Checklist: cómo preparar tu facturación para VeriFactu antes del plazo

Preparar tu facturación para VeriFactu antes del plazo se resume en cinco pasos: revisar el software con el que facturas hoy, confirmar qué requisitos te exige la norma, situar tu fecha límite, elegir la solución (actualizar, añadir un módulo o cambiar) y planificar la migración con margen. Si los abordas con tiempo, el cambio es ordenado y sin sustos; si los dejas para el último mes, te juegas hacerlo con prisas. En esta guía desarrollamos cada paso en formato checklist para que puedas seguirlo punto por punto y llegar conforme a la normativa y a tiempo.

Paso 1. Revisa tu software de facturación actual

El primer paso no es comprar nada, sino hacer un inventario honesto de cómo emites facturas hoy. Muchas empresas descubren que facturan desde más sitios de los que creían: el ERP, un programa de TPV, una hoja de cálculo de un departamento concreto o una aplicación vertical de su sector. Cada uno de esos puntos tendrá que estar preparado para VeriFactu.

• Anota todos los programas con los que se emiten facturas en tu empresa, sin olvidar los «de toda la vida».
• Identifica el fabricante o proveedor de cada uno y la versión que utilizas.
• Marca cuáles son críticos (los que mueven el grueso de tu facturación) y cuáles son secundarios.
• Revisa si alguno está obsoleto o sin mantenimiento: ese suele ser el eslabón débil.

Con ese mapa delante, ya sabes a quién tienes que preguntar y por qué sistemas vas a tener que tomar una decisión.

Paso 2. Confirma los requisitos que te exige la norma

VeriFactu no te pide a ti que hagas nada manualmente extraño: regula cómo se comporta tu software al emitir cada factura. Antes de hablar con proveedores conviene tener claro qué tiene que cumplir un programa para considerarse conforme a la normativa.

• Registro encadenado e inmutable (hash): cada factura genera una huella digital enlazada con la anterior, de modo que no se pueda borrar ni alterar sin que la cadena se rompa.
• Código QR en la factura: el programa lo genera e imprime automáticamente en el documento o el PDF.
• Leyenda VERI*FACTU: cuando el sistema funciona en modo de remisión a la Agencia Tributaria, la factura incorpora esa mención junto al QR.
• Registro de eventos: deja traza auditable de las operaciones relevantes.
• Exportación estandarizada: los registros se pueden exportar en el formato que define la norma.
• Capacidad de remisión a la AEAT: el software debe estar preparado para remitir los registros a la Agencia Tributaria de forma conforme a la normativa.

Si quieres ver el contexto normativo completo y cómo encaja VeriFactu con otras obligaciones fiscales, puedes consultar nuestra página de Cumplimiento fiscal y normativa. Tener clara esta lista te permitirá hacerle a cada proveedor las preguntas correctas.

Paso 3. Sitúa tu plazo y trabaja hacia atrás

Conocer tu fecha límite cambia por completo la planificación. Las fechas las fija la normativa y conviene confirmarlas, porque pueden ajustarse, pero las referencias de calendario que se manejan son:

• Sociedades sujetas al Impuesto de Sociedades: a partir del 1 de enero de 2027.
• Autónomos y resto de obligados: a partir del 1 de julio de 2027.

La clave es planificar hacia atrás desde esa fecha. Un proyecto de actualización o cambio de software de facturación no se resuelve en una semana: hay que decidir la solución, configurarla, probarla con facturas reales y formar al equipo. Reservar un margen de varios meses antes del plazo evita que un imprevisto te deje sin sistema conforme el día clave. La recomendación práctica es sencilla: no esperes al último mes.

Paso 4. Elige tu solución según tu punto de partida

«Qué tengo que hacer» tiene respuestas distintas según el escenario de cada empresa. Estos son los caminos más habituales:

Ya usas un ERP o un programa de facturación

Lo primero es preguntar a tu proveedor, por escrito, si tu sistema estará conforme a VeriFactu, con qué fecha y mediante actualización o módulo. Si trabajas con Dynamics 365 Business Central, en 3L Systems lo dejamos preparado para VeriFactu con nuestra solución sobre Business Central, sin que tengas que cambiar de sistema.

Quieres renovar tu gestión con un ERP conforme de serie

Si ya te planteabas dar el salto, es buen momento para hacerlo con una herramienta pensada desde el principio para la normativa española. Vindex ERP incorpora facturación verificable de serie: empiezas conforme a la norma, sin parches posteriores.

Facturas desde software propio o un vertical de tu sector

Si emites desde una aplicación a medida o un programa específico de tu actividad, podemos integrar la conformidad respetando tu operativa actual, con una solución VeriFactu a medida que se adapta a tu sistema en lugar de obligarte a cambiarlo.

Paso 5. Planifica la migración con un plan claro

Tanto si actualizas como si cambias de sistema, conviene tratar el cambio como un pequeño proyecto, no como un parche de última hora. Un plan de migración ordenado sigue, a grandes rasgos, estas fases:

• Preparación de datos: revisa y limpia clientes, artículos, series de facturación y saldos antes de traspasarlos.
• Configuración: deja el sistema ajustado a tu operativa (series, impuestos, formatos de factura).
• Pruebas con facturas reales: emite facturas de prueba y comprueba que el QR, la huella y la exportación se generan correctamente.
• Formación del equipo: quien factura a diario debe conocer el nuevo flujo antes del arranque.
• Fecha de arranque definida: fija un día claro de puesta en marcha, con margen respecto a tu plazo legal.
• Soporte posterior: asegúrate de tener a quién acudir las primeras semanas, cuando surgen las dudas reales.

Tus facturas anteriores se conservan según tus obligaciones habituales: VeriFactu se aplica a lo que emites a partir de la entrada en vigor, no obliga a reescribir el pasado. Por eso una migración bien planificada no es traumática, siempre que se haga con tiempo.

Checklist final de preparación

Antes de dar por cerrada tu preparación, comprueba que puedes marcar todas estas casillas:

• Tengo inventariados todos los puntos desde los que emito facturas.
• He confirmado con cada proveedor su plan y fecha para VeriFactu.
• Conozco mi plazo legal de referencia y trabajo con margen.
• He elegido la solución (actualizar, módulo o cambio) para cada sistema.
• La solución genera hash encadenado, QR, leyenda y exportación conforme a la norma.
• Tengo un plan de migración con datos, pruebas, formación y fecha de arranque.
• Sé a quién acudir para el soporte de las primeras semanas.

Si dudas en algún punto, lo más sensato es que alguien revise tu caso concreto. En 3L Systems analizamos qué facturas y software usas hoy y te decimos el camino más corto para llegar conforme y a tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo tengo que tener listo mi software para VeriFactu?

Las fechas las fija la normativa y conviene confirmarlas, porque pueden ajustarse. Las referencias de calendario que se manejan son enero de 2027 para sociedades sujetas al Impuesto de Sociedades y julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados. La recomendación práctica es prepararse con varios meses de margen y no esperar al último mes.

¿Cómo sé si mi software actual está preparado para VeriFactu?

Pregunta a tu proveedor por escrito si tu versión estará conforme a VeriFactu, con qué fecha y mediante actualización o módulo. Si no te confirma un plan concreto dentro de plazo, considéralo una señal de alerta y empieza a valorar alternativas con tiempo.

¿Tengo que cambiar de programa para cumplir VeriFactu?

No necesariamente. Muchos ERP y programas de facturación se dejan conforme a VeriFactu mediante una actualización o un módulo, sin cambiar de sistema. Solo tendrás que plantearte un cambio si tu software no va a ofrecer un camino conforme a la normativa dentro de plazo.

¿Qué pasa con mis facturas y datos antiguos al migrar?

Tus facturas anteriores se conservan según tus obligaciones de conservación habituales; VeriFactu se aplica a la facturación que emites a partir de la entrada en vigor. En una migración bien planificada se traspasan clientes, artículos y saldos, se hace una prueba con facturas reales y se define una fecha de arranque clara.

¿Por dónde empiezo si no sé si cumplo?

Empieza por inventariar desde dónde emites facturas hoy y confirma con cada proveedor su plan para VeriFactu. Con ese mapa claro podrás decidir si actualizas, añades un módulo o cambias de solución. Si lo prefieres, en 3L Systems revisamos tu caso y te indicamos el camino más corto para llegar conforme y a tiempo.