¿Qué software necesita un coworking o un centro de negocios?

Uno que lleve en el mismo sistema los contratos con su plan, sus extras y su preaviso, las reservas de salas con los créditos de cada plan, el control de accesos, las sociedades domiciliadas con su identificación, el correo y los paquetes, la facturación mensual con VeriFactu y las remesas SEPA. Para un operador con uno a cinco centros suele encajar Vindex . Con muchos centros o varias sociedades, Business Central.

¿Qué IVA lleva la cuota de un coworking o de un despacho?

El tipo general del 21 % (artículo 90.Uno de la Ley del IVA). La exención de los arrendamientos del artículo 20.Uno.23.º solo alcanza a los terrenos y a los edificios destinados exclusivamente a viviendas, así que no se aplica a oficinas, despachos ni puestos de trabajo.

¿Tienen que retenerme a cuenta mis clientes?

Depende de cómo se califique cada contrato, y eso lo decide tu asesor fiscal. Si es un arrendamiento de un inmueble urbano, como un despacho que se alquila sin servicios, la empresa o el profesional que paga retiene el 19 % de todo lo que te paga sin el IVA. Si tu centro lo explota una sociedad, lo dicen los artículos 60.1.e, 62.1, 64.1 y 66.a del Reglamento del Impuesto sobre Sociedades. No hay retención en los casos del artículo 61.i, por ejemplo si, al aplicar las reglas del grupo 861 del IAE al valor catastral de los inmuebles que arriendas, no te sale cuota cero y se lo acreditas a tu cliente. Si el contrato es un servicio de oficina con recepción, limpieza, suministros y salas, la calificación puede ser otra. En la demo, las facturas van sin retención porque así lo ha decidido el asesor de la empresa ficticia.

¿Qué obligaciones tiene un centro de negocios que domicilia sociedades?

Quien facilita un domicilio social o una dirección comercial, postal o administrativa a una sociedad es sujeto obligado de la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo (artículo 2.1.o). Tiene que inscribirse en el Registro Mercantil antes de empezar la actividad (disposición adicional primera), identificar a la sociedad (artículo 3) y a quien actúa en su nombre con sus poderes (artículo 6.2 del Reglamento, Real Decreto 304/2014), identificar al titular real, la persona que posee o controla más del 25 % (artículo 4), conocer el propósito de la relación (artículo 5), mantener los datos actualizados (artículo 6) y guardar los documentos diez años (artículo 25). Si no puede aplicar estas medidas, no puede empezar la relación (artículo 7.3).

¿Cómo se cobran las cuotas por remesa SEPA y qué pasa con una devolución?

Cada miembro firma un mandato, y cada mes sus recibos salen en una remesa con su referencia y su fecha de firma. En el esquema CORE, el titular puede pedir la devolución de un adeudo autorizado durante ocho semanas desde el cargo (artículo 49.1 del Real Decreto-ley 19/2018 de servicios de pago). El esquema B2B, solo para empresas, no tiene esa devolución, porque quien no es consumidor puede pactar con su banco que no se aplique (artículo 34.1). Lo contamos en cómo automatizar cobros y remesas SEPA desde el ERP .

¿Cómo funcionan los créditos de sala?

Cada plan incluye unos créditos al mes y cada sala gasta los suyos por hora, según su tamaño. Al reservar, el miembro ve cuántos le quedan, y lo que pasa de la cuota entra como extra en la factura del mes siguiente. Si además alquilas tus espacios para bodas y eventos con catering, mira el software para eventos y espacios .

¿Cómo se calcula el preaviso de una baja?

Lo fija cada contrato, no una norma. El sistema guarda el preaviso, la permanencia y el depósito de cada plan, calcula la fecha efectiva al registrar el aviso, deja de facturar después de ella y desactiva la tarjeta ese día. En la demo, 30 días para los puestos y 60 para los despachos, con la baja a fin de mes.

¿Cuánto cuesta un software para un coworking?

Depende de los centros, de los usuarios, del control de accesos que haya que conectar y de lo que haya que adaptar. No hay una cifra para el sector. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España .

Software para coworking y centros de negocios

El día a día

Programa para coworkings y centros de negocios: lo que tiene que resolver cada día.

Cuotas, extras y prorrateos a mano
Cada miembro paga su plan, su taquilla, su plaza de aparcamiento y las horas de sala que pasan de su cuota. Si las altas de mitad de mes y los extras se apuntan en una hoja de cálculo, cada factura del día 1 se revisa una a una.
Salas que se pisan y créditos que nadie cuenta
Dos miembros reservan la misma sala a la misma hora, o uno gasta el doble de lo que incluye su plan y no se le factura. Sin un calendario con los créditos de cada uno, la sala grande siempre está ocupada y nunca se cobra.
Tarjetas que siguen abriendo después de la baja
El control de accesos va por un lado y los contratos por otro. Quien se fue el mes pasado entra igual, y quien paga un puesto de lunes a viernes entra el domingo.
Domiciliaciones sin identificar
Dar domicilio social a una sociedad obliga a identificarla, a quien firma y a su titular real antes de empezar. Con una carpeta por cliente, nadie sabe qué documento falta ni cuándo toca revisar los datos.
Correo y paquetes que se pierden
Cada día llegan cartas, certificados y paquetes para los miembros y para las sociedades domiciliadas. Si no se registran con aviso y firma, un certificado se queda en un cajón y el cliente se entera tarde.
Ocupación y bajas a ciegas
Sin ver qué puestos se liberan con las bajas avisadas, se promete un despacho que no estará libre o se deja escapar a quien pedía uno. Y el centro nuevo pierde dinero sin que nadie sepa con qué ocupación cubriría sus costes.

Una prueba para cualquier demostración: que den de alta a una empresa en un despacho privado con sus tarjetas de acceso y su mandato SEPA, reserven una sala con los créditos incluidos en la cuota, activen la domiciliación de una sociedad con la identificación de su titular real, dejen lista la facturación del mes con su remesa SEPA y tramiten una baja con su preaviso.

Contrato de un despacho privado de cuatro puestos en la demo, con su cuota, sus créditos de sala, seis meses de permanencia, 60 días de preaviso, el depósito cobrado y el mandato SEPA B2B firmado, junto a las cuatro tarjetas de acceso con sus puertas — Al dar de alta un despacho se firma el mandato SEPA, se cobra el depósito y se activa una tarjeta por persona.

App de una miembro con sus créditos de sala del mes y la reserva de una sala de ocho personas durante dos horas, que gasta cuatro créditos, junto a la parrilla del día con cada sala por horas — Cada reserva gasta los créditos de la cuota, y lo que pasa de ella se factura el mes siguiente.

Identificación de una sociedad que se domicilia en la demo: escritura y NIF, DNI y cargo del administrador, titular real con sus porcentajes, propósito de la relación y revisión anual, cada paso con su fecha y el artículo que lo pide — La domiciliación se activa con la sociedad, quien firma y su titular real ya identificados.

Remesa SEPA del mes siguiente en la demo con el número de recibos, el importe, la parte en CORE y en B2B, la fecha de presentación y la de cargo, y los recibos más altos con su mandato, su fecha de firma y su esquema — La facturación del mes se aprueba antes del día 1 y la remesa sale con cada recibo y su mandato.

El cambio

Del papel y la hoja de cálculo a un software para coworkings y centros de negocios.

Sin un sistema pensado para coworking

Cuotas y extras en una hoja de cálculo, revisados a mano cada día 1.
Salas en un calendario compartido, sin créditos ni cobro de lo que pasa de la cuota.
Tarjetas de acceso que nadie desactiva cuando un miembro se va.
Domiciliaciones con los documentos en carpetas y sin fecha de revisión.
Ocupación contada a ojo y bajas que se descubren al ver el puesto vacío.

Con nuestra solución sectorial

Contratos con su plan, sus extras, su permanencia y su preaviso, y una facturación mensual que sale sola.
Reservas de salas desde la app con los créditos de cada plan y lo que pasa de la cuota en la factura siguiente.
Tarjetas con el horario y las puertas de cada plan, desactivadas el día que la baja es efectiva.
Cada sociedad domiciliada identificada con su titular real, con su revisión anual y sus documentos guardados.
Ocupación por centro y por tipo de puesto, con lo que se libera y la ocupación con la que cada centro cubre costes.

De principio a fin

Así funciona el software para coworkings y centros de negocios, paso a paso.

Visita y propuesta
La oportunidad entra desde la web o un portal, se enseña el espacio y la propuesta sale con su cuota, su permanencia y su depósito.
Alta
El contrato se firma con su mandato SEPA, se cobra el depósito y cada persona recibe su tarjeta con los permisos de su plan.
Día a día
Los miembros reservan salas con sus créditos, la recepción registra el correo y los paquetes, y la comunidad tiene sus eventos y su tablón.
Facturación y remesa
Cada mes salen las cuotas por adelantado y los consumos del mes anterior, con VeriFactu, y se cobran en una remesa SEPA.
Bajas y ocupación
Cada baja se calcula con su preaviso, la tarjeta se desactiva ese día y el puesto aparece libre en el plano.

Qué implantamos

Business Central o Vindex: el ERP que implantamos para coworkings y centros de negocios.

Vindex ERP
Para el operador de coworking o el centro de negocios con uno a cinco centros, con puestos, despachos, salas, oficina virtual y domiciliaciones. Vindex lleva la facturación periódica con VeriFactu, los mandatos y las remesas SEPA, los cobros, la contabilidad y el CRM. Lo propio del sector (planes con créditos de sala, reservas, ocupación por centro y por puesto, identificación de las sociedades domiciliadas, correo y paquetes, eventos y tablón) lo desarrollamos dentro del mismo Vindex. Es la base de la demo.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Para grupos con muchos centros o varias sociedades, propietarios de edificios que explotan su propio centro de negocios y redes de centros en franquicia. Trae de serie la contabilidad de varias empresas, la cartera de efectos con sus remesas, las dimensiones para ver cada centro por separado y la conexión con Power BI. Encima desarrollamos como extensión los contratos de membresía, la facturación recurrente con sus extras, las reservas y la identificación de las sociedades domiciliadas.

La app del miembro para reservar salas y ver sus créditos, y la conexión con el control de accesos del edificio, las desarrollamos a medida.

Si dudas entre los dos, mira la comparativa Vindex frente a Business Central.

Cuotas, salas y domicilios en tu ERP de coworking.

Puesto flexible y puesto fijo
Despacho privado
Créditos de sala
Reservas de salas por horas
Control de accesos por tarjeta
Domiciliación de sociedades
Titular real
Correo y paquetes
Facturación recurrente
Mandatos y remesas SEPA
Preaviso de baja
Ocupación por centro
Punto de equilibrio
Eventos y tablón de la comunidad

Cómo trabajamos

Cómo es un proyecto de software para coworkings y centros de negocios, de la primera consultoría al arranque.

Lo que más se cuida en un coworking es el catálogo de planes de partida: qué incluye cada uno, sus créditos de sala, su horario de acceso, su preaviso y su depósito, porque de ahí salen los contratos, las tarjetas y la facturación de cada mes.

Primera consultoría
Nos cuentas cuántos centros, puestos y despachos tenéis, cómo cobráis las cuotas y los extras y cómo lleváis las salas y las domiciliaciones.
Un día en el centro
Seguimos una jornada de recepción: altas y bajas, reservas, correo y paquetes, visitas y la facturación de fin de mes.
Datos de partida
Cargamos los centros con su plano, los planes y los extras, los contratos vivos con sus mandatos, las tarjetas y la documentación de cada sociedad domiciliada.
Formación con casos reales
Con recepción, la gerencia, quien lleva la comunidad y la administración, cada uno con lo que usa.
Arranque por fases
Primero contratos, facturación y remesas. Después reservas, accesos, correo, domiciliaciones y los cuadros de mando.

Qué pasa en la primera consultoría. Escuchamos cómo trabajáis y te decimos si Vindex o Business Central encaja. Si no te conviene, también te lo decimos. Es gratuita y sin compromiso.

Cómo te ayudamos

Soluciones de software para coworkings y centros de negocios.

Vindex ERP
Facturas con VeriFactu, compras, lotes con su trazabilidad, cobro por remesa SEPA y contabilidad.
Business Central (ERP)
Almacenes, fabricación, proyectos, ventas y finanzas en una sola plataforma de Microsoft.
App del miembro y accesos
Las reservas de salas y los créditos del miembro, y el control de accesos del edificio, conectados al ERP.
Power BI
Margen por cliente, por trabajo y por mes, y los indicadores del día, actualizados solos.
Registro automático de facturas
Las facturas de proveedor leídas con OCR y registradas solas, sin teclear.
Asistente IA
Pregunta en lenguaje natural por tus datos, con un asistente que funciona en tus servidores.
Copias de seguridad
Clientes, trabajos y facturación protegidos con copias automáticas y versionadas.

FAQ

Preguntas frecuentes sobre software para coworkings y centros de negocios.

Uno que lleve en el mismo sistema los contratos con su plan, sus extras y su preaviso, las reservas de salas con los créditos de cada plan, el control de accesos, las sociedades domiciliadas con su identificación, el correo y los paquetes, la facturación mensual con VeriFactu y las remesas SEPA. Para un operador con uno a cinco centros suele encajar Vindex. Con muchos centros o varias sociedades, Business Central.
El tipo general del 21 % (artículo 90.Uno de la Ley del IVA). La exención de los arrendamientos del artículo 20.Uno.23.º solo alcanza a los terrenos y a los edificios destinados exclusivamente a viviendas, así que no se aplica a oficinas, despachos ni puestos de trabajo.
Depende de cómo se califique cada contrato, y eso lo decide tu asesor fiscal. Si es un arrendamiento de un inmueble urbano, como un despacho que se alquila sin servicios, la empresa o el profesional que paga retiene el 19 % de todo lo que te paga sin el IVA. Si tu centro lo explota una sociedad, lo dicen los artículos 60.1.e, 62.1, 64.1 y 66.a del Reglamento del Impuesto sobre Sociedades. No hay retención en los casos del artículo 61.i, por ejemplo si, al aplicar las reglas del grupo 861 del IAE al valor catastral de los inmuebles que arriendas, no te sale cuota cero y se lo acreditas a tu cliente. Si el contrato es un servicio de oficina con recepción, limpieza, suministros y salas, la calificación puede ser otra. En la demo, las facturas van sin retención porque así lo ha decidido el asesor de la empresa ficticia.
Quien facilita un domicilio social o una dirección comercial, postal o administrativa a una sociedad es sujeto obligado de la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo (artículo 2.1.o). Tiene que inscribirse en el Registro Mercantil antes de empezar la actividad (disposición adicional primera), identificar a la sociedad (artículo 3) y a quien actúa en su nombre con sus poderes (artículo 6.2 del Reglamento, Real Decreto 304/2014), identificar al titular real, la persona que posee o controla más del 25 % (artículo 4), conocer el propósito de la relación (artículo 5), mantener los datos actualizados (artículo 6) y guardar los documentos diez años (artículo 25). Si no puede aplicar estas medidas, no puede empezar la relación (artículo 7.3).
Cada miembro firma un mandato, y cada mes sus recibos salen en una remesa con su referencia y su fecha de firma. En el esquema CORE, el titular puede pedir la devolución de un adeudo autorizado durante ocho semanas desde el cargo (artículo 49.1 del Real Decreto-ley 19/2018 de servicios de pago). El esquema B2B, solo para empresas, no tiene esa devolución, porque quien no es consumidor puede pactar con su banco que no se aplique (artículo 34.1). Lo contamos en cómo automatizar cobros y remesas SEPA desde el ERP.
Cada plan incluye unos créditos al mes y cada sala gasta los suyos por hora, según su tamaño. Al reservar, el miembro ve cuántos le quedan, y lo que pasa de la cuota entra como extra en la factura del mes siguiente. Si además alquilas tus espacios para bodas y eventos con catering, mira el software para eventos y espacios.
Lo fija cada contrato, no una norma. El sistema guarda el preaviso, la permanencia y el depósito de cada plan, calcula la fecha efectiva al registrar el aviso, deja de facturar después de ella y desactiva la tarjeta ese día. En la demo, 30 días para los puestos y 60 para los despachos, con la baja a fin de mes.
Depende de los centros, de los usuarios, del control de accesos que haya que conectar y de lo que haya que adaptar. No hay una cifra para el sector. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España.

Software para coworking y centros de negocios: cuotas, salas y domicilios

Cuotas, extras y prorrateos a mano

Salas que se pisan y créditos que nadie cuenta

Tarjetas que siguen abriendo después de la baja

Domiciliaciones sin identificar

Correo y paquetes que se pierden

Ocupación y bajas a ciegas

Sin un sistema pensado para coworking

Con nuestra solución sectorial

Visita y propuesta

Alta

Día a día

Facturación y remesa

Bajas y ocupación

Primera consultoría

Un día en el centro

Datos de partida

Formación con casos reales

Arranque por fases