Software de gestión para fisioterapia y bienestar: agenda, bonos y mutuas
Partner de Microsoft y Continia
- Más de 20 años de experiencia
- Más de 200 proyectos
El día a día
Programa para clínicas de fisioterapia y bienestar: lo que tiene que resolver cada día.
Una agenda que no ve las cabinas
Dos fisioterapeutas citados en la misma cabina, o una sesión con ondas de choque donde no está el equipo. Si la agenda solo mira a la persona, el choque se descubre con el paciente esperando.
Bonos apuntados en una libreta
Sesiones cobradas por adelantado de las que nadie sabe cuántas quedan ni cuándo caducan. Y los bonos de bienestar llevan un IVA que se declara al cobrarlos, no al usarlos.
Autorizaciones que se agotan sin avisar
La aseguradora o la mutua autoriza unas sesiones con una vigencia. Si la agenda no lo sabe, se dan sesiones que luego no se cobran.
Liquidaciones que no cuadran
Cada mes llega un pago que no coincide con lo facturado: una tarifa antigua aquí, una sesión rechazada allá. Sin conciliarlo sesión a sesión, la diferencia se pierde.
Exento o con IVA en el mismo mostrador
La sesión de fisioterapia va exenta y el masaje de bienestar, al 21 %. Si la caja no los separa, salen mal el ticket, la declaración y la parte del IVA de los gastos que se puede deducir.
Datos de salud al alcance de cualquiera
Recepción necesita la agenda y los cobros, no la historia clínica. Si todo vive en el mismo sitio sin permisos, lo ve quien no debe.
Una prueba para cualquier demostración: que a una paciente de una aseguradora le programen sus sesiones autorizadas con su fisioterapeuta y su cabina, le recuerden la cita, le cobren el copago exento y un bono de pilates con el 21 %, le reserven plaza en una clase con aforo y la sesión llegue a la factura mensual de la aseguradora y a su liquidación.
La serie de una autorización se programa comprobando a la vez la fisioterapeuta y la cabina.
Lo sanitario va exento con su mención legal y el bienestar, al 21 %, en el mismo ticket.
Cada clase tiene su aforo, su lista de espera y su IVA, y la reserva se descuenta del bono.
Lo que paga cada aseguradora se concilia con lo facturado y las diferencias se reclaman.
El cambio
Del papel y la hoja de cálculo a un software para clínicas de fisioterapia y bienestar.
Sin un sistema pensado para tu clínica
- La agenda de cada fisioterapeuta en un papel o en un calendario, sin ver las cabinas ni las salas.
- Los bonos y las clases, en una hoja de cálculo que nadie actualiza a tiempo.
- Las autorizaciones de las aseguradoras, en una carpeta, y las sesiones que caducan, sin aviso.
- La factura a cada mutua, a mano a fin de mes, y la liquidación, sin repasar.
- El ticket con un solo tipo de IVA para todo.
Con nuestra solución sectorial
- Cada cita reserva a la vez al profesional y la cabina, y cada clase su sala con su aforo.
- Cada bono con sus sesiones, su caducidad y su IVA, y cada clase con su lista de espera.
- Cada sesión contra su autorización, con aviso antes de que se agote o caduque.
- La factura mensual de cada financiador sale de las sesiones validadas y la liquidación se concilia sola.
- Cada línea del ticket con su IVA: exenta la asistencia sanitaria y al 21 % el bienestar.
De principio a fin
Así funciona el software para clínicas de fisioterapia y bienestar, paso a paso.
Autorización y agenda
La serie de sesiones autorizadas se programa con la fisioterapeuta y la cabina, y la agenda salta festivos, ausencias y cabinas en revisión.
Recordatorio
El día laborable anterior a la cita, un mensaje por el canal que eligió el paciente, con el día, la hora y el centro.
Sesión y caja
El paciente firma la sesión y paga en caja el copago o la sesión, cada uno con su IVA.
Clases y bonos
Reserva de plaza con su bono, aforo y lista de espera.
Facturación y liquidación
Factura mensual a cada aseguradora y mutua, y conciliación de lo que paga.
Qué implantamos
Business Central o Vindex: el ERP que implantamos para clínicas de fisioterapia y bienestar.
Vindex ERP
Para clínicas y centros de bienestar de uno a seis u ocho centros. Cubre la facturación con VeriFactu y una serie por centro, los cobros, la contabilidad con la prorrata del IVA y el CRM para los recordatorios. Lo propio del sector (agenda por profesional, cabina y sala, bonos, clases con aforo, autorizaciones, facturación a financiadores y su liquidación) lo programamos dentro del mismo Vindex. Es la recomendación por defecto en este sector.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Para grupos con muchos centros, varias sociedades, compras centralizadas o que ya trabajan con Microsoft 365 y Power BI. Trae de serie las finanzas, los cobros y la analítica por centro. Encima desarrollamos como extensión la agenda, los bonos, las autorizaciones y la facturación a financiadores.
La historia clínica se queda en el programa clínico que ya uses. Si quieres que agenda y pacientes no se tecleen dos veces, lo conectamos con un desarrollo a medida.
Si dudas entre los dos, mira la comparativa Vindex frente a Business Central.
Agenda, bonos y mutuas en tu ERP de fisioterapia.
- Agenda por profesional y cabina
- Salas y clases con aforo
- Lista de espera
- Bonos y paquetes de sesiones
- Autorizaciones de aseguradoras
- Mutuas de accidentes de trabajo
- Copago
- Liquidación conciliada
- IVA exento de la asistencia sanitaria
- Prorrata del IVA
- Recordatorios de cita
- Fisioterapia a domicilio
- Productividad por profesional
- VeriFactu
Cómo trabajamos
Cómo es un proyecto de software para clínicas de fisioterapia y bienestar, de la primera consultoría al arranque.
Primera consultoría
Nos cuentas cuántos centros, cabinas y profesionales tenéis, con qué aseguradoras y mutuas trabajáis y qué servicios dais.
Análisis en la clínica
Seguimos un día de recepción, agenda, caja y facturación a financiadores.
Datos de partida
Profesionales y jornadas, cabinas y salas, servicios con su IVA, bonos vivos, autorizaciones abiertas y tarifas de cada concierto.
Formación con casos reales
Recepción, fisioterapeutas y dirección, cada uno con lo que necesita ver y nada más.
Arranque por fases
Primero agenda, caja y bonos. Después autorizaciones, facturación a financiadores, recordatorios y cuadros de mando.
Qué pasa en la primera consultoría. Escuchamos cómo trabajáis y te decimos si Vindex o Business Central encaja. Si no te conviene, también te lo decimos. Es gratuita y sin compromiso.
Cómo te ayudamos
Soluciones de software para clínicas de fisioterapia y bienestar.
Vindex ERP
Facturas con VeriFactu, compras, lotes con su trazabilidad, cobro por remesa SEPA y contabilidad.
Business Central (ERP)
Almacenes, fabricación, proyectos, ventas y finanzas en una sola plataforma de Microsoft.
Conexión con tu programa clínico
La agenda y los pacientes de tu programa clínico, conectados al ERP para no teclearlos dos veces.
Power BI
Margen por cliente, por trabajo y por mes, y los indicadores del día, actualizados solos.
Registro automático de facturas
Las facturas de proveedor leídas con OCR y registradas solas, sin teclear.
Asistente IA
Pregunta en lenguaje natural por tus datos, con un asistente que funciona en tus servidores.
Copias de seguridad
Clientes, trabajos y facturación protegidos con copias automáticas y versionadas.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre software para clínicas de fisioterapia y bienestar.
- Uno que lleve en el mismo sistema la agenda por profesional, cabina y sala, los bonos, las clases con aforo, las autorizaciones y la facturación a aseguradoras y mutuas, la caja con el IVA de cada servicio y la productividad. Para una clínica o una cadena pequeña, Vindex lo cubre, con lo propio del sector programado dentro. Con muchos centros o varias sociedades, Business Central suele ser mejor opción.
- No. La historia clínica, con la valoración y la evolución, se lleva en tu programa clínico (Ley 41/2002). La gestión guarda lo que necesita: contacto, quién paga, autorizaciones, bonos, citas y documentos, sin diagnósticos. El personal de administración solo accede a los datos relacionados con sus funciones (art. 16.4) y cada consulta de una ficha queda anotada.
- Ninguno: la Ley del IVA declara exenta «la asistencia a personas físicas por profesionales médicos o sanitarios» (art. 20.Uno.3.º). Lo que no es asistencia sanitaria, como un masaje de bienestar o una clase de pilates de mantenimiento con una instructora, va al 21 % (art. 90.Uno). El tipo depende del servicio y de quién lo presta: el criterio de cada uno lo revisas con tu asesor y el sistema lo aplica solo.
- Llevan el IVA de su servicio. Los de fisioterapia van exentos y los de bienestar llevan el 21 % desde el día que se cobran, porque el impuesto se devenga con el pago anticipado (art. 75.Dos). El sistema lleva las sesiones que quedan de cada bono y su caducidad.
- Cada sesión va contra su autorización, que trae el número, las sesiones y la vigencia. Antes de facturar se valida que la autorización esté vigente, que no se pase de las sesiones autorizadas y que el paciente haya firmado. Al cerrar el mes sale la factura exenta de cada financiador con su relación de asistencias, y cuando llega el pago se concilia sesión a sesión para reclamar las diferencias.
- Solo en parte. Si haces a la vez operaciones exentas y gravadas, el IVA de los gastos se deduce en el porcentaje que suponen las gravadas sobre el total, redondeado a la unidad superior (arts. 102 y 104 de la Ley del IVA). Durante el año se aplica el porcentaje definitivo del anterior y se regulariza al final (art. 105). El sistema separa lo exento de lo gravado en cada factura para que el cálculo salga solo.
- No. El mensaje dice el día, la hora y el centro, y se envía por el canal que eligió el paciente (WhatsApp, SMS o correo), con una respuesta para confirmar o anular. No dice el servicio ni el profesional.
- Depende del número de centros y usuarios, de lo que haya que traer del programa actual y de las integraciones. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España. Si lo tuyo es un gimnasio sin fisioterapia, mira el software para gimnasios.
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Te ayudamos a ordenar la agenda, la caja y la facturación a aseguradoras y mutuas de tu clínica de fisioterapia o de tu centro de bienestar. La primera consultoría es gratuita y sin compromiso.
info@3lsystems.es · Primera consultoría gratuita y sin compromiso