Estados de la factura electrónica: qué hay que informar del rechazo y del pago desde 2027

Qué son los estados de la factura electrónica

Hoy, lo que pasa con una factura tras enviarla queda entre proveedor y cliente: si el cliente la da por buena, si la devuelve o qué día la paga. La Ley 56/2007, en la redacción que le dio la Ley 18/2022 (la Ley Crea y Crece), obliga a todos los empresarios y profesionales a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales entre ellos, y añade que el destinatario y el emisor deberán informar sobre los estados de la factura.

El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, fija cuáles son esos estados (la aceptación, el rechazo y el pago), quién los comunica, a quién y en qué plazo. La Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, regula el servicio de la Agencia Tributaria que los recibe. Las fechas generales de la obligación están en el calendario de la factura electrónica B2B.

Qué estados de la factura hay que comunicar

El artículo 10 del Real Decreto obliga a quien recibe una factura electrónica a informar a quien la emitió de dos estados:

• La aceptación o el rechazo comercial de la factura y la fecha en que se produce.
• El pago efectivo completo de la factura y su fecha efectiva de pago.

Si su plataforma lo permite, puede comunicar otros estados de forma voluntaria: la aceptación o el rechazo parcial, el pago parcial con su importe y su fecha, y la cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago. No cambian el cálculo del plazo de pago.

Qué fecha de pago hay que comunicar

Hay que comunicar la fecha en que el proveedor cobra. El preámbulo del Real Decreto lo concreta así:

• En un pago en efectivo, la fecha de ese pago.
• En una transferencia, la fecha en que se carga en la cuenta de quien paga.
• En una compensación de deudas que sustituye al pago, la fecha en que se acuerda.

Poner a disposición del proveedor un mecanismo financiero para que adelante el cobro no cuenta como pago. La fecha es la del día en que cobra.

Facturas que se cobran en el momento

Según el artículo 7.4 de la Orden HAC/1028/2026, la obligación de informar del pago se da por cumplida cuando la factura lleva una fecha de pago anterior o igual a su fecha de expedición y que coincide con la de la operación o la del devengo. Es el caso de una venta que se cobra en el acto. Si el destinatario comunica el pago de forma expresa, esta regla deja de aplicarse.

A quién se comunican los estados y en qué plazo

Al proveedor que emitió la factura

Si la factura llega por una plataforma privada, los estados viajan por las plataformas, que están obligadas a intercambiarlos. Si la factura se intercambia por la solución pública de la Agencia Tributaria, los estados se comunican a esa solución y el proveedor los consulta allí. El plazo es de cuatro días naturales desde que se produce cada estado, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales.

A la solución pública de la Agencia Tributaria

El artículo 12 obliga a todos los empresarios y profesionales que reciben facturas electrónicas, personas físicas o jurídicas, a comunicar a la solución pública el pago efectivo completo de cada factura o su rechazo. Se hace siempre, haya llegado la factura por la solución pública o por una plataforma privada. Hay que comunicar:

• El rechazo, con su motivo: comercial, o por ser un consumo particular o no estar afectado a la actividad.
• La fecha del pago efectivo completo de cada factura no rechazada.
• La fecha de vencimiento del plazo de pago.
• De forma opcional, la fecha de recepción de la mercancía, del servicio o de la factura, cuando sea la que cuenta para el plazo según la Ley 3/2004 de morosidad.

El plazo vuelve a ser de cuatro días naturales desde la fecha efectiva del pago. El proveedor puede comunicar de forma voluntaria que ha cobrado, que no ha cobrado o que no está de acuerdo con las fechas de su cliente, y los dos pueden consultar en la solución pública lo que consta de cada factura.

Cómo se comunica el pago a la Agencia Tributaria

La Orden HAC/1028/2026 prevé dos formas, las dos en la sede electrónica de la Agencia Tributaria: un formulario web que se rellena factura a factura, al que se entra con certificado electrónico o con Cl@ve, y servicios web para que el programa de gestión envíe los estados y los pagos de forma automática. Por servicio web, cada factura se identifica con su código único, que une el NIF del emisor, la serie, el número y la fecha de expedición, y los mensajes van en sintaxis UBL. Los formatos los comparamos en Facturae, UBL o EDIFACT: qué formato de factura electrónica usar.

También se puede autorizar a la plataforma privada para que comunique los pagos, dándole la información necesaria, o encargarlo a un tercero, como la asesoría, que para usar el formulario tiene que estar inscrito como apoderado en el Registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria. Una comunicación errónea se puede anular, y la anulación queda registrada.

El formulario es gratuito y sirve si recibes pocas facturas. Con un volumen normal de compras, una ficha por cada pago dentro de los cuatro días se convierte en trabajo diario, y lo razonable es que la comunicación salga del propio programa. Las dos vías las comparamos en plataforma pública de la AEAT o plataforma privada.

Quién tiene que informar de los estados y desde cuándo

Los plazos cuentan desde el 6 de octubre de 2026, cuando entró en vigor la Orden HAC/1028/2026. Según el calendario de implantación de la Agencia Tributaria, la comunicación de estados y pagos se exige así:

El volumen de operaciones es el de la Ley del IVA (artículo 121): el importe de las entregas de bienes y prestaciones de servicios del año natural anterior, sin IVA e incluidas las operaciones exentas.

Los autónomos de hasta 8 millones emiten y reciben factura electrónica desde el 6 de octubre de 2028, pero la obligación de informar de los estados les llega un año después, por la disposición transitoria tercera del Real Decreto. Ese año pueden comunicarlos de forma voluntaria. El resto de cambios para ellos está en factura electrónica para autónomos. Y las operaciones con factura simplificada quedan fuera de la factura electrónica obligatoria, salvo las simplificadas cualificadas (artículo 4).

Para qué sirve: plazos de pago y morosidad

La medida busca saber cuánto tardan realmente las empresas en pagarse entre sí, para reducir la morosidad comercial. Según el preámbulo del Real Decreto, la copia de cada factura que llega a la solución pública, junto con los estados, permite a la Administración calcular y vigilar el plazo de pago de cada factura.

Ese plazo sigue el artículo 4 de la Ley 3/2004: si el contrato no fija otro, treinta días naturales desde que se reciben las mercancías o se presta el servicio, ampliables por pacto hasta un máximo de sesenta. Cuando el contrato fija un plazo, la recepción de la factura electrónica marca el inicio del cómputo, siempre que estén garantizadas la autenticidad, la integridad y la recepción. Si la factura no lleva la fecha de la operación, cuenta la de expedición.

Con esos datos, la Agencia Tributaria dará acceso a los ministerios de Economía, Comercio y Empresa y de Industria y Turismo, y cada año enviará al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada la información para el listado de empresas que hayan incumplido los plazos de la Ley 3/2004, en los casos que prevé la Ley 18/2022. Los plazos reales de pago de cada empresa quedarán registrados factura a factura.

Qué tiene que hacer una pyme para cumplir

Cumplir depende de que el programa de gestión guarde bien estos datos:

• Tu fecha: el volumen de operaciones del año anterior y si eres persona física o jurídica deciden si empiezas en 2027, en 2028 o en 2029.
• El vencimiento de cada factura recibida, que se comunica junto con el pago.
• La fecha real de cada pago: en una transferencia, la del cargo en tu cuenta, no la del día en que preparaste la remesa.
• La aceptación o el rechazo de cada factura, con su fecha y su motivo.
• Quién envía los estados y los pagos (tu programa, tu plataforma con tu autorización o tu asesoría como apoderada) y cómo compruebas que salen en cuatro días.
• El lado del proveedor: recibirás los estados que comuniquen tus clientes y podrás informar de un cobro, un impago o una diferencia de fechas.

Si tu ERP ya lleva la cartera de pagos y concilia el banco, la información existe: falta que salga en el formato y en el plazo de la norma. Pregunta por escrito a quien te da el programa cómo y cuándo lo va a resolver.

Cómo lo resolvemos con Business Central o con Vindex ERP

En los dos ERP que implantamos partimos de lo mismo: que el pago, el vencimiento y el rechazo de cada factura se registren donde ya se trabaja.

• En Dynamics 365 Business Central, los pagos y la conciliación bancaria se llevan dentro del ERP con Continia Payment Management, y Continia eDocuments emite y recibe facturas electrónicas en formatos estándar y por la red Peppol, de cara a la obligación B2B. Más en Continia y la factura electrónica en Business Central.
• En Vindex ERP, nuestro ERP propio, la factura en Facturae, la cartera de efectos a cobrar y pagar con sus vencimientos, las remesas SEPA y la conciliación bancaria están en el mismo sistema.

Sobre esa base revisamos cómo te llegan las facturas de tus proveedores, cómo registras los pagos y qué falta para comunicar los estados en plazo, junto con el resto de tu cumplimiento fiscal. VeriFactu es otra obligación, que regula cómo registra tu programa cada factura que emites. La diferencia la explicamos en VeriFactu frente a la factura electrónica.