Verticales de Business Central
Business Central para agencias y estudios creativos: igualas, entregas aprobadas y rentabilidad
Nuestro vertical de servicios creativos añade a Microsoft Dynamics 365 Business Central las igualas con su cuota y su bolsa de horas, el cierre del mes con una factura por iguala, los proyectos por hitos desde un tipo de proyecto, las entregas con sus rondas de cambios y la aprobación del cliente, un tablero para repartir los trabajos por semanas y la rentabilidad de cada cliente. Para agencias, estudios de diseño y productoras.
Qué añade el vertical de servicios creativos a Business Central.
Business Central ya lleva los proyectos con sus tareas y su presupuesto, las hojas de horas, las compras imputadas a cada proyecto y la facturación, y el vertical de proyectos añade el Gantt, la carga y los hitos. El de servicios creativos pone encima las igualas, las entregas al cliente y la rentabilidad.
Igualas con bolsa de horas
Cuota mensual, horas incluidas, consumidas y exceso.
Cierre del mes
Con una factura por iguala.
Proyectos por hitos
Desde un tipo de proyecto, con sus tareas y sus horas.
Entregas con rondas de cambios
Incluidas y extra.
Aprobación del cliente
Con su firma, antes de alcanzar el hito.
Tablero de trabajos
Por creativo y semana.
Rentabilidad
Por cliente y por iguala.
Pantalla de inicio propia
Lo que espera al cliente, las igualas por cerrar y las bolsas de horas del mes, y las cifras de la semana, su variación y su tendencia de 8 semanas.
Igualas con su cuota y su bolsa de horas.
Cada iguala lleva su cuota mensual, las horas que incluye, la tarifa de las horas de más y el equipo que la lleva, con las horas que reserva cada persona. A cada persona le salen sus igualas como filas propuestas al rellenar las horas de la semana.
La ficha enseña la bolsa del mes, con lo consumido, lo que queda y el exceso, y un gráfico de los últimos meses con la línea de la bolsa y en rojo lo que se ha pasado. Una matriz enseña todas las igualas mes a mes, en horas, en porcentaje de la bolsa o en margen. Las horas que sobran un mes no pasan al siguiente.
Cierre del mes con una factura por iguala.
Al acabar el mes, una pantalla enseña cada iguala con su cuota, su bolsa, lo consumido, el exceso y lo que irá a la factura, y avisa de las horas que todavía no se han registrado.
Al cerrar sale una factura de venta por iguala, con la cuota y, aparte, las horas por encima de la bolsa a su tarifa, lista para revisar y registrar.
Proyectos por hitos, entregas y rondas de cambios.
Un proyecto nuevo sale de su tipo: identidad de marca, web, catálogo, vídeo, packaging o campaña. El tipo trae las tareas, lo que dura cada una, las horas que hay que repartir y los hitos de facturación, como el 30, el 30 y el 40 % de los honorarios.
Cada versión que se envía al cliente es una entrega con sus piezas y su enlace. Si el cliente pide cambios, es una ronda más del proyecto. El presupuesto incluye las que se hayan pactado y, a partir de ahí, cada ronda añade su precio a lo que se factura. La ficha del proyecto lo enseña en una línea: dos de dos incluidas y una extra.
El cliente aprueba la entrega y el hito se factura.
Un hito que pide aprobación no se alcanza hasta que el cliente aprueba la entrega, aunque la tarea esté terminada. El cliente lo hace desde su móvil: ve la versión, sus piezas y las rondas usadas, firma con el dedo o escribe qué cambiaría. Queda registrado quién, cuándo y qué versión, y se puede imprimir.
Al aprobar se alcanza el hito y se crea su factura. La del último hito lleva además las rondas extra y los gastos repercutidos, como unas pruebas de impresión al coste.
Tablero de trabajos por creativo y semana.
El tablero tiene un creativo por fila y una semana por columna. Cada tarjeta es un trabajo con sus horas, en el color de su cliente. Las horas de las igualas salen ya reservadas, y la bandeja lleva las horas que faltan por repartir. Se arrastra una tarjeta a otra persona o a otra semana y se cambia su presupuesto. La celda sale en ámbar cuando está llena y en rojo cuando se pasa.
Rentabilidad por cliente y por iguala.
La rentabilidad compara lo que deja cada cliente con sus horas, al coste de cada persona, y sus gastos, de menos a más margen: sus meses de iguala y los proyectos que se han cerrado en el periodo. Un gráfico enseña el margen de cada uno y, en rojo, los que pierden.
La rentabilidad por iguala añade lo usado de las bolsas, el exceso y lo que entra por hora trabajada.
Lo que Business Central ya trae de serie para una agencia.
El vertical se apoya en lo que Business Central ya hace bien y no lo duplica. Más sobre cómo controlar la rentabilidad por proyecto en el ERP.
- Los proyectos con sus tareas, sus líneas de presupuesto y el diario de proyecto.
- Los recursos con su coste y su capacidad, y las hojas de horas con su aprobación.
- Las facturas de compra imputadas a cada proyecto.
- La facturación desde el proyecto y el trabajo en curso.
- La contabilidad, el IVA de cada factura y la factura electrónica de la localización española.
Cómo implantamos Business Central en una agencia.
Consultoría inicial
Vemos qué igualas llevas, cómo presupuestas los proyectos, cuántas rondas incluyes y cómo facturas.
Tipos de proyecto
Las tareas, las horas y los hitos de lo que haces más a menudo.
Equipo e igualas
Cada persona con su coste por hora, y cada iguala con su cuota, su bolsa y su equipo.
Formación
Con la dirección, las cuentas y el equipo creativo sobre trabajos reales: las horas, las entregas, el tablero y el cierre del mes.
Arranque
Con los trabajos en curso: se cargan los proyectos abiertos y lo facturado, y desde ese día todo va por el sistema.
Primeros pasos con el vertical de servicios creativos en Business Central.
Lo que hay que hacer, en orden, para empezar a trabajar con el vertical una vez instalado.
Instalar el vertical
Se instala como una extensión en el entorno de Business Central online de tu empresa. Lo instalamos nosotros al implantarlo. Necesita el vertical de proyectos, que se instala con él.
Dar los permisos
En Business Central, asigna el conjunto de permisos «3L Servicios Creativos - Usuario» a quien trabaja con el vertical y «3L Servicios Creativos - Administrador» a quien lo configura.
Elegir el perfil
En Mi configuración, elige el rol «Servicios creativos (3L)». Tu pantalla de inicio pasa a ser la del vertical, con sus listas y sus acciones.
Activar la nueva experiencia de precios
El vertical trabaja con la nueva experiencia de precios de venta. Se activa en Administración de características.
Revisar la configuración
Busca «Configuración de servicios creativos» con la lupa. Las series ya vienen creadas. Pon la cuenta de los cargos, las rondas incluidas y el precio de la ronda extra por defecto.
Proyectos y horas
En la configuración del vertical de proyectos, la cuenta de ingresos de los hitos, y en Configuración de recursos, la serie de las hojas de horas.
Equipo
Cada persona es un recurso de tipo persona con su coste y En el tablero de trabajos marcado.
Tipos de proyecto e igualas
Los tipos de proyecto con sus tareas, sus horas y sus hitos, y cada iguala con su cuota, su bolsa, su tarifa y su equipo.
Si algo no funciona
Escríbenos desde el soporte de los verticales de Business Central con el vertical, su versión y los pasos que has seguido. Las condiciones de licencia de los verticales están en su página.
Preguntas frecuentes sobre Business Central para agencias.
- No. Lo implantamos junto con Business Central o sobre la instalación que ya tengas. El vertical es una extensión que se instala encima.
- Sí. El de servicios creativos se instala encima y usa sus hitos de facturación y sus horas de la semana.
- No. Cada mes tiene su bolsa. Lo que se pasa se factura aparte a la tarifa de exceso de la iguala.
- Los meses cerrados no cambian. Cada mes guarda la cuota, la bolsa y la tarifa que tenía.
- Se registra la aprobación sin firma, con quién y cuándo. Si la agencia quiere, la configuración puede exigir la firma para aprobar.
- Un hito que pide aprobación espera a que el cliente la dé. Los hitos que no la piden, como el del briefing, se alcanzan al terminar su tarea. Cada tipo de proyecto dice cuáles la piden.
- En el almacenamiento de la agencia, por ejemplo SharePoint. La entrega guarda qué es cada pieza y su enlace, y se los comparte al cliente con su enlace de revisión.
- Sí. Es una extensión para Business Central online, no modifica el estándar de Microsoft y la mantenemos al día con cada versión.
- Sí. En la consultoría te lo enseñamos en Business Central con un caso como el tuyo. En la página de software para agencias y servicios creativos tienes además una demo interactiva del recorrido completo.
¿Vemos cómo quedaría Business Central en tu agencia?
En la primera consultoría vemos tus igualas, tus proyectos y cómo facturas, y te lo enseñamos en Business Central. Es gratuita y sin compromiso.
info@3lsystems.es · Primera consultoría gratuita y sin compromiso