¿Qué software necesita una residencia de mayores?

Uno que lleve en el mismo sistema las plazas y sus tipos, la lista de espera, los ingresos, la facturación mensual con la aportación del usuario y la de la administración, los servicios extra, el cuadrante del personal, la cocina con sus dietas, la lavandería, las visitas y las compras. Para una residencia con su centro de día suele encajar Vindex . Con varios centros o varias sociedades, Business Central suele ser mejor opción.

¿Cómo se factura una plaza concertada y una con prestación vinculada?

En la concertada, el usuario contribuye según el tipo y el coste del servicio y su capacidad económica, con los criterios que regula cada comunidad autónoma (Ley 39/2006, art. 33), y su aportación la fija su resolución. En la demo, como en muchos conciertos, el centro factura al usuario su aportación y a la administración el resto. La prestación vinculada se reconoce cuando no es posible el acceso a un servicio público o concertado y va siempre ligada a la compra de un servicio (art. 17): el residente paga la plaza y la prestación decide el IVA. Cómo se cobra cada parte depende del concierto y de la comunidad.

¿Qué IVA lleva la estancia en una residencia?

Si la presta una empresa, al 10 % (art. 91.Uno.2.7.º de la Ley 37/1992). Al 4 % si la plaza es concertada, si el precio sale de un concurso de la administración o si una prestación vinculada cubre más del 10 % del precio (art. 91.Dos.2.3.º). Las entidades de Derecho público y los establecimientos privados de carácter social, que no tienen ánimo de lucro y cumplen los requisitos del art. 20.Tres, prestan la asistencia a la tercera edad exenta (art. 20.Uno.8.º). La peluquería va al 21 %, las comidas de familiares y los traslados al 10 %.

¿El sistema guarda datos de salud de los residentes?

No es una historia clínica. De cada residente constan el grado de dependencia y lo que la gestión necesita: plaza, precio, contacto de la familia, y la textura y la dieta que prepara la cocina, que solo ven la cocina y el equipo de atención directa. Nada de diagnósticos ni tratamientos.

¿Qué ratio de personal tiene que cumplir una residencia?

La fija la acreditación de cada comunidad autónoma, con los criterios comunes que se acuerdan en el Consejo Territorial (Ley 39/2006, art. 34.2). El sistema calcula la ratio de atención directa de cada semana, personas a jornada completa por residente, y la compara con el objetivo del centro y con la ratio exigible que configures. El cuadrante avisa cuando un turno queda por debajo de la dotación que fija el centro y propone a quien puede cubrirlo sin bajar de las doce horas de descanso entre jornadas (art. 34.3 del Estatuto de los Trabajadores).

¿Cómo se ordena la lista de espera?

En las plazas públicas y concertadas, la prioridad la marca el grado de dependencia, después el tiempo de espera y después la capacidad económica (Ley 39/2006, art. 14.4), y la persona la asigna la administración. En las plazas privadas, el centro fija su criterio. En la demo, para una habitación individual va primero quien tiene la documentación completa y acepta ese tipo de habitación, por fecha de solicitud.

¿Qué pide la nueva norma de alimentación a las residencias?

El Real Decreto 950/2026 se aplica también a los centros sociosanitarios privados para personas en situación de dependencia, desde el 6 de noviembre de 2027. Pide menús con frecuencias por semana, como al menos cuatro raciones de legumbres, al menos tres de pescado como plato principal y como mucho tres de carne, una rotación de al menos 28 días en los centros residenciales y menús especiales y de textura modificada con una nomenclatura común (arts. 8.1, 16, 18 y 21). El sistema comprueba el ciclo de menús con esas frecuencias.

¿Cuánto cuesta un software para una residencia?

Depende de los centros, de las plazas, de los usuarios y de lo que haya que adaptar. No hay una cifra para el sector. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España .

Software para residencias de mayores y centros de día

El día a día

Programa para residencias y centros de día: lo que tiene que resolver cada día.

Tres tipos de plaza con tres formas de cobrar
La privada la paga el residente entera, la concertada se reparte entre su aportación y la administración, y la vinculada depende de una prestación que cobra el propio usuario. Si cada caso se calcula en una hoja aparte, los errores salen en la factura.
El IVA cambia con la plaza
La misma habitación va al 10 % en plaza privada y al 4 % en plaza concertada o con una prestación vinculada que cubra más del 10 % del precio. Peluquería, comidas de familiares y traslados llevan su propio tipo.
Una lista de espera que no se ve
Las solicitudes llegan por teléfono y por correo, con la documentación a medias. Cuando queda una plaza libre, cuesta saber a quién le toca y si acepta ese tipo de habitación.
Turnos que se quedan cortos
Una baja de última hora deja una noche por debajo de la dotación mínima que fija el centro. Encontrar a alguien que descanse las doce horas entre jornadas y no pase de su jornada se hace a mano y con prisa.
Dietas y texturas que llegan tarde a la cocina
Cada residente come con su textura y su dieta, en su comedor. Si el cambio de un ingreso o de una ausencia no llega a tiempo, sale una bandeja equivocada.
Familias que llaman para todo
Horarios de visita, ropa que falta, la factura del mes o el día del ingreso. Sin un canal propio, todo pasa por recepción y por el teléfono de la directora.

Una prueba para cualquier demostración: que la residencia dé una plaza libre a la primera persona de la lista de espera y se lo comunique a su familia, adapte el menú a su dieta, cubra el turno que queda por debajo del mínimo y facture el mes de cada residente con la aportación del usuario y la de la administración.

Ficha de ingreso de una residente de la lista de espera en la demo: plaza individual, grado II, tarifa mensual, prestación vinculada que cubre más del 10 % del precio, IVA del 4 %, ropa a marcar y el recorrido de la solicitud — Al dar la plaza, la ficha calcula la tarifa, lo que cubre la prestación vinculada y el IVA de la estancia.

Raciones del día en la cocina de la residencia por dieta y textura en cada comedor, con el menú de comida y cena, sus alérgenos y el plato de cada dieta — La cocina ve cuántas raciones de cada dieta y textura van a cada comedor, sin datos de salud.

Cuadrante de siete días con la dotación de gerocultoras y enfermería de cada turno, una noche por debajo de la dotación que fija el centro por una baja y las personas que pueden cubrirla con su descanso entre jornadas — Si un turno queda por debajo de la dotación que fija el centro, el sistema propone a quien puede cubrirlo sin saltarse el descanso.

Factura mensual de un residente en plaza concertada con su aportación al 4 % de IVA, la comida de un familiar y un traslado al 10 %, la peluquería al 21 % y el QR de VeriFactu — Cada residente recibe su factura del mes con su aportación, sus servicios extra y el IVA de cada uno.

El cambio

Del papel y la hoja de cálculo a un software para residencias y centros de día.

Sin un sistema pensado para residencias

Plazas y residentes en una hoja de cálculo, con el tipo de plaza y el precio a mano.
La lista de espera en un cuaderno, sin saber quién tiene la documentación completa.
El cuadrante en papel y las sustituciones por teléfono.
Las dietas en una lista colgada en la cocina.
Facturas montadas cada mes, con la aportación, la parte de la administración y los extras sumados a mano.

Con nuestra solución sectorial

El mapa de plazas con su tipo y su estado, y la ficha de cada residente con su grado y su precio.
La lista de espera ordenada para cada plaza, con la ficha de ingreso y el aviso a la familia.
El cuadrante con la dotación de cada turno y los candidatos para cubrir una ausencia.
Las raciones de cada dieta y textura por comedor, también el día de un ingreso.
La factura de cada residente y la de la administración, con el IVA de cada plaza y de cada extra.

De principio a fin

Así funciona el software para residencias y centros de día, paso a paso.

Plazas y lista de espera
Cada plaza dice si es privada, concertada o con prestación vinculada, y la lista ordena las solicitudes para la que queda libre.
Ingreso
La ficha calcula la tarifa, lo que cubre la prestación y el IVA, y la familia recibe la bienvenida en la app.
Cocina y lavandería
La cocina ve las raciones de cada dieta y textura por comedor y la lavandería marca la ropa del ingreso.
Turnos y ratios
El cuadrante avisa del turno por debajo de la dotación que fija el centro y propone a quien puede cubrirlo.
Facturación y cobros
Cada mes salen las facturas de los residentes, la de la administración y la remesa SEPA con sus devoluciones.

Qué implantamos

Business Central o Vindex: el ERP que implantamos para residencias y centros de día.

Trabajamos con dos bases y te recomendamos una u otra según tus centros y cómo te organizas.

Vindex ERP
Para la residencia o el grupo pequeño con uno o dos centros, con su centro de día. Vindex trae la facturación con VeriFactu, los cobros con remesas SEPA, las compras y la contabilidad. Encima desarrollamos lo propio del sector: las plazas y sus tipos, la lista de espera e ingresos, los conciertos y las prestaciones vinculadas, el cuadrante con su dotación, los menús por dieta y textura, la lavandería con la ropa marcada, las visitas y la app de las familias. Es la base de la demo.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Para el grupo con varias residencias, varias sociedades o concursos públicos, que necesita consolidar, centralizar compras y comparar centros. Lo propio del sector se desarrolla como extensión.

La app de las familias se desarrolla a medida, conectada al ERP.

Si dudas entre los dos, mira la comparativa Vindex frente a Business Central.

Plazas, turnos y facturación en tu ERP de residencia.

Plazas privadas
Plazas concertadas
Prestación vinculada al servicio
Grado de dependencia
Aportación del usuario
Lista de espera
Ficha de ingreso
Centro de día
Cuadrante de turnos
Ratio de atención directa
Dietas y texturas
Ropa marcada
App de familias
Facturación mensual

Cómo trabajamos

Cómo es un proyecto de software para residencias y centros de día, de la primera consultoría al arranque.

Lo que más se cuida en una residencia son las plazas, las tarifas y los conciertos, porque de ahí sale cada factura, y que los datos de las personas sean solo los que la gestión necesita.

Primera consultoría
Nos cuentas cuántas plazas tienes, qué conciertos y qué centro de día, y qué te hace perder tiempo cada mes.
Un mes en el centro
Seguimos un cierre completo: ingresos, ausencias, extras, facturas de residentes, liquidación a la administración y remesa.
Plazas, tarifas y plantilla
Cargamos las habitaciones, los residentes con su tipo de plaza y su grado, las tarifas, los conciertos, las prestaciones y la plantilla con su turno. Sin diagnósticos: la historia clínica sigue en su sistema.
Formación con casos reales
Con dirección, administración, trabajo social, cocina, lavandería y los responsables de turno, cada uno con lo que usa.
Arranque por fases
Primero plazas, lista de espera y facturación. Después cuadrante, cocina, lavandería y la app de las familias.

Qué pasa en la primera consultoría. Escuchamos cómo trabajáis y te decimos si Vindex o Business Central encaja. Si no te conviene, también te lo decimos. Es gratuita y sin compromiso.

Cómo te ayudamos

Soluciones de software para residencias y centros de día.

Vindex ERP
Facturas con VeriFactu, compras, lotes con su trazabilidad, cobro por remesa SEPA y contabilidad.
Business Central (ERP)
Almacenes, fabricación, proyectos, ventas y finanzas en una sola plataforma de Microsoft.
App de las familias
Lo que la residencia comparte con cada familia, en su móvil y conectado al ERP.
Power BI
Margen por cliente, por trabajo y por mes, y los indicadores del día, actualizados solos.
Registro automático de facturas
Las facturas de proveedor leídas con OCR y registradas solas, sin teclear.
Asistente IA
Pregunta en lenguaje natural por tus datos, con un asistente que funciona en tus servidores.
Copias de seguridad
Clientes, trabajos y facturación protegidos con copias automáticas y versionadas.

FAQ

Preguntas frecuentes sobre software para residencias y centros de día.

Uno que lleve en el mismo sistema las plazas y sus tipos, la lista de espera, los ingresos, la facturación mensual con la aportación del usuario y la de la administración, los servicios extra, el cuadrante del personal, la cocina con sus dietas, la lavandería, las visitas y las compras. Para una residencia con su centro de día suele encajar Vindex. Con varios centros o varias sociedades, Business Central suele ser mejor opción.
En la concertada, el usuario contribuye según el tipo y el coste del servicio y su capacidad económica, con los criterios que regula cada comunidad autónoma (Ley 39/2006, art. 33), y su aportación la fija su resolución. En la demo, como en muchos conciertos, el centro factura al usuario su aportación y a la administración el resto. La prestación vinculada se reconoce cuando no es posible el acceso a un servicio público o concertado y va siempre ligada a la compra de un servicio (art. 17): el residente paga la plaza y la prestación decide el IVA. Cómo se cobra cada parte depende del concierto y de la comunidad.
Si la presta una empresa, al 10 % (art. 91.Uno.2.7.º de la Ley 37/1992). Al 4 % si la plaza es concertada, si el precio sale de un concurso de la administración o si una prestación vinculada cubre más del 10 % del precio (art. 91.Dos.2.3.º). Las entidades de Derecho público y los establecimientos privados de carácter social, que no tienen ánimo de lucro y cumplen los requisitos del art. 20.Tres, prestan la asistencia a la tercera edad exenta (art. 20.Uno.8.º). La peluquería va al 21 %, las comidas de familiares y los traslados al 10 %.
No es una historia clínica. De cada residente constan el grado de dependencia y lo que la gestión necesita: plaza, precio, contacto de la familia, y la textura y la dieta que prepara la cocina, que solo ven la cocina y el equipo de atención directa. Nada de diagnósticos ni tratamientos.
La fija la acreditación de cada comunidad autónoma, con los criterios comunes que se acuerdan en el Consejo Territorial (Ley 39/2006, art. 34.2). El sistema calcula la ratio de atención directa de cada semana, personas a jornada completa por residente, y la compara con el objetivo del centro y con la ratio exigible que configures. El cuadrante avisa cuando un turno queda por debajo de la dotación que fija el centro y propone a quien puede cubrirlo sin bajar de las doce horas de descanso entre jornadas (art. 34.3 del Estatuto de los Trabajadores).
En las plazas públicas y concertadas, la prioridad la marca el grado de dependencia, después el tiempo de espera y después la capacidad económica (Ley 39/2006, art. 14.4), y la persona la asigna la administración. En las plazas privadas, el centro fija su criterio. En la demo, para una habitación individual va primero quien tiene la documentación completa y acepta ese tipo de habitación, por fecha de solicitud.
El Real Decreto 950/2026 se aplica también a los centros sociosanitarios privados para personas en situación de dependencia, desde el 6 de noviembre de 2027. Pide menús con frecuencias por semana, como al menos cuatro raciones de legumbres, al menos tres de pescado como plato principal y como mucho tres de carne, una rotación de al menos 28 días en los centros residenciales y menús especiales y de textura modificada con una nomenclatura común (arts. 8.1, 16, 18 y 21). El sistema comprueba el ciclo de menús con esas frecuencias.
Depende de los centros, de las plazas, de los usuarios y de lo que haya que adaptar. No hay una cifra para el sector. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España.

Software para residencias y centros de día: plazas, turnos y facturación

Tres tipos de plaza con tres formas de cobrar

El IVA cambia con la plaza

Una lista de espera que no se ve

Turnos que se quedan cortos

Dietas y texturas que llegan tarde a la cocina

Familias que llaman para todo

Sin un sistema pensado para residencias

Con nuestra solución sectorial

Plazas y lista de espera

Ingreso

Cocina y lavandería

Turnos y ratios

Facturación y cobros

Primera consultoría

Un mes en el centro

Plazas, tarifas y plantilla

Formación con casos reales

Arranque por fases