Para VeriFactu necesitas un software de facturación que cumpla la norma: que registre cada factura de forma encadenada e inmutable mediante una huella digital (hash), incluya el código QR y la leyenda VERI*FACTU en la factura, guarde un registro de eventos, permita exportar los datos en formato estandarizado y esté preparado para remitir esos registros a la Agencia Tributaria. No necesitas un programa concreto de una marca concreta: necesitas que el que uses haga estas cosas. A continuación te explicamos qué requisitos son, a quién obligan, qué opciones tienes según tu caso y qué errores conviene evitar.
Los requisitos de VeriFactu, explicados
VeriFactu no te pide a ti, como empresa, que hagas nada manualmente extraño: lo que regula es cómo se comporta tu software al emitir facturas. Estos son los puntos clave que tu programa debe cumplir:
- Registro encadenado e inmutable (hash): cada factura genera un registro con una huella digital que se enlaza con la anterior. Si alguien intentara borrar o modificar una factura, la cadena se rompería y quedaría a la vista. Es el corazón de la norma: garantizar que lo facturado no se puede alterar a posteriori.
- Código QR en la factura: cada factura debe incluir un QR que permite verificar sus datos. Tu software tiene que generarlo automáticamente e imprimirlo en el documento o el PDF.
- Leyenda VERI*FACTU: cuando el sistema funciona en modo de remisión a la Agencia Tributaria, la factura incorpora la mención «VERI*FACTU» junto al QR.
- Registro de eventos: el programa debe dejar traza de las operaciones relevantes (qué se hizo, cuándo), de forma que la actividad sea auditable.
- Exportación estandarizada: los registros de facturación deben poder exportarse en el formato que define la norma, para que sean legibles y comprobables por la Administración.
- Capacidad de remisión a la AEAT: el sistema debe estar preparado para enviar los registros a la Agencia Tributaria. Esa transmisión se activa según el caso; lo importante es que el software esté listo y sea conforme.
La idea de fondo: VeriFactu busca que ninguna factura pueda «desaparecer» ni reescribirse en silencio. Por eso la responsabilidad recae en el software, no en tu buena memoria ni en tus hojas de cálculo.
¿A quién obliga y desde cuándo?
La obligación afecta, en términos generales, a quienes emiten facturas usando un programa informático. Las fechas las fija la normativa y conviene confirmarlas, porque pueden ajustarse, pero las referencias de calendario que se manejan son:
- Sociedades sujetas al Impuesto de Sociedades: a partir del 1 de enero de 2027.
- Autónomos y resto de obligados: a partir del 1 de julio de 2027.
Si quieres ver el contexto normativo completo y cómo encaja con otras obligaciones fiscales, puedes consultar nuestra página de Cumplimiento fiscal y normativa. La recomendación práctica es no esperar al último mes: adaptar el software con tiempo evita prisas y errores.
Tus opciones según tu caso
«Qué software necesito» tiene respuestas distintas según el punto de partida de tu empresa. Estos son los escenarios más habituales:
- Ya usas un ERP: lo primero es comprobar si tu sistema incorporará VeriFactu mediante actualización o módulo. Pregunta a tu proveedor por la fecha y el alcance. Si trabajas con Dynamics 365 Business Central, en 3L Systems lo dejamos conforme a VeriFactu con nuestra solución sobre Business Central, sin que tengas que cambiar de sistema.
- Quieres un ERP propio conforme de serie: si vas a renovar tu gestión, Vindex ERP incorpora facturación verificable de serie, pensada desde el principio para la normativa española. Empiezas ya cumpliendo, sin parches.
- Tienes software propio o un vertical: si facturas desde una aplicación a medida o un programa específico de tu sector, podemos integrar la conformidad con una solución VeriFactu a medida, respetando tu operativa actual.
Qué NO te sirve: errores comunes
Hay caminos que parecen un atajo y no lo son. Conviene descartarlos cuanto antes:
- Facturar en Word o en papel «para librarse»: es cierto que hacer facturas en papel o en un documento de Word queda fuera del ámbito de VeriFactu. Pero no es viable para una empresa que factura de verdad: pierdes control, trazabilidad e integración con tu contabilidad. No es una solución, es renunciar a tener un sistema.
- Confiar en un programa que «ya veremos si se adapta»: si tu proveedor no confirma fecha ni plan para VeriFactu, ese silencio es una señal de alerta. Mejor saberlo con margen que descubrirlo en el último mes.
- Confundir VeriFactu con la factura electrónica B2B: son obligaciones distintas. Cumplir una no significa cumplir la otra; pueden convivir y conviene tener claras ambas.
- Pensar que basta con «poner un QR»: el QR es solo una parte. Sin el encadenamiento por hash, el registro de eventos y la exportación, no estás cumpliendo.
Cómo elegir: checklist breve
Antes de decidir, comprueba que tu opción (sea la actual o una nueva) marca todas estas casillas:
- Genera el registro encadenado por hash de cada factura.
- Incluye QR y leyenda VERI*FACTU en factura y PDF.
- Mantiene un registro de eventos auditable.
- Permite la exportación estandarizada de los registros.
- Está preparado para remitir los datos a la AEAT.
- Tiene fecha y soporte claros por parte del proveedor.
- Se integra con tu contabilidad y operativa reales.
Si dudas en algún punto, lo más sensato es que alguien revise tu caso concreto. En 3L Systems analizamos qué facturas y software usas hoy y te decimos el camino más corto para llegar conforme y a tiempo.
Preguntas frecuentes
¿VeriFactu es obligatorio para autónomos?
Sí, salvo casos muy concretos. Afecta a quienes emiten facturas con software. Las fechas las fija la normativa: la referencia es enero de 2027 para sociedades sujetas al Impuesto de Sociedades y julio de 2027 para autónomos y el resto. Conviene confirmar el calendario aplicable a tu situación.
¿Me sirve Excel o Word para facturar con VeriFactu?
Hacer facturas en Word o en papel queda fuera del ámbito de VeriFactu, pero no es viable para una empresa que factura de verdad: no encadena registros con huella, no genera el QR ni la leyenda y no permite la exportación. En cuanto usas un programa de facturación, ese programa debe cumplir VeriFactu.
¿VeriFactu y la factura electrónica son lo mismo?
No. VeriFactu regula cómo tu software registra y firma cada factura mediante una huella encadenada para que no se pueda alterar. La factura electrónica obligatoria entre empresas (B2B) es otra normativa, centrada en el formato e intercambio de la factura. Son obligaciones distintas que pueden convivir.
¿Tengo que cambiar de ERP para cumplir VeriFactu?
No necesariamente. Muchos ERP se adaptan mediante actualización o módulo. Lo primero es comprobarlo con tu proveedor. Solo tendrás que cambiar si tu software no va a ofrecer un camino conforme dentro de plazo.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?
Las fechas las fija la normativa. La referencia habitual es enero de 2027 para sociedades sujetas al Impuesto de Sociedades y julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados. Te recomendamos confirmar el calendario vigente, porque puede ajustarse.