Verticales de Business Central
Business Central para ingenierías: especialidades, documentos con revisiones y rentabilidad
Nuestro vertical de ingeniería técnica añade a Microsoft Dynamics 365 Business Central las horas y la carga de cada especialidad, los documentos del proyecto con sus revisiones A, B y C, los transmittals con los que salen al cliente, los hitos de honorarios que se alcanzan al emitir los documentos y la rentabilidad por proyecto y por especialidad. Para ingenierías y empresas de servicios técnicos.
Qué añade el vertical de ingeniería a Business Central.
Business Central ya lleva los proyectos con sus tareas y su presupuesto, las hojas de horas, las compras imputadas a cada proyecto y la facturación, y el vertical de proyectos añade el Gantt, las dependencias y el previsto frente a real. El de ingeniería pone encima las especialidades, las revisiones de cada documento y lo que salió al cliente.
Especialidades
Con sus horas previstas y reales y su carga semana a semana.
Horas de cada proyecto
Por especialidad y perfil, con su desviación y su coste.
Documentos con revisiones
Su estado y el histórico de cada una.
Transmittals
Con el propósito del envío, la revisión de cada documento y la respuesta del cliente.
Hitos de honorarios
Ligados a las emisiones de cada entregable.
Rentabilidad
Por proyecto y especialidad, hoy y al cierre.
Pantalla de inicio propia
Los documentos por revisar, lo que se puede facturar y los proyectos que pierden dinero, y las cifras de la semana, su variación y su tendencia de 8 semanas.
Horas por especialidad y perfil, previstas frente a reales.
Cada persona lleva su especialidad, como estructuras, instalaciones, civil o medio ambiente, y su perfil, como ingeniero sénior o proyectista. Las líneas de presupuesto y las hojas de horas de los proyectos de ingeniería toman la especialidad de la persona sin que haya que indicarla cada vez.
En cada proyecto se ve un gráfico con las horas reales de cada especialidad delante de las previstas, y debajo cada una con sus perfiles, sus horas, la desviación, el coste previsto, el real y el coste al cierre. Si estructuras lleva más horas de las previstas, sale en rojo. Más abajo están los entregables con su avance, sus horas, sus documentos y sus honorarios.
Carga de cada especialidad, semana a semana.
Una matriz enseña las horas planificadas de cada especialidad, semana a semana, frente a la capacidad de su gente, en verde, en amarillo cuando está al límite y en rojo cuando se pasa. Cada celda abre las líneas de presupuesto que la suman, así que se ve qué proyecto es el que la llena. La carga por persona sigue disponible al lado, para bajar del equipo a quién lo hace.
Documentos del proyecto con sus revisiones A, B y C.
Cada documento del proyecto, sea un plano, una memoria, un cálculo, un anejo o las mediciones, lleva su especialidad, su entregable, su autor y su revisor, y un número que sale de la especialidad, el tipo y un contador. Su estado dice en qué punto está la revisión en curso: en redacción, en revisión, revisado, emitido o aprobado por el cliente.
Una revisión emitida no se toca. Cada cambio abre la revisión siguiente con su motivo, y la anterior queda en el historial como sustituida, con quién la abrió, quién la revisó y cuándo salió. Cada revisión guarda el enlace a su fichero, que sigue en SharePoint o donde lo tenga la empresa.
Transmittals: lo que sale al cliente y su respuesta.
Los documentos salen al cliente en un transmittal, con el propósito del envío: para comentarios, para aprobación, para tramitación, para licencia o para construcción. Se prepara con los documentos de un entregable o eligiéndolos, y solo se emiten revisiones revisadas. Si falta alguna, la ficha dice cuál.
Al emitirlo, cada línea guarda la revisión que salió y su motivo, y ese es el histórico de emisiones de cada documento. Se imprime con el acuse de recibo, y después se apunta la respuesta del cliente. Si lo aprueba, sus revisiones quedan aprobadas por el cliente.
Hitos de honorarios que se alcanzan al emitir.
Cada entregable lleva sus honorarios, y su suma es lo pactado con el cliente. Con un clic se crean sus hitos: con documentos, una parte a cuenta al emitirlos para comentarios y el resto con la emisión final. Sin documentos, como una dirección de obra, un hito al terminar.
El hito se alcanza solo cuando todos los documentos del entregable se han emitido con el propósito que pide, y la lista enseña cuántos llevan emitidos. Después se factura con la factura de venta estándar del proyecto.
Rentabilidad por proyecto y especialidad.
Los honorarios de cada entregable se reparten entre las especialidades según el precio de su presupuesto. Así cada una tiene sus honorarios, su coste previsto, su coste real, lo que le falta a su coste previsto y su coste al cierre, y se ve cuál deja margen y cuál no.
Arriba está lo producido, lo facturado, el trabajo hecho sin facturar y tres márgenes: el de la oferta, el de hoy sobre lo producido y el previsto al cierre. Una lista reúne todos los proyectos con sus especialidades debajo, y los que perderán dinero salen en rojo y en la pantalla de inicio.
Lo que Business Central ya trae de serie para una ingeniería.
El vertical se apoya en lo que Business Central ya hace bien y no lo duplica. Más sobre qué ERP encaja con una ingeniería o un estudio de arquitectura y sobre cómo controlar la rentabilidad por proyecto en el ERP.
- Los proyectos con sus tareas y sus líneas de presupuesto, el diario y el trabajo en curso.
- Los tipos de trabajo, que son las especialidades, y los grupos de recursos, que son los perfiles.
- Los recursos con su coste y su capacidad, y las hojas de horas con su aprobación.
- Los proveedores y las facturas de compra imputadas a cada proyecto, también las de las subcontratas.
- La factura de venta desde el proyecto, la contabilidad y el IVA.
Cómo implantamos Business Central en una ingeniería.
Consultoría inicial
Vemos cómo organizas los proyectos, qué especialidades y perfiles hay, cómo numeras los documentos y cómo facturas los honorarios.
Especialidades y equipo
Las especialidades con su responsable y cada persona con su especialidad, su perfil, su coste y su capacidad.
Documentos
Los tipos de documento, los propósitos de envío y dónde están los ficheros.
Formación
Con los jefes de proyecto, los revisores y la oficina sobre proyectos reales: las horas, los documentos, los transmittals y la facturación.
Arranque
Con los proyectos en curso: se cargan su presupuesto, sus documentos con su revisión y lo facturado, y desde ese día todo va por el sistema.
Primeros pasos con el vertical de ingeniería técnica en Business Central.
Lo que hay que hacer, en orden, para empezar a trabajar con el vertical una vez instalado.
Instalar el vertical
Se instala como una extensión en el entorno de Business Central online de tu empresa. Lo instalamos nosotros al implantarlo. Necesita el vertical de proyectos, que se instala con él.
Dar los permisos
En Business Central, asigna el conjunto de permisos «3L Ingeniería - Usuario» a quien trabaja con el vertical y «3L Ingeniería - Administrador» a quien lo configura.
Elegir el perfil
En Mi configuración, elige el rol «Ingeniería técnica (3L)». Tu pantalla de inicio pasa a ser la del vertical, con sus listas y sus acciones.
Activar la nueva experiencia de precios
El vertical trabaja con la nueva experiencia de precios de venta. Se activa en Administración de características.
Revisar la configuración
Busca «Configuración de ingeniería» con la lupa. Los tipos de documento y los propósitos de envío ya vienen puestos. Revísalos y ajústalos a tu forma de trabajar.
Proyectos
En la configuración del vertical de proyectos, la cuenta de ingresos de los hitos.
Especialidades y equipo
Da de alta las especialidades, y cada persona como recurso con su especialidad, su grupo, su coste y su capacidad.
El primer proyecto
Con sus entregables, su especialidad principal y sus honorarios, sus líneas de presupuesto y sus documentos. Después, Crear hitos de honorarios desde la ficha del proyecto.
Si algo no funciona
Escríbenos desde el soporte de los verticales de Business Central con el vertical, su versión y los pasos que has seguido. Las condiciones de licencia de los verticales están en su página.
Preguntas frecuentes sobre Business Central para ingenierías.
- No. Lo implantamos junto con Business Central o sobre la instalación que ya tengas. El vertical es una extensión que se instala encima.
- Sí. El de ingeniería se instala encima y usa su Gantt, sus dependencias, su imputación de la semana y su previsto frente a real.
- No. Los ficheros siguen donde estén. El vertical lleva el registro de cada documento, sus revisiones, sus estados y sus emisiones, y cada revisión enlaza con su fichero.
- No esa revisión. El cambio abre la revisión siguiente con su motivo, y la emitida queda en el historial tal como salió.
- Tu software técnico sigue siendo el tuyo. Si hace falta, se desarrolla una integración a medida para no apuntar lo mismo dos veces.
- Sí. Cada hito puede pedir un propósito de emisión o ninguno, y entonces se alcanza al terminar el entregable. El importe se puede repartir como se haya pactado.
- Compara los honorarios con el coste real de las horas y los gastos y con lo que falta a su coste previsto. Si la previsión al cierre baja de cero, el proyecto sale en la pantalla de inicio.
- Sí. Es una extensión para Business Central online, no modifica el estándar de Microsoft y la mantenemos al día con cada versión.
- Sí. En la consultoría te lo enseñamos en Business Central con un caso como el tuyo. En la página de software de gestión para ingeniería técnica tienes además una demo interactiva del recorrido completo.
¿Vemos cómo quedaría Business Central en tu ingeniería?
En la primera consultoría vemos tus proyectos, tus especialidades y tu documentación, y te lo enseñamos en Business Central. Es gratuita y sin compromiso.
info@3lsystems.es · Primera consultoría gratuita y sin compromiso