Software de gestión para alimentación: lotes, caducidades y trazabilidad
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- Más de 200 proyectos
Conocemos tu sector
Software para fabricantes, distribuidores y tiendas de alimentación.
Negocios distintos con la misma obligación de fondo: saber de dónde viene cada producto, a quién se ha vendido y cuándo caduca.
Fabricantes y obradores
Recetas con sus ingredientes y alérgenos, órdenes de fabricación que consumen lotes de materia prima y crean el lote del producto terminado, y el coste real de cada elaboración.
Mayoristas y distribuidores
Almacén con ubicaciones y cámaras, salida por fecha de caducidad, rutas de reparto, tarifas por cliente y pedidos de cadenas y centrales de compra por EDI.
Tiendas de alimentación
Caja conectada con el stock, pedidos a proveedor según lo vendido, control de lo que caduca en el lineal y facturas a los clientes que compran a cuenta.
Proveedores de hostelería
Pedidos de restaurantes que llegan a última hora, precios pactados con cada cliente, reparto a primera hora y una factura al mes con todos sus albaranes.
Trazabilidad
Programa de gestión para alimentación: lo que tiene que resolver cada día.
En alimentación, un sistema de gestión tiene que responder rápido el día que hay que retirar un lote y dejar claro cuánto producto se pierde cada semana.
Lote en cada movimiento
Cada entrada de materia prima o de mercancía lleva su lote, y ese lote se arrastra por la fabricación, el almacén y cada albarán de salida, sin volver a teclearlo.
Retirada de producto en minutos
Cuando un proveedor avisa de una partida, el sistema dice qué se fabricó con ella, dónde queda stock y a qué clientes se envió, para retirar solo lo afectado.
Caducidades y salida por FEFO
El stock se ordena por fecha de caducidad o de consumo preferente, sale primero lo que antes caduca y los lotes vencidos quedan bloqueados para que no se expidan por error.
Alérgenos en la ficha de cada producto
Los catorce alérgenos de declaración obligatoria quedan en la ficha del producto, también para lo que se vende sin envasar, y se revisan cuando cambia la receta o el proveedor.
Registros de APPCC
Temperaturas de cámaras, controles de recepción y limpiezas apuntados desde el móvil o la tableta, con fecha y responsable, listos para enseñarlos en una inspección.
Mermas con su motivo
Producto caducado, roto o devuelto registrado con su motivo y su coste, para saber cuánto se pierde por familia, por proveedor o por tienda y dónde actuar.
Una prueba para cualquier demostración: que simulen la retirada de un lote. Que busquen un lote de materia prima, vean en qué productos acabó y saquen la lista de clientes que los recibieron. Si lo resuelven con una consulta, el sistema entiende la alimentación. Lo contamos en cómo gestionar trazabilidad y lotes con el ERP.
El cambio
De las hojas de cálculo a un ERP de alimentación con lotes y caducidades.
Así cambia el día a día de un obrador, un almacén o una tienda cuando compras, stock y ventas comparten los mismos datos.
Sin un ERP que entienda la alimentación
- Lotes apuntados a mano o en una hoja de cálculo aparte.
- Una retirada obliga a revisar albaranes uno a uno.
- Las caducidades se descubren en la estantería.
- Los alérgenos están en documentos sueltos que nadie actualiza.
- Las mermas se tiran y no constan en ningún sitio.
Con nuestra solución sectorial
- Lote y caducidad registrados en cada entrada y cada salida.
- Trazabilidad de un lote, hacia atrás y hacia delante, en una consulta.
- Sale primero lo que antes caduca, y lo vencido queda bloqueado.
- Ficha de cada producto con sus alérgenos.
- Mermas con motivo y coste, por familia, proveedor y tienda.
De principio a fin
Del proveedor al cliente: así sigue el ERP cada lote de alimentación.
El recorrido de un producto desde que entra por el muelle hasta que sabes cuánto te ha dejado.
Recepción
Entra la mercancía con su lote, su fecha de caducidad y el control de recepción.
Almacén y cámaras
Cada lote queda en su ubicación y el stock se ve ordenado por caducidad.
Fabricación o preparación
La orden consume lotes de materia prima y crea el lote del producto terminado.
Pedido y expedición
Se prepara por FEFO y el albarán sale con el lote de cada línea.
Factura y margen
Se factura, se cobra y ves el margen real por producto, cliente y familia.
Qué implantamos
Business Central o Vindex: el ERP que implantamos en alimentación.
Trabajamos con dos bases y te recomendamos una u otra según el tamaño de tu empresa y lo que pese el almacén en tu operativa. Lo propio del sector va encima, sin forzar el ERP.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Para fabricantes y distribuidores con almacén, producción o varios centros. Trae de serie el seguimiento por lote, las fechas de caducidad, la salida por FEFO, la consulta de trazabilidad hacia atrás y hacia delante, las listas de materiales y órdenes de producción, los almacenes con ubicaciones y los precios por cliente. Encima desarrollamos como extensión lo propio del sector, como los alérgenos por ingrediente o la conexión con balanzas y etiquetadoras.
Vindex ERP
Nuestro ERP web propio, sin licencias por usuario. Cubre facturación con VeriFactu, compras, gestión de lotes con su trazabilidad, cobros con remesas SEPA, contabilidad y CRM, y encaja en tiendas y pequeños distribuidores que quieren tener cada lote localizado y ordenar la facturación y los cobros. Si tu operativa gira alrededor de caducidades, fabricación y almacén con ubicaciones, te diremos que Business Central te conviene más.
La conexión con tu TPV, tus balanzas o los pedidos EDI de tus clientes la desarrollamos a medida sobre el ERP. Si dudas entre los dos, mira la comparativa Vindex frente a Business Central.
Lotes, caducidades y alérgenos en Business Central.
Los conceptos con los que trabaja una empresa de alimentación, llevados a Business Central y ampliados a medida donde el estándar no llega.
- Lotes y trazabilidad
- Caducidad y FEFO
- Retirada de producto
- Alérgenos por producto
- Recetas y escandallos
- Órdenes de fabricación
- Registros de APPCC
- Mermas con motivo
- Etiquetas con lote
- Tarifas y promociones
- Pedidos por EDI
- Rutas de reparto
- Facturas de proveedor con OCR
Cómo trabajamos
Cómo es un proyecto de ERP para alimentación, de la primera consultoría al arranque.
Con Business Central o con Vindex, lo que más se cuida en alimentación son las fichas de producto y el stock inicial, porque de ellos depende que la trazabilidad funcione desde el primer día.
Primera consultoría
Nos cuentas qué os hace perder tiempo o producto cada semana en el almacén, el obrador o la tienda.
Análisis del circuito
Recorremos el camino real de un lote: recepción, cámaras, fabricación, expedición, devolución y factura.
Fichas y stock inicial
Productos, unidades de medida, alérgenos y existencias de partida, cargadas con su lote y su caducidad.
Formación con casos reales
Con vuestros productos y clientes, y con el personal de almacén implicado desde el principio.
Arranque por fases
Primero compras, stock y ventas con lote. Después EDI, balanzas, registros de APPCC y cuadros de mando.
Qué pasa en la primera consultoría. Escuchamos cómo trabajáis y te decimos si Business Central o Vindex encaja. Si no te conviene, también te lo decimos. Es gratuita y sin compromiso.
Cómo te ayudamos
Soluciones de software para alimentación.
Business Central (ERP)
Compras, almacén con lotes y caducidades, fabricación, ventas y finanzas en una sola plataforma.
Vindex ERP
Nuestro ERP web con gestión de lotes, facturación con VeriFactu, cobros por remesa SEPA y contabilidad, sin licencias por usuario.
Registro automático de facturas
Las facturas de proveedores de materia prima, envases y transporte, leídas con OCR y registradas solas en Business Central.
Power BI
Mermas, rotación, caducidades próximas y margen por familia y cliente, en cuadros de mando que se actualizan solos.
Desarrollo a medida
App para registrar el APPCC desde el móvil, conexión con balanzas y etiquetadoras, y lo que tu operativa tenga de único.
Emisor DeCA
Si mandas palets con un transportista contratado, el documento de control electrónico también te obliga. Lo emites en tres pasos, con su código QR.
Tienda online y web
Tu canal de venta online conectado al mismo stock y a los mismos precios que el almacén y la tienda.
Copias de seguridad
Lotes, trazabilidad y facturación protegidos con copias automáticas y versionadas.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre software de gestión para alimentación.
- Lote y fecha de caducidad en cada entrada y cada salida, salida del stock por FEFO, trazabilidad hacia atrás y hacia delante, ficha de producto con alérgenos y registro de mermas con su motivo. Y lo de cualquier empresa: compras, ventas, facturación y contabilidad en el mismo sistema, para no pasar datos de un programa a otro.
- La normativa europea de seguridad alimentaria (Reglamento CE 178/2002) obliga a saber a qué proveedor compraste cada producto y a qué empresas se lo vendiste. Si el ERP registra el lote en cada movimiento, una consulta te dice qué se fabricó con una partida, dónde queda stock y a qué clientes se envió. Así retiras solo lo afectado y avisas a quien corresponde.
- Sí, si la fecha de caducidad se registra en cada lote al recibirlo o al fabricarlo. Business Central ordena el stock por caducidad, propone la salida por FEFO (primero en caducar, primero en salir) y puede impedir que se registre la salida de un lote vencido. Con Power BI tienes además la lista de lo que caduca esta semana por almacén o por tienda.
- Sí. Los alérgenos se guardan en la ficha de cada producto, y con una extensión a medida la receta suma los de sus ingredientes. Los registros del plan APPCC (temperaturas, recepción, limpieza) los llevamos con una app sencilla para el móvil o la tableta, conectada al ERP y desarrollada a medida para tu plan.
- Depende de lo que vendas y de cómo. Una tienda con pocas referencias y sin almacén propio puede ir bien con un TPV sencillo y su gestoría. Si además vendes a cuenta a restaurantes o a otras tiendas, Vindex lleva los lotes con su trazabilidad y ordena la facturación y los cobros. Con varias tiendas, obrador propio o almacén, Business Central suele ser mejor opción.
- Depende de los usuarios, de los almacenes, de si fabricas o solo distribuyes y de las integraciones con TPV, balanzas o EDI. No hay una cifra para el sector. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España.
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Pon en orden los lotes y las caducidades
de tu empresa de alimentación.
Te ayudamos a unir compras, almacén, fabricación y ventas con la trazabilidad que pide el sector. La primera consultoría es gratuita y sin compromiso.
info@3lsystems.es · Primera consultoría gratuita y sin compromiso