Software para hoteles y apartamentos turísticos: reservas, recepción y propietarios
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El día a día
Programa para hoteles y apartamentos turísticos: lo que tiene que resolver cada día.
La última habitación, vendida dos veces
Con varios portales, la web y el teléfono vendiendo a la vez, una reserva que no descuenta en los demás canales acaba en una sobreventa. Y recolocar a un cliente en temporada alta cuesta dinero y reseñas.
El parte de viajeros, en 24 horas
La reserva, su anulación y la entrada de cada huésped se comunican al Ministerio del Interior de inmediato y en 24 horas como mucho. Firman el parte los mayores de 14 años y los datos se guardan tres años, así que no puede depender de una hoja de papel.
Un precio fijo con la ocupación cambiando
La misma noche no vale lo mismo con el hotel al 50 % que al 95 %. Sin una regla clara, se vende barato lo que se iba a llenar y caro lo que se queda vacío.
Recepción, pisos y mantenimiento sin hablarse
Un huésped espera porque nadie sabe si su habitación ya está limpia, y una avería apuntada en un papel no llega al técnico. Cada unidad tiene que tener su estado al momento.
El impuesto turístico, día a día y persona a persona
En las Illes Balears se paga por cada persona de 16 años o más y cada día, con bonificaciones en temporada baja y desde el noveno día, y la tarifa depende de la clase del establecimiento. Calcularlo a mano en cada salida es un error esperando a pasar.
El propietario quiere saber qué ha dado su apartamento
Cada mes hay que repartir estancias, comisiones de los portales, comisión de gestión, limpiezas y reparaciones entre decenas de propietarios. Si sale de una hoja de cálculo, las dudas llegan por teléfono.
Una prueba para cualquier demostración: que una reserva de un portal cierre esas noches en todos los canales, la entrada envíe el parte de viajeros al Ministerio del Interior, la salida deje la factura con su impuesto turístico y el apartamento en limpieza, y la estancia llegue a la liquidación de su propietario.
Cuando se vende la última unidad de un tipo, esas noches se cierran en todos los canales a la vez.
La reserva y el parte de entrada salen hacia Interior con los datos del anexo I del RD 933/2021.
La factura lleva el impuesto turístico que toca: por persona de 16 años o más y día, con sus bonificaciones.
Cada estancia y cada reparación llegan solas a la liquidación del propietario del apartamento.
El cambio
Del papel y la hoja de cálculo a un software para hoteles y apartamentos turísticos.
Sin un sistema pensado para el alojamiento
- Disponibilidad cerrada a mano en cada portal y sobreventas en temporada alta.
- Partes de viajeros en papel o tecleados dos veces en la web de Interior.
- Precios de temporada que no se mueven con la ocupación.
- Habitaciones listas que recepción no sabe que están listas.
- Liquidaciones a los propietarios en una hoja de cálculo a fin de mes.
Con nuestra solución sectorial
- Cada reserva descuenta la unidad en todos los canales a la vez.
- Reserva, anulación y parte de entrada comunicados solos, con su plazo a la vista.
- Tarifa dinámica: el precio sube cuando sube la ocupación de esa noche.
- Estado de cada habitación y cada apartamento al momento, con la limpieza en el móvil.
- Liquidación de cada propietario al día, con cada estancia y cada reparación.
De principio a fin
Así funciona el software para hoteles y apartamentos turísticos, paso a paso.
Reserva y canales
La reserva entra desde el portal, la web o el teléfono y la unidad se descuenta en todos los canales.
Tarifa y previsión
El precio de cada noche sale de su temporada y de la ocupación, y la previsión compara lo reservado con el año anterior.
Entrada y parte de viajeros
Recepción lee los documentos, recoge las firmas y el parte sale hacia el Ministerio del Interior.
Limpieza y mantenimiento
Las camareras y la limpieza de apartamentos ven su ruta en el móvil y las averías llegan al técnico con su foto.
Factura y liquidación
La salida emite la factura con el impuesto turístico y la estancia pasa a la liquidación del propietario.
Qué implantamos
Business Central o Vindex: el ERP que implantamos para hoteles y apartamentos turísticos.
Vindex ERP
Para hoteles independientes y gestoras de apartamentos turísticos, de unas decenas a unos cientos de unidades. Vindex lleva la facturación con VeriFactu, la contabilidad, los cobros y pagos con remesas SEPA y el CRM de los huéspedes. Encima desarrollamos lo propio del alojamiento: planning, conexión con el gestor de canales, tarifas, recepción con el parte de viajeros, limpieza y mantenimiento en el móvil, impuesto turístico y liquidaciones a los propietarios. Es la base que recomendamos en la mayoría de hoteles independientes y gestoras.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Para grupos con varios hoteles o varias sociedades, compras centralizadas o consolidación. Business Central no es un programa de hotel: lo conectamos con el programa de recepción y reservas de cada hotel para llevar compras, almacén, contabilidad y cuadros de mando, y desarrollamos encima lo que el grupo necesite.
Las apps de limpieza y mantenimiento las desarrollamos a medida.
Si tu hotel tiene restaurante, el control de compras, escandallos y coste de plato está en el software de gestión para hostelería.
Si dudas entre los dos, mira la comparativa Vindex frente a Business Central.
Reservas, recepción y propietarios en tu ERP hotelero.
- Planning de reservas
- Gestor de canales
- Tarifa dinámica
- ADR y RevPAR
- Parte de viajeros
- RD 933/2021
- Registro informático de viajeros
- Impuesto sobre estancias turísticas
- Pisos y limpieza
- Mantenimiento por unidad
- Liquidación a propietarios
- Facturación con VeriFactu
- Huéspedes que repiten
Cómo trabajamos
Cómo es un proyecto de software para hoteles y apartamentos turísticos, de la primera consultoría al arranque.
Primera consultoría
Nos cuentas cuántas habitaciones o apartamentos llevas, por qué portales vendes y cómo haces hoy los partes, la limpieza y las liquidaciones.
Un día en recepción
Seguimos una jornada de llegadas y salidas, la limpieza, alguna avería y el cierre de caja.
Unidades, tarifas y propietarios
Cargamos los establecimientos con su clase, los tipos de unidad, las temporadas, los canales y los contratos de los propietarios.
Canales y formación
Conectamos el gestor de canales y formamos a recepción, pisos y mantenimiento con casos reales.
Arranque por fases
Primero reservas, recepción, parte de viajeros y facturación. Después limpieza, mantenimiento, tarifa dinámica, liquidaciones y cuadros de mando.
Qué pasa en la primera consultoría. Escuchamos cómo trabajáis y te decimos si Vindex o Business Central encaja. Si no te conviene, también te lo decimos. Es gratuita y sin compromiso.
Cómo te ayudamos
Soluciones de software para hoteles y apartamentos turísticos.
Vindex ERP
Facturas con VeriFactu, compras, lotes con su trazabilidad, cobro por remesa SEPA y contabilidad.
Business Central (ERP)
Almacenes, fabricación, proyectos, ventas y finanzas en una sola plataforma de Microsoft.
App de limpieza y mantenimiento
La ruta de limpieza de cada unidad y las averías con su foto en el móvil, conectadas al ERP.
Power BI
Margen por cliente, por trabajo y por mes, y los indicadores del día, actualizados solos.
Registro automático de facturas
Las facturas de proveedor leídas con OCR y registradas solas, sin teclear.
Asistente IA
Pregunta en lenguaje natural por tus datos, con un asistente que funciona en tus servidores.
Copias de seguridad
Clientes, trabajos y facturación protegidos con copias automáticas y versionadas.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre software para hoteles y apartamentos turísticos.
- Uno que lleve las reservas de todos los canales en un planning, la recepción con el parte de viajeros, la limpieza y el mantenimiento de cada unidad, la factura con el impuesto turístico y, si gestionas apartamentos de otros, la liquidación de cada propietario. Implantamos Vindex en la mayoría de hoteles independientes y gestoras, y Business Central cuando hay varios hoteles o varias sociedades.
- El Real Decreto 933/2021 pide comunicar la reserva o su anulación y el inicio de la estancia de manera inmediata y en un plazo no superior a 24 horas (art. 6.3). El parte lo firman todas las personas mayores de 14 años, y los datos de los menores de 14 los da el adulto que los acompaña (art. 4.2). Los datos del anexo I se guardan en un registro informático durante tres años desde el final de la estancia (art. 5).
- Por cada persona de 16 años o más y cada día de estancia, contado de las 12:00 a las 12:00 (arts. 5.1.a y 12.2 de la Ley 2/2016). La tarifa depende de la clase del establecimiento: por ejemplo, 3 € en un hotel de cuatro estrellas y 2 € en unos apartamentos de una, dos o tres llaves. Del 1 de noviembre al 30 de abril hay una bonificación del 75 %, y desde el noveno día otra del 50 % (art. 13). El establecimiento lo exige como sustituto del contribuyente y, en estimación directa, lo autoliquida cada trimestre (arts. 6.2 y 14.2).
- Cada establecimiento lleva su configuración: el impuesto de su comunidad con su tarifa o ninguno si allí no hay. Cataluña tiene el suyo, el impuesto sobre las estancias en establecimientos turísticos, que la Ley 2/2026, de 6 de marzo, cambió desde el 1 de abril de 2026. Las tarifas cambian a menudo, así que las revisamos contigo en la implantación.
- Sí, a través de un gestor de canales. Cada reserva que entra descuenta la unidad y la disponibilidad nueva sale a todos los portales y a la web a la vez. Cuando se vende la última unidad de un tipo, esas noches se cierran en todos.
- Cada estancia que termina en el mes entra en la liquidación de su propietario con el alojamiento sin IVA, la comisión del portal, la comisión de gestión de su contrato, la limpieza de la salida y las reparaciones de su apartamento. La del mes en curso es un borrador que se ve al día, y a principios de mes se emite y se transfiere.
- El control de compras, escandallos, mermas y coste de plato está en el software de gestión para hostelería. Se puede llevar en el mismo sistema que el alojamiento.
- Depende del número de unidades y de usuarios, de los canales, de las apps de limpieza y mantenimiento y de los datos que haya que migrar. Después de ver tu caso te damos un presupuesto cerrado. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España.
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