Contable externo en Business Central: cómo dar acceso gratis a tu asesoría

Muchas pymes con Business Central llevan la contabilidad con una asesoría externa. La duda habitual es si hay que pagar una licencia completa para que la asesoría entre en el sistema. La respuesta es no: Microsoft tiene una licencia específica para ese caso. Aquí explicamos qué es, qué permite y cómo se activa. Los demás tipos de licencia los tienes en Essentials, Premium y Team Members.

Qué es la licencia de contable externo de Business Central

Es una licencia de Business Central online para el contable o la asesoría que gestiona tus libros y tus informes financieros sin ser empleado de tu empresa. Según la documentación de Microsoft, tanto la suscripción Premium como la Essentials permiten obtener hasta tres licencias External Accountant por inquilino de cliente, es decir, por cada empresa que contrata Business Central. Las licencias son gratuitas, pero hay que pedirlas igual que el resto (Microsoft Learn, consultado en noviembre de 2026).

En la práctica, lo habitual es que las pida tu partner en la misma suscripción donde están tus usuarios. Si al asignarla no aparece disponible, es que todavía no se ha añadido a tu contrato.

Qué puede hacer tu asesoría con este acceso

Una vez dentro, la asesoría trabaja con tus datos reales, sin copias ni ficheros intermedios:

• Usa el área de trabajo de contable, con indicadores y acceso directo a los listados que necesita.
• Revisa asientos, saldos, documentos registrados e informes financieros.
• Prepara el cierre de periodo y del ejercicio con la información al día.
• Si lleva varias empresas con Business Central, puede seguirlas desde la página de gestión de varias empresas, conocida como Company Hub.

Qué permisos tiene exactamente lo decide tu administrador en Business Central, igual que con cualquier usuario. Conviene definirlos con la asesoría al principio: si solo consulta, si registra asientos o si presenta modelos. Si quieres ver cómo se lleva la contabilidad en el sistema, tienes cómo llevar la contabilidad en Business Central.

Cómo invitar a tu contable externo paso a paso

Microsoft ofrece dos caminos. El más directo se hace desde el propio Business Central:

1. Abre la página Usuarios en Business Central.
2. Elige la acción Invitar a contable externo.
3. Business Central prepara un correo. Escribe la dirección de trabajo de tu contable y envíalo.
4. Cuando lo acepte, asígnale los permisos que hayáis acordado.

Para usar esta acción hay tres requisitos que conviene revisar antes:

• El correo de Business Central tiene que estar configurado con SMTP.
• La dirección del contable tiene que ser una cuenta de trabajo de Microsoft Entra ID, como la de una asesoría que ya use Microsoft 365. Con otro tipo de correo la invitación no se puede enviar.
• Quien envía la invitación necesita al menos el rol de administrador de usuarios en Microsoft 365.

El segundo camino es dar de alta al contable como usuario invitado desde el centro de administración de Microsoft 365 o de Entra, asignarle la licencia Dynamics 365 Business Central External Accountant e importarlo en Business Central con la acción de traer usuarios nuevos de Microsoft 365. Si tienes varias empresas en el mismo entorno, hay que darle acceso a cada una. El contable entra con una dirección que incluye el dominio o el identificador de tu inquilino, no con la dirección general de Business Central. Todos estos pasos están en la guía de Microsoft sobre la experiencia del contable.

Ventajas para la empresa y para la asesoría

Para la empresa, el ahorro es directo: no pagas una licencia completa por alguien que solo entra a revisar y cerrar. Y desaparece el envío de exportaciones, que es donde se pierden documentos y se duplican datos.

Para la asesoría, el trabajo es más rápido y más fiable. Ve los documentos originales registrados en el sistema y no tiene que volver a teclearlos en su programa. Si además la asesoría lleva varias empresas cliente con Business Central, puede saltar de una a otra con el mismo usuario. Para despachos que quieren ordenar su propia operativa, tenemos software de gestión para asesorías y una guía de gestión documental en asesorías.

Qué tener en cuenta antes de dar acceso

• Permisos mínimos. Da solo los permisos que la asesoría necesita. Puedes ampliarlos después.
• Registro de cambios. Activa el registro de cambios en las tablas sensibles para saber quién modificó qué.
• Baja ordenada. Si cambias de asesoría, desactiva el usuario en Business Central y retira la licencia en Microsoft 365. El historial de lo que hizo se conserva.
• Solo en la versión online. La licencia y la invitación forman parte de Business Central online. Las diferencias entre las dos versiones las explicamos en Business Central online u on-premise.

Con la llegada de VeriFactu y la factura electrónica, que tu asesoría vea tus registros en el mismo sistema también simplifica las revisiones. En 3L Systems, como partner de Microsoft, podemos añadir las licencias de contable externo a tu suscripción y dejar los permisos configurados con tu asesoría. Más sobre el producto en implantación de Business Central.