Software para agencias de viajes: expedientes, margen y régimen especial del IVA
Partner de Microsoft y Continia
- Más de 20 años de experiencia
- Más de 200 proyectos
El día a día
Programa para agencias de viajes: lo que tiene que resolver cada día.
El margen se reparte entre muchos proveedores
Un viaje lleva el vuelo del consolidador, dos hoteles, los traslados del receptivo y el seguro, cada uno con su coste. Si esos costes no están en el expediente, el margen real se conoce cuando el viaje ya está pagado.
El IVA va dentro del margen
En el régimen especial de las agencias de viajes la base es el margen bruto y la factura al viajero no desglosa el IVA. Calcularlo a mano, con la parte exenta de lo que se presta fuera de la Comunidad, es donde aparecen los errores del trimestre.
La información precontractual no se puede olvidar
Antes de que el viajero firme un viaje combinado hay que entregarle el formulario normalizado y los datos del viaje, el precio, la forma de pago y la penalización si lo deja. Si no consta que se entregó, la prueba recae en la agencia.
Cada proveedor confirma a su ritmo
El consolidador emite al momento, el banco de camas confirma en línea y el hotel con contrato o el receptivo contestan horas después. Un traslado sin confirmar se descubre en el aeropuerto.
Cobros y pagos con plazos distintos
El viajero paga una señal al firmar y el resto antes de salir, y cada proveedor cobra en su plazo: al confirmar, unos días antes de la llegada o en la liquidación semanal. Sin un control por expediente, la agencia adelanta dinero de su caja.
Grupos y programas con un mínimo de personas
Un grupo o una salida de un programa propio tiene su cupo, su mínimo y una fecha límite para cancelar si no se llega. Dejar pasar esa fecha sin decidir deja a la agencia sin salida.
Una prueba para cualquier demostración: que abran un expediente con vuelo, hotel, traslados y seguro y vean su margen, entreguen la información precontractual del viaje combinado, cobren la señal, reciban la confirmación de cada proveedor con sus bonos, paguen al hotel y emitan la factura en el régimen especial de las agencias de viajes.
El expediente reúne los servicios de cada proveedor y calcula el margen del viaje.
Antes de firmar, el viajero recibe el formulario normalizado y los datos de su viaje combinado.
Cada proveedor confirma con su localizador y los bonos salen al momento.
La factura sale en el régimen especial, con el IVA incluido en el precio y los pagos a cuenta.
El cambio
Del papel y la hoja de cálculo a un software para agencias de viajes.
Sin un sistema pensado para agencias de viajes
- Presupuestos en el correo y costes de cada proveedor en una hoja de cálculo.
- El margen de cada viaje se conoce al cerrar el mes, si se conoce.
- La información precontractual se entrega en papel y no siempre consta.
- Confirmaciones y bonos repartidos entre correos de distintos proveedores.
- El IVA del régimen especial se calcula aparte cada trimestre.
Con nuestra solución sectorial
- Expediente con todos los servicios, su proveedor y su coste.
- Margen del viaje a la vista antes de firmar, con el IVA del margen ya calculado.
- Formulario normalizado y datos del viaje entregados y registrados con fecha y hora.
- Cada servicio con su localizador y su bono, y aviso de lo que falta por confirmar.
- Factura sin IVA desglosado y la cuota del trimestre sumada factura a factura.
De principio a fin
Así funciona el software para agencias de viajes, paso a paso.
Solicitud
La petición llega por la oficina, el teléfono, el correo o la web y queda en el CRM con el cliente, el destino y las fechas.
Expediente y precontractual
Se cotizan los servicios de cada proveedor, se ve el margen y se entrega la información precontractual antes de firmar.
Reservas y bonos
Cada servicio se pide a su proveedor y vuelve con su localizador, y los bonos salen al confirmar.
Cobros, pagos y factura
Se cobra la señal y el resto antes de la salida, se paga a cada proveedor en su plazo y la factura sale en el régimen especial.
Análisis
Margen por producto, destino, agente y oficina, y la cuota del régimen especial de cada trimestre.
Qué implantamos
Business Central o Vindex: el ERP que implantamos para agencias de viajes.
Vindex ERP
Para agencias minoristas y mayoristas pequeñas y medianas, de una a unas pocas oficinas, con viajes a medida, paquetes de mayorista, programas propios y grupos. Vindex lleva la facturación con VeriFactu, los cobros y pagos, la contabilidad, los modelos de la AEAT y el CRM. Encima desarrollamos el expediente de viaje con sus servicios, el margen y la factura en el régimen especial, la información precontractual, las reservas con sus bonos, los programas con sus salidas y los grupos, dentro del mismo sistema. Es la base que recomendamos en la mayoría de agencias.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Para grupos de agencias con varias sociedades, muchas oficinas o un receptivo propio que trabaja con varias monedas y mucho volumen de proveedores. Business Central trae de serie la gestión multiempresa y multidivisa, las compras y la contabilidad analítica por dimensiones. Encima desarrollamos como extensión lo propio de la agencia: el expediente, el régimen especial, la documentación del viaje combinado, los bonos y los grupos.
La conexión con el consolidador o con el banco de camas la desarrollamos a medida.
Si dudas entre los dos, mira la comparativa Vindex frente a Business Central.
Expedientes, margen y régimen especial del IVA en tu ERP de agencia de viajes.
- Régimen especial de las agencias de viajes
- Margen bruto como base del IVA
- Viaje combinado
- Formulario de información normalizada
- Expediente de viaje
- Localizadores y bonos
- Consolidador aéreo y bancos de camas
- Receptivos
- Señal y pagos a cuenta
- Comisión de mediación del mayorista
- Agencias colaboradoras
- Grupos con cupo y mínimo
- Garantía frente a la insolvencia
- VeriFactu
Cómo trabajamos
Cómo es un proyecto de software para agencias de viajes, de la primera consultoría al arranque.
Primera consultoría
Nos cuentas cuántas oficinas y agentes tenéis, qué vendéis (viajes a medida, paquetes de mayorista, programas propios o grupos) y cómo lleváis hoy el margen y el IVA.
Análisis de un expediente
Seguimos un viaje real de principio a fin: solicitud, presupuesto, proveedores, cobros, pagos, factura y cierre.
Clientes, proveedores y condiciones
Migramos los clientes con su historial, los proveedores con sus condiciones de pago y el contrato tipo de viaje combinado con su penalización.
Formación con casos reales
Con los agentes de cada oficina, el departamento de grupos y la administración, cada uno con lo que usa.
Arranque por fases
Primero expedientes, cobros, pagos y factura en el régimen especial. Después programas, grupos, CRM y cuadros de mando.
Qué pasa en la primera consultoría. Escuchamos cómo trabajáis y te decimos si Vindex o Business Central encaja. Si no te conviene, también te lo decimos. Es gratuita y sin compromiso.
Cómo te ayudamos
Soluciones de software para agencias de viajes.
Vindex ERP
Facturas con VeriFactu, compras, lotes con su trazabilidad, cobro por remesa SEPA y contabilidad.
Business Central (ERP)
Almacenes, fabricación, proyectos, ventas y finanzas en una sola plataforma de Microsoft.
Conexión con proveedores
La conexión con el consolidador o el banco de camas, desarrollada a medida y unida al expediente del ERP.
Power BI
Margen por cliente, por trabajo y por mes, y los indicadores del día, actualizados solos.
Registro automático de facturas
Las facturas de proveedor leídas con OCR y registradas solas, sin teclear.
Asistente IA
Pregunta en lenguaje natural por tus datos, con un asistente que funciona en tus servidores.
Copias de seguridad
Clientes, trabajos y facturación protegidos con copias automáticas y versionadas.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre software para agencias de viajes.
- Uno que lleve cada viaje como un expediente con sus servicios y sus proveedores, calcule el margen, entregue la información precontractual, controle las confirmaciones, los cobros y los pagos, y facture en el régimen especial de las agencias de viajes. Implantamos Vindex en la mayoría de agencias y Business Central cuando hay varias sociedades o mucho volumen.
- Se aplica cuando la agencia actúa en nombre propio y usa servicios de otros empresarios (art. 141 de la Ley 37/1992). La base es el margen bruto: lo cobrado al viajero, sin el IVA de la operación, menos lo que cuestan los servicios del viaje con sus impuestos (art. 145). La factura no tiene que desglosar la cuota (art. 142), el IVA de esos servicios no se deduce (art. 146) y lo que se presta fuera de la Comunidad está exento (art. 143). Canarias no forma parte del territorio de la Comunidad a efectos del IVA (art. 3.Dos).
- La mención «régimen especial de las agencias de viajes» (arts. 6.1.n y 16.3 del Reglamento de facturación, Real Decreto 1619/2012), además de los datos de siempre, y sin la cuota de IVA separada. El sistema la emite con VeriFactu y con los pagos a cuenta que ha hecho el viajero. Si la agencia solo media en nombre del hotel, del transportista o de la aseguradora, puede expedir la factura de esos servicios a petición del cliente, en una serie aparte (disposición adicional cuarta).
- Antes de que el viajero quede obligado por el contrato de un viaje combinado, que es la combinación de al menos dos tipos de servicios de viaje para el mismo viaje, como vuelo y hotel (arts. 151.1.b y 153 del texto refundido aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007). Se entrega el formulario normalizado del anexo II y los datos del viaje: destino y fechas, servicios, precio total con impuestos, forma de pago, mínimo de personas, pasaporte y visado, penalización si el viajero resuelve y seguro facultativo.
- El organizador puede cancelar y devolver todo lo pagado si lo comunica como tarde 20 días antes en los viajes de más de seis días, 7 días antes en los de dos a seis y 48 horas antes en los de menos de dos (art. 160.3.a). El reembolso se hace en 14 días como mucho (art. 160.4). El sistema avisa de cada grupo y cada salida por debajo del mínimo con su fecha límite.
- Solo si el contrato lo prevé y por el coste del combustible del transporte, los impuestos y tasas o el tipo de cambio, avisando como tarde 20 días antes de la salida (art. 158). Si la subida pasa del 8 %, el viajero puede resolver sin penalización (art. 159.2).
- En el régimen especial la factura no desglosa el IVA, tampoco a una empresa, y desde 2015 ya no existe la mención «cuotas de IVA incluidas en el precio». Con una empresa que tiene derecho a deducir, la agencia puede aplicar el régimen general operación por operación y desglosar el IVA (art. 147 de la Ley 37/1992). La opción se comunica por escrito a la empresa antes de prestar los servicios o al prestarlos, y la comunicación se presume si la factura no lleva la mención del régimen especial (art. 52 del Reglamento del IVA). Los viajes de negocios contratados con un convenio general con la empresa quedan fuera de la regulación de los viajes combinados, y así se informa en la documentación del viaje (art. 150.2.c del texto refundido).
- Depende de los usuarios y las oficinas, de los datos que haya que migrar y de las conexiones con proveedores que quieras. Después de ver tu caso te damos un presupuesto cerrado. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España.
Artículos relacionados
Profundiza en estos temas en nuestro blog.
- ERP
¿Cómo gestionar varias empresas o divisas en un mismo ERP?
Cómo gestionar varias empresas y divisas en un mismo ERP: multiempresa, consolidación, multidivisa, operaciones intercompañía e informes agregados.
- Cumplimiento fiscal
¿VeriFactu es obligatorio para autónomos y pymes?
A quién afecta, el plazo de octubre de 2028 y qué hacer ya para llegar a tiempo.
- ERP
Qué es un ERP, qué hace y para qué sirve en una pyme
Qué es un ERP, qué hace con un pedido de principio a fin y para qué sirve en una pyme: módulos, tipos, diferencias con un CRM, precio y cómo se elige.
Controla los expedientes, el margen y el IVA
de tu agencia de viajes.
Te ayudamos a unir solicitudes, reservas, proveedores, cobros y facturación en un solo sistema, con el régimen especial del IVA y la documentación del viaje combinado. La primera consultoría es gratuita y sin compromiso.
info@3lsystems.es · Primera consultoría gratuita y sin compromiso