Software para ortopedias: prescripciones, taller a medida y alquiler
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El día a día
Programa para ortopedias: lo que tiene que resolver cada día.
Prescripciones que se pierden entre el mostrador y el taller
La prescripción llega en papel, se fotocopia y el tipo de producto se vuelve a teclear en el encargo y en la factura. Si el tipo no coincide con el catálogo, el paciente no cobra el reintegro.
Cada producto con su IVA
Una ortesis va al 10 %, o al 4 % si es para una persona con una discapacidad acreditada del 33 % o más, y una cama o una crema, al 21 %. Si el TPV no lo sabe, el ticket y la declaración del IVA salen mal.
Reintegro o pago directo, según la comunidad
Cada servicio de salud fija su procedimiento: el paciente paga y pide el reintegro o, con escasos recursos o un producto de elevado importe, la ortopedia cobra directamente lo financiado. Hay que saber qué factura dar y cuánto queda por cobrar.
El producto a medida y sus papeles
Cada plantilla o corsé lleva la prescripción, las medidas, los materiales con su lote y una declaración que se guarda diez años. Hecho a mano, nadie encuentra el lote de un material cuando hace falta.
Sillas y camas en casa de quién
Una flota de alquiler con decenas de unidades, contratos que se prorrogan, fianzas, entregas, recogidas e higienizaciones. En una hoja de cálculo, siempre falta saber qué silla está libre y cuándo vuelve.
Mutuas y aseguradoras con sus normas
Cada entidad tiene su autorización, su tarifa y su factura mensual. Sin un sistema, las entregas sin facturar y los cobros atrasados se descubren tarde.
Una prueba para cualquier demostración: que conviertan una prescripción del servicio de salud en una ortesis a medida, con la toma de medidas, el taller y la entrega, la facturen con su IVA y el reintegro preparado, y alquilen una silla de ruedas con su contrato y su recogida.
Las medidas y la prescripción solo las ve el personal técnico, y cada consulta queda registrada.
Cada encargo a medida se sigue de las medidas a la entrega, con sus materiales y sus lotes.
La factura lleva el IVA que toca y deja preparado el reintegro del servicio de salud.
El alquiler se firma en la tableta con su fianza y su recogida, y factura cada mes al 21 %.
El cambio
Del papel y la hoja de cálculo a un software para ortopedias.
Sin un sistema pensado para ortopedias
- La prescripción se copia a mano al encargo y a la factura.
- El IVA de cada producto depende de quien esté en el mostrador.
- El reintegro y lo que debe la gerencia se llevan en una carpeta.
- Los materiales del taller no tienen lote ni se sabe en qué producto acabaron.
- Las sillas y camas de alquiler se buscan en una hoja de cálculo.
Con nuestra solución sectorial
- La prescripción trae el tipo del catálogo común, su importe máximo y su aportación.
- Cada producto lleva su IVA, y el 4 % sale solo con la discapacidad acreditada.
- La factura deja preparado el reintegro, y el pago directo queda en la cartera de cobros.
- Cada encargo a medida tiene sus fases, sus materiales con lote y su declaración.
- Cada unidad de alquiler tiene su contrato, su fianza, su entrega y su recogida.
De principio a fin
Así funciona el software para ortopedias, paso a paso.
Prescripción
Se escanea y entra con el prescriptor, el tipo del catálogo común, el importe máximo y quién paga.
Medidas
El técnico toma el molde o el escaneo, y las medidas quedan protegidas como dato de salud.
Taller
Molde y positivo, conformado y acabado, con los materiales y sus lotes, hasta la prueba con el paciente.
Entrega y factura
La declaración del producto a medida y la factura con su IVA, el reintegro o el pago directo.
Alquiler y trazabilidad
Contrato firmado en la tableta, ruta de entregas y recogidas, y cada lote o serie hasta el paciente.
Qué implantamos
Business Central o Vindex: el ERP que implantamos para ortopedias.
Vindex ERP
Para ortopedias técnicas independientes y cadenas pequeñas, con taller propio, una o varias tiendas y flota de alquiler. Cubre la facturación con VeriFactu y una serie por establecimiento, los cobros y la cartera, la contabilidad y el CRM. Lo propio de la ortopedia (prescripciones con el catálogo común, reintegro y pago directo, taller a medida con su declaración, mutuas, alquiler con su ruta y trazabilidad por lote y serie) lo programamos dentro del mismo Vindex. Es la recomendación por defecto en este sector.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Para grupos con varias sociedades, distribuidores y fabricantes de productos ortopédicos con almacén central y ubicaciones, o empresas que ya trabajan con Microsoft 365 y Power BI. Trae de serie los almacenes, el seguimiento por lote y número de serie, las listas de materiales y las finanzas. Encima desarrollamos como extensión la prescripción, el taller a medida y el alquiler, y conectamos el TPV.
Nuestro TPV para el mostrador
Funciona en el navegador, en el ordenador del mostrador, en una tableta o en el móvil, con tickets preparados para VeriFactu. Lo adaptamos a la ortopedia: el IVA de cada producto sanitario, la discapacidad acreditada del cliente y la firma de los contratos en la tableta.
La app del repartidor para entregas, recogidas y revisiones la desarrollamos a medida.
Si dudas entre los dos, mira la comparativa Vindex frente a Business Central.
Prescripciones, taller a medida y alquiler en tu ERP de ortopedia.
- Prestación ortoprotésica
- Catálogo común
- Importe máximo de financiación
- Aportación del usuario
- Reintegro y pago directo
- Producto a medida
- Declaración del anexo XIII
- Toma de medidas y molde
- Materiales con lote
- IVA del 4 %, 10 % y 21 %
- Mutuas y aseguradoras
- Alquiler de ayudas técnicas
- Número de serie y UDI
- Notas de seguridad
Cómo trabajamos
Cómo es un proyecto de software para ortopedias, de la primera consultoría al arranque.
Primera consultoría
Nos cuentas cuántas tiendas tenéis, qué fabricáis en el taller, con qué servicio de salud y entidades trabajáis y cuántas unidades tiene la flota de alquiler.
Un día en la ortopedia
Seguimos una prescripción, una toma de medidas, el taller, una entrega, un alquiler y el cierre de caja.
Datos de partida
Artículos con su clase de IVA y su tipo del catálogo, materiales con lote, pacientes, entidades con su tarifa y la flota con sus números de serie y contratos en curso.
Formación con casos reales
Mostrador, técnicos y taller, cada uno con lo que necesita ver y nada más.
Arranque por fases
Primero TPV, prescripciones y facturación. Después taller, alquiler, mutuas, trazabilidad y cuadros de mando.
Qué pasa en la primera consultoría. Escuchamos cómo trabajáis y te decimos si Vindex o Business Central encaja. Si no te conviene, también te lo decimos. Es gratuita y sin compromiso.
Cómo te ayudamos
Soluciones de software para ortopedias.
Vindex ERP
Facturas con VeriFactu, compras, lotes con su trazabilidad, cobro por remesa SEPA y contabilidad.
Business Central (ERP)
Almacenes, fabricación, proyectos, ventas y finanzas en una sola plataforma de Microsoft.
App del repartidor
Las entregas, las recogidas y las revisiones de las ayudas técnicas en alquiler, en el móvil del repartidor y conectadas al ERP.
Nuestro TPV
Funciona en el navegador, en el ordenador del mostrador, en una tableta o en el móvil, con VeriFactu.
Power BI
Margen por cliente, por trabajo y por mes, y los indicadores del día, actualizados solos.
Registro automático de facturas
Las facturas de proveedor leídas con OCR y registradas solas, sin teclear.
Asistente IA
Pregunta en lenguaje natural por tus datos, con un asistente que funciona en tus servidores.
Copias de seguridad
Clientes, trabajos y facturación protegidos con copias automáticas y versionadas.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre software para ortopedias.
- Uno que lleve en el mismo sistema el mostrador con el IVA de cada producto, las prescripciones del servicio de salud con el catálogo común, el taller a medida con su declaración, las mutuas y aseguradoras, el alquiler con sus contratos y la trazabilidad por lote y número de serie. Para una ortopedia o una cadena pequeña, Vindex con nuestro TPV lo cubre, con lo propio del sector programado dentro.
- Las prótesis, las ortesis y las sillas de ruedas van al 10 % (Ley 37/1992, art. 91.Uno.1.6.º c y anexo, apartado octavo), y al 4 % cuando son para una persona con una discapacidad igual o superior al 33 % (art. 91.Dos.1.4.º y 5.º), acreditada con el certificado o la resolución del Imserso o de la comunidad autónoma. Las muletas, los andadores, las grúas, los cojines antiescaras, las prendas de compresión para varices y los productos de apoyo para el baño del anexo van al 10 %, también con discapacidad. Lo que no está en el anexo, como una cama articulada, va al 21 %. El alquiler es un servicio y lleva el 21 %.
- La prescribe un médico especialista con un tipo de producto del catálogo común, que tiene su importe máximo de financiación y, en muchos tipos, una aportación del usuario. Cada servicio de salud fija su procedimiento, y debe permitir que el paciente no adelante el importe si tiene escasos recursos o el producto es de elevado importe (RD 1030/2006, anexo VI, apartado 4.2.a). El sistema prepara la factura para el reintegro o lleva el cobro del pago directo, según el procedimiento de tu comunidad.
- La declaración del fabricante, con el paciente identificado por un nombre, un acrónimo o un código numérico, el prescriptor y, si procede, su centro, las características que pide la prescripción y la conformidad con los requisitos generales. Se conserva al menos diez años (Reglamento (UE) 2017/745, anexo XIII). La fabricación a medida necesita licencia previa de la comunidad autónoma y un técnico responsable (RD 192/2023, art. 10 y disposición final segunda).
- Solo el personal técnico. Son datos relativos a la salud, que el RGPD protege de forma especial (art. 9). El sistema no copia los datos clínicos de la prescripción, guarda lo que piden la prescripción, la adaptación y la factura, registra cada consulta y el aviso al paciente no lleva datos de salud.
- Cada unidad tiene su número de serie, su estado y su higienización. El contrato se firma en la tableta con la cuota, la fianza, la entrega y la recogida prevista, y cada mes sale la factura. Las entregas, recogidas y revisiones a domicilio entran en la ruta de la furgoneta.
- Sí. El sistema guarda el lote o el número de serie de cada producto que vende, dispensa o alquila, y el de los materiales del taller en cada producto a medida. En lo que financia el servicio de salud, la factura lleva además el código de la Oferta, el UDI-DI y la serie o el lote (Orden SCB/45/2019, art. 11.5). Si un fabricante manda una nota de seguridad, se localizan las unidades vendidas, en stock y en alquiler.
- Depende del número de tiendas y usuarios, de lo que haya que traer del programa actual y de las integraciones. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España.
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