT y RLC, IDC, partes de IT y vacaciones pendientes. Fuera de Cataluña se configura con el convenio provincial o el sectorial estatal que aplique.
- La empresa saliente te entrega la relación del personal y sus documentos. El sistema lleva lo que ha llegado y lo que falta, mantiene la antigüedad, la jornada y el salario de cada persona y prepara sus puestos en el cuadrante para el primer día.
- Sí. Cada persona ficha la entrada y la salida con el móvil al leer el código QR del centro, sin huella ni datos biométricos, y el registro se guarda cuatro años, como pide el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Las correcciones quedan con quién, cuándo y por qué. El Ministerio de Trabajo prepara un real decreto para que el registro sea digital, que a 2 de noviembre de 2026 no se ha publicado en el BOE.
- Se anota la ausencia y sus turnos quedan sin cubrir en el cuadrante. El sistema propone a las personas libres en esa franja, cerca del centro y sin pasar de 40 horas a la semana, primero las que ya conocen el centro. Al asignarla, la suplente recibe el turno en su móvil.
- No. Se guarda el tipo de ausencia y sus fechas, nunca el diagnóstico. Los datos de salud son una categoría especial en el RGPD (artículo 9) y el sistema no los pide.
- Sí. Calcula las horas con la superficie y el rendimiento de cada zona, y la oferta con el coste del personal que hay que subrogar, que el órgano de contratación publica en el pliego (artículo 130 de la Ley de Contratos del Sector Público).
- Depende de los usuarios, de cuántos centros y personas hay que cargar y de la app de la encargada y las demás integraciones. No hay una cifra para el sector. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España.
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