AI Payment Guard: que ningún pago salga a una cuenta que nadie ha verificado
Nuestra extensión para Microsoft Dynamics 365 Business Central frena el fraude del cambio de cuenta bancaria. Cuando alguien da de alta o cambia el IBAN de un proveedor, la cuenta queda pendiente hasta que otra persona lo verifica, y mientras tanto no sale ningún pago a esa cuenta. Además busca facturas duplicadas y revisa la propuesta de pagos antes de exportarla.
Qué hace AI Payment Guard con los pagos de Business Central.
Hay un fraude que se repite en muchas empresas: llega un correo, aparentemente de un proveedor, que dice que ha cambiado de banco y pide pagar las facturas pendientes a una cuenta nueva. Si alguien cambia el IBAN en el ERP y el pago sale, el dinero se va a la cuenta del estafador. AI Payment Guard pone un control en ese camino y en otros dos que suelen acompañarlo.
Cambios de cuenta bancaria
Cualquier alta o cambio de IBAN, número de cuenta, SWIFT o banco de un proveedor, y de su cuenta preferente, crea una solicitud y deja la cuenta pendiente de verificar.
Facturas duplicadas
Encuentra la misma factura escrita de otra forma y la misma cantidad facturada dos veces en pocos días.
Pagos anómalos
Puntúa cada línea de la propuesta de pagos y retiene las de riesgo alto hasta que alguien las aprueba.
Auditoría
Guarda quién cambió qué, quién lo verificó, cómo y cuándo.
El cambio de cuenta bancaria, paso a paso.
Del cambio de cuenta al pago hay tres pasos, y el dinero no sale hasta que otra persona lo ha comprobado.
Paso 1
Cambia el IBAN
Alguien cambia el IBAN de un proveedor, desde la ficha, desde una importación o desde cualquier otra vía. La cuenta pasa a pendiente de verificar y se crea una solicitud con los datos de antes y de después.
Paso 2
Se bloquean los pagos
Esa cuenta no se puede elegir en una línea de pago, «Sugerir pagos a proveedores» deja fuera al proveedor y avisa, y la exportación del fichero de pagos y el registro se paran con un mensaje claro.
Paso 3
Otra persona verifica
Quien hizo el cambio no puede verificarlo. La solicitud enseña el teléfono que estaba en la ficha antes del cambio, que es al que hay que llamar, nunca al que venga en el correo. Si no es legítimo, se rechaza y vuelven solos los datos bancarios de antes.
Mientras tanto, unas reglas comprueban sin IA lo que se puede comprobar: el dígito de control del IBAN, si el IBAN es de otro país que el proveedor, si el mismo IBAN está ya en otro proveedor o en un empleado, si el correo de la petición viene de un dominio que no es el del proveedor o de un correo gratuito, el formato del número de IVA y si hay facturas a punto de vencer. Cada señal suma puntos y la solicitud queda con un riesgo bajo, medio o alto.
El cambio de IBAN de Talleres Meridiano queda pendiente de verificar, con las señales que encuentran las reglas y las que añade la IA al leer el correo.
La IA la pone tu empresa, y sin IA funciona igual.
AI Payment Guard funciona con la IA que elija cada empresa, como Claude, ChatGPT, Gemini, Azure OpenAI o un modelo local, con su propia clave. Se conecta con 3L AI Connector, la librería común de las aplicaciones de IA de 3L, y no se manda nada hasta que la empresa da su consentimiento.
- Lee la petición. Pegas el correo o adjuntas la carta en la solicitud y la IA devuelve una puntuación de riesgo con sus señales: prisa o presión, dominio del remitente distinto, correo gratuito, banco en otro país, cambio de última hora, petición de discreción o de que no se llame, y un estilo que no encaja con el proveedor. Cita las frases del correo donde lo ve.
- Propone, no decide. Lo que dice la IA queda como una propuesta que una persona acepta, corrige o rechaza. Hasta que se acepta, no cuenta en la puntuación.
- Manda lo justo. Los IBAN van enmascarados y el teléfono de la ficha no sale de Business Central.
- Resume la propuesta de pagos en lenguaje claro: cuánto se paga, qué líneas están retenidas y qué conviene mirar primero.
Sin IA, el bloqueo de pagos, la verificación por otra persona, las reglas, los duplicados y la revisión de pagos funcionan igual.
La solicitud guarda el correo que pidió el cambio y el teléfono que ya estaba en la ficha, que es al que hay que llamar para verificarlo.
Facturas duplicadas escritas de otra forma.
Business Central ya impide registrar dos veces el mismo número de factura de un proveedor si está escrito exactamente igual. AI Payment Guard busca las que se escriben de otra forma.
- El mismo número, normalizado. Sin signos, sin espacios, sin mayúsculas y sin ceros a la izquierda, «INV-0045», «inv 45» e «INV/045» son la misma factura.
- El mismo importe en una fecha cercana, aunque el número sea distinto.
- El IBAN del proveedor en otro proveedor, que puede indicar un proveedor duplicado.
Busca al introducir el número de la factura, al lanzarla y al registrarla. Según la configuración, solo avisa o bloquea el registro hasta que un responsable la libera, y quien introdujo la factura no puede liberarla.
Una factura escrita de otra forma, EB 2026-45, se reconoce como la EB-2026/0045 ya registrada gracias al número normalizado.
Revisión de la propuesta de pagos antes de exportarla.
Antes de exportar o registrar los pagos, cada línea recibe una puntuación por estas señales.
- Cuenta sin verificar, que bloquea la línea.
- Cuenta nueva o cambiada en los últimos días, aunque esté verificada.
- Importe muy por encima de lo que se suele pagar a ese proveedor.
- Primer pago al proveedor, o proveedor recién creado.
- Factura ya pagada, o la misma factura en otra línea de pago.
- Proveedor bloqueado.
Las líneas de riesgo alto se retienen hasta que alguien distinto de quien preparó el pago las aprueba con un comentario. Si la línea cambia después de aprobarla, la aprobación deja de valer. La comprobación se repite al exportar y al registrar, así que no depende de que alguien se acuerde de revisar.
La revisión puntúa cada línea de la propuesta de pagos: bloquea la que va a una cuenta sin verificar y retiene las de riesgo alto hasta que alguien las aprueba.
Auditoría, pantalla de inicio y configuración.
- Registro de auditoría de todo: cambios, verificaciones, rechazos, alertas, propuestas de la IA, aprobaciones y quién las hizo. La aplicación solo añade y nadie lo puede modificar desde la aplicación.
- Pantalla de inicio del controlador de pagos con los cambios de cuenta por verificar, los de riesgo alto, los pagos retenidos y bloqueados, las facturas que parecen duplicadas y las propuestas de IA por revisar.
- Configuración ajustable: umbrales, avisar o bloquear, días de cuarentena de una cuenta nueva, aprobadores y los puntos de cada señal, por si alguna da demasiadas falsas alarmas en tu empresa.
Se activa cuando tú decides, y para los proveedores que elijas.
Al instalarla, AI Payment Guard no controla nada. Empieza a proteger cuando un administrador termina la configuración asistida o la activa en la configuración, y mientras tanto la pantalla de inicio avisa de que todavía no protege. Se puede aplicar a todos los proveedores o solo a algunos, por número de proveedor o por grupo contable, para empezar con unos pocos e ir ampliando.
Los controles corren dentro de los procesos de siempre de Business Central: cambiar una cuenta bancaria, sugerir y exportar pagos y registrar facturas. Los hace quien tiene esa tarea, tenga o no licencia de AI Payment Guard, así que nadie se salta el control por no tenerla. La licencia la necesitan las personas que verifican, aprueban y gestionan las alertas.
AI Payment Guard no depende de la localización española ni de ningún sector. La aplicación está en inglés, preparada para todos los países donde se vende Business Central, y en español, y funciona con los diarios de pagos y la exportación estándar de Business Central, incluida la transferencia SEPA. Si buscas además lo propio de tu sector, mira los verticales de Business Central.
Primeros pasos con AI Payment Guard en Business Central.
Esta es la ayuda de la aplicación: lo que hay que hacer, en orden, para que AI Payment Guard empiece a proteger tus pagos.
Instalar AI Payment Guard
Se instala como una extensión en el entorno de Business Central de tu empresa, y con ella 3L AI Connector.
Asignar la licencia
En el centro de administración de Microsoft 365, a las personas que verifican cambios y aprueban pagos.
Dar los permisos en Business Central
«AI Payment Guard - Controlador de pagos» a quien verifica y aprueba, y «AI Payment Guard - Administrador» a quien lo configura. El resto de usuarios no necesita ningún conjunto nuevo.
Configurar y activar
Busca «Configurar AI Payment Guard» en la configuración asistida. Elige a qué proveedores se aplica, si confías en las cuentas que ya existían, si los duplicados avisan o bloquean y los días de cuarentena. Los controles se activan al pulsar Finalizar. También puedes activarlo con «Payment Guard activo» en «Configuración de AI Payment Guard».
Elegir los aprobadores
Si quieres limitar quién verifica cambios, aprueba pagos y libera facturas. Si no eliges a nadie, puede hacerlo cualquier persona con el permiso de controlador, salvo quien hizo el cambio.
Conectar la IA, si quieres
En «Configurar la IA de las apps de 3L Systems», da el consentimiento de la empresa en 3L AI Connector, elige el proveedor, pon la clave y prueba la conexión.
Asignar el perfil
«Controlador de pagos (3L)» a quienes verifican y aprueban.
Verificar los cambios
En «Solicitudes de cambio de cuenta», abre cada una, llama al teléfono de la ficha y elige «Verificar» o «Rechazar».
Revisar los pagos
En el diario de pagos, «Revisar pagos (Payment Guard)», y aprueba las líneas retenidas.
Si algo no funciona
Escríbenos desde el soporte de Business Central con la versión de AI Payment Guard y los pasos que has seguido. Las condiciones de licencia están en su página.
Preguntas frecuentes sobre AI Payment Guard.
No. El bloqueo de pagos, la verificación por otra persona, las reglas, los duplicados y la revisión de pagos funcionan sin IA. La IA añade la lectura del correo que pide el cambio y el resumen de la propuesta de pagos.
La que elija tu empresa, con su propia clave: Claude, ChatGPT, Gemini, Azure OpenAI o un modelo local. 3L no recibe los datos.
Por defecto cuentan como verificadas al activar AI Payment Guard. Puedes cambiarlo para que se bloqueen hasta verificarlas una a una.
Sí. En «Aplicar a proveedores» eliges un filtro de proveedores o de grupo contable, y el resto no se controla hasta que lo amplíes.
No. Quien hace el cambio, o lo vuelve a cambiar, no puede verificarlo. Lo mismo con aprobar un pago que ha preparado o liberar una factura que ha introducido.
La IA solo propone. Sus señales no cuentan hasta que una persona acepta la propuesta, y se pueden quitar las que no convenzan.
Puede retener un pago legítimo, por ejemplo el primero a un proveedor nuevo. Se aprueba con un comentario, y los puntos de cada señal se ajustan a cada empresa.
Sí. Lo instalamos, lo configuramos contigo para tus proveedores y te enseñamos a verificar cambios y aprobar pagos.
¿Protegemos los pagos de tu Business Central?
Te enseñamos cómo funcionaría con tus proveedores en una primera consultoría gratuita y sin compromiso.
info@3lsystems.es · Primera consultoría gratuita y sin compromiso