AI Collections: el agente de cobros que ayuda a cobrar antes en Business Central
Nuestra extensión para Microsoft Dynamics 365 Business Central ayuda al responsable de cobros a cobrar antes. Cada día ordena los clientes con facturas vencidas por su riesgo y propone qué hacer con cada uno. La IA que elijas escribe las reclamaciones en el idioma de cada cliente, y una persona las revisa y las aprueba antes de enviarlas.
Qué hace AI Collections con los cobros de Business Central.
Cobrar lleva tiempo: mirar quién debe, decidir a quién reclamar primero, escribir el correo adecuado para cada cliente, adjuntar las facturas, leer lo que contestan y acordarse de lo que prometieron. AI Collections hace ese trabajo dentro de Business Central.
Ordena los clientes con vencidos
En una lista de trabajo, del más arriesgado al menos, con la siguiente acción de cada uno.
Escribe las reclamaciones
Con IA, en el idioma del cliente, con sus facturas abiertas en una tabla, el total y los datos bancarios de tu empresa.
Envía los correos
Con el correo de Business Central y las facturas o un extracto adjuntos en PDF, después de que una persona los apruebe.
Entiende las respuestas
Lee lo que contesta el cliente y propone qué significa.
Lleva las promesas y las disputas
Avisa el día que vence una promesa de pago, la escala si se incumple y deja en espera las facturas en disputa.
Enseña los indicadores
Plazo medio de cobro, vencido por antigüedad, lo cobrado en el mes y las promesas cumplidas.
Cómo funciona: Business Central ordena, la IA escribe y una persona aprueba.
Del vencido al cobro hay tres pasos, y por defecto ningún correo sale sin que una persona lo haya aprobado.
Paso 1
Business Central ordena
Cada día puntúa el riesgo de cada cliente con facturas vencidas y propone la siguiente acción: el recordatorio que toca, una respuesta por revisar o una promesa que vence.
Paso 2
La IA escribe, una persona aprueba
La IA redacta el asunto, el saludo y el cierre en el idioma del cliente. Las facturas, el total y los datos bancarios los pone Business Central, y el correo espera a que alguien lo apruebe.
Paso 3
El cliente contesta
La IA propone qué significa la respuesta, sea una promesa, una disputa o un pago ya hecho. Al aplicarla, la aplicación crea la promesa o la disputa y pausa los recordatorios de ese cliente.
La IA no pone ningún importe ni ninguna cuenta. Si no conectas ninguna, los recordatorios salen de plantillas fijas para cada tono.
La lista de trabajo y la puntuación de riesgo.
La lista de trabajo tiene un cliente por fila: lo que tiene vencido, los días de su factura más antigua, el crédito que usa sobre su límite y la última acción de cobro. Cada cliente lleva una puntuación de riesgo de 0 a 100 que la aplicación calcula con cuatro datos de Business Central:
- El importe vencido.
- La antigüedad de la factura vencida más antigua.
- Su historial de pagos: cuántos días tarde, de media, pagó las facturas de los últimos doce meses.
- Las promesas de pago que incumplió en ese tiempo.
El peso de cada dato se ajusta en la configuración. Junto a la puntuación, la lista propone la siguiente acción: enviar el recordatorio que toca, revisar una respuesta, aprobar un correo, esperar una promesa, resolver una disputa o escalar a un cliente que ya ha recibido todos los avisos. Se recalcula sola cada día.
La lista de trabajo ordena los clientes por riesgo y propone la siguiente acción de cada uno: enviar el paso que toca, revisar una respuesta, esperar una promesa o resolver una disputa.
Estrategias de reclamación a la medida de tu empresa.
Cada empresa decide cómo reclama. Una estrategia tiene sus pasos, y cada paso dice:
- A partir de cuántos días de vencido se aplica y cuántos días espera desde el aviso anterior.
- El tono del correo: amable, firme o último aviso.
- Qué se adjunta: nada, las facturas registradas en PDF o un extracto de las partidas abiertas.
- Si necesita la aprobación de una persona, que por defecto es sí.
- Si deja una tarea al responsable, por ejemplo llamar al cliente después del último aviso.
Las estrategias se asignan por cliente, por grupo contable de cliente o por defecto. Al instalar la aplicación ya hay una estrategia de tres pasos lista para usar.
Correos escritos por la IA y aprobados por una persona.
Para cada cliente al que le toca un recordatorio, la aplicación deja preparado un borrador. La IA escribe el asunto, el saludo y el cierre en el idioma del cliente, con el tono del paso, y tiene en cuenta su historial, por ejemplo un aviso anterior o una promesa incumplida. La tabla de facturas, el total y los datos bancarios los pone la aplicación desde Business Central, así que la IA no puede equivocarse en un importe ni en una cuenta.
El borrador se revisa en una pantalla con su editor de texto, marcado como contenido escrito por IA. Se puede editar, aprobar, rechazar, escribir otra vez o enviar. Solo salen solos los pasos que el administrador configure sin aprobación.
El correo sale con el módulo de correo electrónico de Business Central, desde la cuenta que elijas para los cobros, y queda en el historial del cliente junto con los correos enviados desde su ficha.
Cada recordatorio llega como borrador en el idioma del cliente, con sus facturas abiertas en una tabla, el total y los datos bancarios. Se revisa, se edita y se aprueba antes de enviarlo.
Las respuestas de los clientes, leídas y propuestas.
Cuando el cliente contesta, su respuesta entra en la aplicación de una de estas dos formas:
- Desde el buzón de cobros, si la cuenta de correo es de Microsoft 365. La aplicación lee los correos nuevos cada pocos minutos y reconoce al cliente por la referencia del asunto o por su dirección.
- Pegando el correo en la aplicación, con su adjunto si lo trae, por ejemplo el justificante de un pago.
La IA lee el correo y propone qué significa: una promesa de pago con su fecha y su importe, una disputa con su motivo y sus facturas, un pago que el cliente dice que ya hizo, una petición de copia, una respuesta de fuera de la oficina u otra cosa. La propuesta espera a que una persona la revise y la aplique.
Al aplicarla, la aplicación hace el trabajo: crea la promesa o la disputa, deja en espera las facturas en disputa, pausa los recordatorios de ese cliente y deja una tarea a quien corresponda.
Cuando el cliente contesta, la respuesta queda con su propuesta: promesa de pago, disputa, ya pagado, copia o fuera de la oficina. Al aplicarla se crea la promesa o la disputa y se pausan los recordatorios.
Promesas de pago y disputas.
- Promesas. La aplicación comprueba cada día los cobros del cliente desde que hizo la promesa. Si paga, la da por cumplida. El día que vence, avisa al responsable. Si pasan los días de margen sin el pago, la marca como incumplida, la escala con una tarea para llamar al cliente y retoma los recordatorios.
- Disputas. Cada disputa tiene su estado, su responsable y sus facturas. Mientras está abierta, esas facturas quedan en espera con el campo estándar de Business Central y salen de los recordatorios. Al cerrarla, vuelven a su estado anterior.
Una disputa deja sus facturas en espera con el campo estándar de Business Central, fuera de los recordatorios, y su responsable recibe una tarea para resolverla.
Indicadores y pantalla de inicio del responsable de cobros.
La aplicación trae una pantalla de inicio para el responsable de cobros, con lo que hay que hacer hoy, el riesgo y los indicadores:
- Plazo medio de cobro y su evolución en los últimos seis meses.
- Vencido por antigüedad: no vencido, de 1 a 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90.
- Lo cobrado en el mes.
- El porcentaje de promesas cumplidas.
El contable y el gerente ven además las pilas de cobros en sus propias pantallas de inicio de Business Central.
La IA la pone tu empresa, y sin IA funciona igual.
AI Collections no trae una IA propia. Funciona con la que elija cada empresa, como Claude, ChatGPT, Gemini, Azure OpenAI o un modelo local, con su propia clave, a través de 3L AI Connector, el conector de IA de las aplicaciones de 3L. El uso de la IA lo paga la empresa directamente a su proveedor.
- Consentimiento previo. No se manda nada a ningún proveedor hasta que la empresa da su consentimiento en el conector.
- Solo lo necesario. Para un correo se manda el nombre, el contacto y el idioma del cliente, sus facturas abiertas y su historial de cobros. Para una respuesta, su texto y las facturas abiertas del cliente. Los datos bancarios nunca se mandan.
- Cada función se enciende y se apaga por separado, y cada petición queda registrada con su resultado.
Si tu empresa no quiere usar IA, o el proveedor no está disponible, AI Collections escribe los recordatorios con plantillas fijas para cada tono y las respuestas se clasifican a mano. La lista de trabajo, la puntuación de riesgo, las estrategias, las promesas, las disputas y los indicadores funcionan exactamente igual.
Para cualquier empresa y cualquier país.
AI Collections no depende de la localización española ni de ningún sector, y funciona con cualquier empresa de Business Central online. La aplicación está en inglés, preparada para todos los países, y traducida al español. Los correos los escribe la IA en el idioma de cada cliente. Si buscas además lo propio de tu sector, mira los verticales de Business Central.
Primeros pasos con AI Collections en Business Central.
Esta es la ayuda de la aplicación: lo que hay que hacer, en orden, para empezar a cobrar con AI Collections.
Instalar AI Collections
Se instala como una extensión en el entorno de Business Central de tu empresa, y con ella 3L AI Connector, el conector de IA de 3L, que es gratuito.
Asignar las licencias
En el centro de administración de Microsoft 365, a quien vaya a trabajar con la aplicación. Las tareas programadas se ejecutan con el usuario que las programa, así que ese usuario también necesita licencia.
Dar los permisos en Business Central
«AI Collections - Usuario» a quien trabaja con los cobros y «AI Collections - Administrador» a quien lo configura y programa las tareas.
Preparar el correo
En «Cuentas de correo electrónico», la cuenta desde la que saldrán los recordatorios, por ejemplo un buzón compartido de cobros. Con una cuenta de Microsoft 365 la aplicación también puede leer las respuestas.
Conectar la IA, si quieres
En «Configurar la IA de las apps de 3L Systems», elige el proveedor, pon su clave y da el consentimiento de la empresa.
Configurar AI Collections
Busca «Configurar AI Collections» y sigue el asistente: la cuenta de correo, la estrategia y las aprobaciones, la IA y la hora de la tarea diaria.
Revisar la estrategia
En «Estrategias de cobro». Si hace falta, asigna otras por cliente o por grupo contable.
Trabajar desde la pantalla de inicio
«Responsable de cobros (3L)», o busca «Lista de trabajo de cobros». Los correos que esperan aprobación están en «Correos de cobros» y las respuestas en «Respuestas de cobros».
Si algo no funciona
Escríbenos desde el soporte de Business Central con la versión de AI Collections y los pasos que has seguido. Las condiciones de licencia están en su página.
Preguntas frecuentes sobre AI Collections.
No, salvo que el administrador lo permita expresamente para algún paso. Por defecto, cada correo espera a que alguien lo apruebe.
La que elija tu empresa en 3L AI Connector, con su propia clave: Claude, ChatGPT, Gemini, Azure OpenAI o un modelo local, entre otros. También puede trabajar sin IA, con plantillas.
No. La tabla de facturas, el total y los datos bancarios los pone la aplicación desde Business Central. La IA solo escribe el asunto, el saludo y el cierre.
En el idioma del cliente, el que tiene en su ficha de Business Central. Sin IA, las plantillas salen en español o en inglés.
Sí, si la cuenta de cobros es de Microsoft 365. Si no, las respuestas se pegan en la aplicación.
No los toca. Los recordatorios estándar siguen sirviendo para registrar recargos e intereses. AI Collections ordena, escribe, envía y hace el seguimiento de los cobros.
Sí. Lo instalamos, preparamos contigo la estrategia de reclamación y el correo de cobros, y te enseñamos a trabajar desde la lista de trabajo.
¿Ordenamos los cobros de tu Business Central?
Te enseñamos cómo funcionaría con tus clientes en una primera consultoría gratuita y sin compromiso.
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