Software de gestión para ópticas: gabinete, taller y TPV
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- Más de 20 años de experiencia
- Más de 200 proyectos
El día a día
Programa para ópticas: lo que tiene que resolver cada día.
La graduación, copiada a mano
La ficha optométrica vive en un programa aparte o en una carpeta, y en la venta se vuelve a teclear. Cada copia es una ocasión de equivocarse en un eje o en una adición.
Un dato de salud a la vista de cualquiera
La graduación es un dato de salud y el RGPD le da una protección especial. Si la ve todo el mostrador o viaja en el mensaje al cliente, el riesgo es de la óptica.
Trabajos que nadie sabe dónde están
Entre el pedido al laboratorio, la llegada de las lentes, el montaje y el aviso pasan varios días y varias manos. Cuando el cliente llama, alguien tiene que buscar el sobre.
Lentillas y líquidos que caducan en la estantería
Cada caja tiene su lote y su fecha, y un producto caducado no se puede vender. Sin control por lote, se descubre cuando ya hay que retirarlo.
Dos tipos de IVA en el mismo ticket
La gafa graduada y las lentillas llevan el 10 % y las gafas de sol y los accesorios, el 21 %. Si el TPV no los separa, el ticket y la declaración del IVA salen mal.
Convenios, pagos a cuenta y plazos llevados a mano
Descuentos de aseguradoras y empresas, dinero a cuenta que se descuenta al recoger y gafas pagadas en varios meses. En una hoja de cálculo, nadie sabe cuánto queda por cobrar.
Una prueba para cualquier demostración: que gradúen a un cliente, le vendan unas gafas progresivas con su pedido al laboratorio, sigan el trabajo en el taller hasta avisarle y le cobren con el IVA reducido de la gafa graduada.
La graduación queda en la ficha del cliente con su historial, y solo la ve el personal sanitario.
La venta parte de la graduación de la revisión y aplica sola el convenio del cliente.
Cada trabajo se sigue del pedido al laboratorio a la entrega, con la verificación de las lentes montadas.
El ticket separa la base y la cuota de cada tipo de IVA y descuenta lo que se pagó a cuenta.
El cambio
Del papel y la hoja de cálculo a un software para ópticas.
Sin un sistema pensado para ópticas
- La graduación se copia a mano del gabinete a la venta y al pedido.
- Los pedidos al laboratorio se hacen por teléfono o en la web de cada uno, sin seguimiento.
- Los sobres de los trabajos se acumulan en el taller sin saber qué falta.
- Las lentillas y los líquidos no tienen lote ni caducidad controlados.
- Los descuentos de los convenios y lo pagado a cuenta se calculan a mano.
Con nuestra solución sectorial
- La graduación pasa sola de la revisión al pedido y a la hoja de taller.
- Cada pedido al laboratorio tiene su estado y su fecha prevista.
- Cada trabajo está en su estado: pedido, recibido, montado, revisado, avisado o entregado.
- Las lentillas salen por lote, primero las que antes caducan, y un lote caducado no se vende.
- El convenio, lo pagado a cuenta y los plazos salen solos en el ticket y en la cartera de cobros.
De principio a fin
Así funciona el software para ópticas, paso a paso.
Revisión
La óptica-optometrista registra la graduación de hoy con el historial del cliente delante.
Venta
Montura, medidas con la montura puesta, lentes y tratamientos, con el descuento del convenio y el pago a cuenta.
Laboratorio
El pedido sale con la graduación y las medidas y se sigue hasta que llegan las lentes.
Taller y aviso
Montaje, verificación en el frontofocómetro y mensaje al cliente sin datos de salud.
Entrega y cobro
Ticket con el IVA de cada producto, lo pagado a cuenta descontado y el QR de VeriFactu.
Qué implantamos
Business Central o Vindex: el ERP que implantamos para ópticas.
Vindex ERP
Para ópticas independientes y cadenas de hasta unas seis u ocho tiendas, con gabinete en cada una y taller propio. Cubre la facturación con VeriFactu y una serie por tienda, los cobros y la cartera, la contabilidad y el CRM para los recordatorios. Lo propio de la óptica (ficha con el historial de graduaciones, pedido al laboratorio, taller de montaje, lentillas por lote, convenios y garantía de adaptación) lo programamos dentro del mismo Vindex. Es la recomendación por defecto en este sector.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Para cadenas grandes o grupos con central de compras, almacén central con ubicaciones, varias sociedades o que ya trabajan con Microsoft 365 y Power BI. Trae de serie los almacenes, el seguimiento por lote con su fecha, los precios y descuentos por cliente y las finanzas. Encima desarrollamos como extensión la ficha optométrica, el pedido al laboratorio y el taller, y conectamos el TPV de cada tienda.
Nuestro TPV para el mostrador
Funciona en el navegador, en el ordenador del mostrador, en una tableta o en el móvil, con tickets preparados para VeriFactu. Nació para tiendas de ropa y, como es desarrollo nuestro, lo adaptamos a la óptica: la entrega de la gafa con lo pagado a cuenta, el convenio del cliente y el IVA de cada producto. Va conectado a Vindex o a Business Central.
Si dudas entre los dos, mira la comparativa Vindex frente a Business Central.
Gabinete, taller y TPV en tu ERP para ópticas.
- Gabinete optométrico
- Historial de graduaciones
- Esfera, cilindro, eje y adición
- Distancia naso-pupilar y altura
- Pedido al laboratorio
- Taller de montaje
- Frontofocómetro
- Progresivas y garantía de adaptación
- Lentes de contacto por lote
- Caducidad y FEFO
- Convenios con aseguradoras
- Pago a cuenta y financiación
- IVA del 10 % y del 21 %
- VeriFactu
Cómo trabajamos
Cómo es un proyecto de software para ópticas, de la primera consultoría al arranque.
Primera consultoría
Nos cuentas cuántas ópticas tenéis, si el taller es propio y con qué laboratorios trabajáis.
Análisis en la tienda
Seguimos un día de gabinete, venta, taller y caja, de la revisión a la entrega.
Datos de partida
Clientes con su historial de graduaciones, tarifas de lentes de cada laboratorio, monturas, convenios y lotes de lentillas.
Formación con casos reales
Optometristas, dependientes y taller, cada uno con lo que necesita ver y nada más.
Arranque por fases
Primero TPV, venta y taller. Después recordatorios de revisión, convenios, financiación y cuadros de mando.
Qué pasa en la primera consultoría. Escuchamos cómo trabajáis y te decimos si Vindex o Business Central encaja. Si no te conviene, también te lo decimos. Es gratuita y sin compromiso.
Cómo te ayudamos
Soluciones de software para ópticas.
Vindex ERP
Facturas con VeriFactu, compras, lotes con su trazabilidad, cobro por remesa SEPA y contabilidad.
Business Central (ERP)
Almacenes, fabricación, proyectos, ventas y finanzas en una sola plataforma de Microsoft.
Reserva de citas
Citas del gabinete desde la web o el móvil, con el recordatorio de la revisión anual, conectadas a la agenda.
Nuestro TPV
Funciona en el navegador, en el ordenador del mostrador, en una tableta o en el móvil, con VeriFactu.
Power BI
Margen por cliente, por trabajo y por mes, y los indicadores del día, actualizados solos.
Registro automático de facturas
Las facturas de proveedor leídas con OCR y registradas solas, sin teclear.
Asistente IA
Pregunta en lenguaje natural por tus datos, con un asistente que funciona en tus servidores.
Copias de seguridad
Clientes, trabajos y facturación protegidos con copias automáticas y versionadas.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre software para ópticas.
- Uno que lleve en el mismo sistema la agenda del gabinete, la ficha del cliente con su historial de graduaciones, la venta de gafas con su pedido al laboratorio, el taller, el stock de cada tienda y el TPV con VeriFactu. Para una óptica o una cadena pequeña, Vindex con nuestro TPV lo cubre, con lo propio del sector programado dentro. Con central de compras, almacén central o varias sociedades, Business Central suele ser mejor opción.
- Solo el personal sanitario. La graduación es un dato relativo a la salud, que el RGPD protege de forma especial (art. 9) y que trata un profesional sujeto a secreto. Con el perfil de dependiente, la ficha la oculta, la venta usa la graduación firmada sin enseñarla, cada consulta queda registrada y el aviso al cliente no la lleva.
- El 10 %: la Ley del IVA lo aplica a las gafas, las monturas para gafas graduadas, las lentes de contacto graduadas y los productos necesarios para su uso, cuidado y mantenimiento (art. 91.Uno.1.6.º c y anexo, apartado octavo). Las gafas de sol sin graduar y los accesorios van al 21 % (art. 90.Uno). Si un ticket lleva los dos, la factura simplificada separa la base y la cuota de cada tipo.
- Sí. Cada gafa graduada genera su pedido con la graduación, las medidas y la montura, y se ve su estado hasta que las lentes llegan al taller: enviado, confirmado, en fabricación, en camino y recibido. El laboratorio recibe la referencia del trabajo, no el nombre del cliente.
- Sí. Cada caja entra con su lote y su caducidad, la venta saca primero lo que antes caduca y un lote caducado no sale en el TPV: un producto sanitario caducado no se puede vender (RD 192/2023, art. 24.1). El cuadro de mando avisa de lo que caduca en los próximos 90 días.
- Como la tengas pactada con tus clientes y tu laboratorio, por ejemplo, 90 días para adaptarse y un cambio de lentes sin coste. El sistema lleva el plazo de cada cliente, las visitas por molestias y los cambios. Es aparte de la garantía legal de tres años de la gafa.
- Sí. Cada tienda tiene su stock, su TPV y su serie de facturas, se traspasa entre tiendas lo que falta y los trabajos de todas pueden ir a un taller central. Los cuadros de mando comparan las tiendas mes a mes.
- Depende del número de tiendas y usuarios, de lo que haya que traer del programa actual y de las integraciones con laboratorios o con la web. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España.
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