¿Qué software necesito para VeriFactu?

Para VeriFactu necesitas un software de facturación que cumpla la norma: que registre cada factura de forma encadenada e inmutable mediante una huella digital (hash), incluya el código QR y la leyenda VERI*FACTU en la factura, guarde un registro de eventos, permita exportar los datos en formato estandarizado y esté preparado para remitir esos registros a la Agencia Tributaria. No necesitas un programa de una marca concreta: necesitas que el que uses haga estas cosas. La buena noticia: elegir bien ahora te ahorra cambios precipitados, sanciones y horas de soporte el día que la obligación entre en vigor. Llegar a tiempo y con un sistema que además mejora tu operativa diaria es perfectamente posible si decides con criterio.

A continuación tienes los requisitos, los criterios para elegir, una checklist de decisión, rangos de precio orientativos y las opciones de 3L Systems según tu punto de partida, para que sepas qué mirar y qué preguntar a tu proveedor.

Los requisitos de VeriFactu, explicados

VeriFactu no te pide a ti, como empresa, que hagas nada manualmente extraño: lo que regula es cómo se comporta tu software al emitir facturas. Estos son los puntos clave que tu programa debe cumplir:

• Registro encadenado e inmutable (hash): cada factura genera un registro con una huella digital que se enlaza con la anterior. Si alguien intentara borrar o modificar una factura, la cadena se rompería y quedaría a la vista. Es el corazón de la norma: garantizar que lo facturado no se puede alterar a posteriori.
• Código QR en la factura: cada factura debe incluir un QR que permite verificar sus datos. Tu software tiene que generarlo automáticamente e imprimirlo en el documento o el PDF.
• Leyenda VERI*FACTU: cuando el sistema funciona en modo de remisión a la Agencia Tributaria, la factura incorpora la mención «VERI*FACTU» junto al QR.
• Registro de eventos: el programa debe dejar traza de las operaciones relevantes (qué se hizo, cuándo), de forma que la actividad sea auditable.
• Exportación estandarizada: los registros de facturación deben poder exportarse en el formato que define la norma, para que sean legibles y comprobables por la Administración.
• Capacidad de remisión a la AEAT: el sistema debe estar preparado para enviar los registros a la Agencia Tributaria. Esa transmisión se activa según el caso, lo importante es que el software esté listo y sea conforme.

¿A quién obliga y desde cuándo?

La obligación afecta, en términos generales, a quienes emiten facturas usando un programa informático. Las fechas las fija la normativa y conviene confirmarlas, porque pueden ajustarse, pero las referencias de calendario que se manejan son:

• Sociedades sujetas al Impuesto de Sociedades: a partir del 1 de enero de 2027.
• Autónomos y resto de obligados: a partir del 1 de julio de 2027.

Si quieres ver el contexto normativo completo y cómo encaja con otras obligaciones fiscales, puedes consultar nuestra página de Cumplimiento fiscal y normativa. La recomendación práctica es no esperar al último mes: adaptar el software con tiempo evita prisas y errores. Para salir de dudas rápido, puedes comprobar gratis si estás obligado y calcular la huella con nuestro comprobador VeriFactu.

Criterios para elegir software VeriFactu

Cumplir la norma es el mínimo, no el objetivo. Dos programas pueden ser «conformes» y darte experiencias muy distintas en el día a día. Estos son los criterios que de verdad marcan la diferencia al decidir:

• Conformidad real y demostrable: que el proveedor confirme por escrito fecha, alcance y modo de funcionamiento (remisión a la AEAT o conservación). Pide ver el QR y la leyenda en una factura de ejemplo, no solo una promesa.
• Integración con tu contabilidad y tu operativa: de poco sirve facturar conforme si luego tienes que recapturar datos a mano. Valora cómo conecta con tu gestión, tu banco y tus procesos reales.
• Soporte y cercanía: ante una inspección o una incidencia, quieres a alguien que responda en tu idioma y conozca tu caso. Un partner local pesa más que una centralita.
• Coste total, no solo la licencia: suma licencias, implantación, migración de datos, formación y mantenimiento. El software «barato» que exige semanas de ajustes sale caro.
• Recorrido futuro y escalabilidad: la factura electrónica B2B llega después que VeriFactu, elegir un sistema que también te prepare para ella - y que aguante tu volumen y tu crecimiento - evita pagar dos adaptaciones seguidas.

¿Cuánto cuesta? Rangos orientativos

No hay un precio único: depende del volumen de facturas, del número de usuarios, de si adaptas lo que ya tienes o cambias de sistema, y de cuánta integración necesitas. A modo de orientación general del mercado (no son tarifas oficiales ni un presupuesto), estos órdenes de magnitud ayudan a calibrar expectativas:

• Soluciones de facturación sencillas en la nube (autónomo o micropyme): suelen moverse en cuotas mensuales de dos cifras por usuario. Resuelven la factura conforme, pero con poca integración.
• Módulo o actualización VeriFactu sobre un ERP que ya usas: el coste varía mucho según el sistema y el partner, en muchos casos es una adaptación puntual más razonable que reemplazar el ERP entero.
• ERP de gestión con facturación conforme de serie: implica licencia más implantación, pensado para empresas que quieren centralizar gestión, contabilidad y cumplimiento en un único sistema.
• Integración a medida sobre software propio o vertical: se presupuesta por proyecto, en función de tu aplicación actual y del alcance de la conexión con la AEAT.

La conclusión práctica: el factor que más mueve el coste no es la marca, sino cuánto se aleja tu situación actual de la conformidad y cuánta integración necesitas. Por eso conviene partir de un diagnóstico antes de comparar precios sueltos.

Tus opciones según tu caso

«Qué software necesito» tiene respuestas distintas según el punto de partida de tu empresa. Estos son los escenarios más habituales y cómo los abordamos en 3L Systems:

• Ya usas un ERP: lo primero es comprobar si tu sistema incorporará VeriFactu mediante actualización o módulo. Pregunta a tu proveedor por la fecha y el alcance. Si trabajas con Dynamics 365 Business Central, en 3L Systems lo dejamos conforme a VeriFactu con nuestra solución sobre Business Central, sin que tengas que cambiar de sistema.
• Quieres un ERP propio conforme de serie: si vas a renovar tu gestión, Vindex ERP incorpora facturación verificable de serie, pensada desde el principio para la normativa española. Empiezas ya cumpliendo, sin parches.
• Tienes software propio o un vertical: si facturas desde una aplicación a medida o un programa específico de tu sector, podemos integrar la conformidad con una solución VeriFactu a medida, respetando tu operativa actual.

Qué NO te sirve: errores comunes

Hay caminos que parecen un atajo y no lo son. Conviene descartarlos cuanto antes:

• Facturar en Word o en papel «para librarse»: es cierto que hacer facturas en papel o en un documento de Word queda fuera del ámbito de VeriFactu. Pero no es viable para una empresa que factura de verdad: pierdes control, trazabilidad e integración con tu contabilidad. No es una solución, es renunciar a tener un sistema.
• Confiar en un programa que «ya veremos si se adapta»: si tu proveedor no confirma fecha ni plan para VeriFactu, ese silencio es una señal de alerta. Mejor saberlo con margen que descubrirlo en el último mes.
• Confundir VeriFactu con la factura electrónica B2B: son obligaciones distintas. Cumplir una no significa cumplir la otra, pueden convivir y conviene tener claras ambas.
• Pensar que basta con «poner un QR»: el QR es solo una parte. Sin el encadenamiento por hash, el registro de eventos y la exportación, no estás cumpliendo.

Cómo elegir: checklist breve

Antes de decidir, comprueba que tu opción (sea la actual o una nueva) marca todas estas casillas:

• Genera el registro encadenado por hash de cada factura.
• Incluye QR y leyenda VERI*FACTU en factura y PDF.
• Mantiene un registro de eventos auditable.
• Permite la exportación estandarizada de los registros.
• Está preparado para remitir los datos a la AEAT.
• Tiene fecha y soporte claros por parte del proveedor.
• Se integra con tu contabilidad y operativa reales.

Si dudas en algún punto, lo más sensato es que alguien revise tu caso concreto. En 3L Systems analizamos qué facturas y software usas hoy y te decimos el camino más corto para llegar conforme y a tiempo.

Por qué hacerlo con un partner (y no a ciegas)

Adaptarse a VeriFactu no es solo «instalar un programa con QR»: es asegurarse de que el encadenamiento, la exportación y la remisión funcionan de verdad, que tus datos migran sin perderse y que el equipo sabe usar el nuevo flujo. Ahí es donde un partner aporta:

• Diagnóstico antes que decisión: miramos tu volumen, tu sector y tu sistema actual para recomendarte el camino más corto, no el que más nos conviene vender.
• Implantación sin parar tu facturación y acompañamiento ante la AEAT: dejamos la conformidad documentada y verificable, de modo que ante una inspección tengas respaldo, no improvisación.
• Visión a futuro: coordinamos VeriFactu con lo que viene (factura electrónica B2B) para que no pagues dos proyectos seguidos.

Un ejemplo realista: una pyme que factura desde un ERP antiguo descubre que su proveedor no confirmará VeriFactu a tiempo. En lugar de cambiarlo todo a última hora, planifica con margen: compara adaptar lo que tiene frente a migrar a un sistema conforme de serie, prueba la facturación con QR en un entorno controlado y forma al equipo antes de la fecha límite. Llega al plazo sin sobresaltos. La diferencia no fue el software: fue decidir con tiempo y con criterio.

Si quieres profundizar, te pueden interesar también VeriFactu frente a la factura electrónica y nuestra página de servicio Cumplimiento fiscal y normativa.

Preguntas frecuentes

¿VeriFactu es obligatorio para autónomos?

Sí, salvo casos muy concretos. Afecta a quienes emiten facturas con software. Las fechas las fija la normativa: la referencia es enero de 2027 para sociedades sujetas al Impuesto de Sociedades y julio de 2027 para autónomos y el resto. Conviene confirmar el calendario aplicable a tu situación.

¿Me sirve Excel o Word para facturar con VeriFactu?

Hacer facturas en Word o en papel queda fuera del ámbito de VeriFactu, pero no es viable para una empresa que factura de verdad: no encadena registros con huella, no genera el QR ni la leyenda y no permite la exportación. En cuanto usas un programa de facturación, ese programa debe cumplir VeriFactu.

¿VeriFactu y la factura electrónica son lo mismo?

No. VeriFactu regula cómo tu software registra y firma cada factura mediante una huella encadenada para que no se pueda alterar. La factura electrónica obligatoria entre empresas (B2B) es otra normativa, centrada en el formato e intercambio de la factura. Son obligaciones distintas que pueden convivir.

¿Tengo que cambiar de ERP para cumplir VeriFactu?

No necesariamente. Muchos ERP se adaptan mediante actualización o módulo. Lo primero es comprobarlo con tu proveedor. Solo tendrás que cambiar si tu software no va a ofrecer un camino conforme dentro de plazo.

¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?

Las fechas las fija la normativa. La referencia habitual es enero de 2027 para sociedades sujetas al Impuesto de Sociedades y julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados. Te recomendamos confirmar el calendario vigente, porque puede ajustarse.