Instaladores y servicios técnicos
Software para empresas mantenedoras de protección contra incendios: revisiones, actas y retimbrados
Partner de Microsoft y Continia
- Más de 20 años de experiencia
- Más de 200 proyectos
El día a día
Programa para empresas de protección contra incendios: lo que tiene que resolver cada día.
Cada equipo tiene su plazo
Un extintor se revisa cada tres meses y cada año y pasa una prueba de nivel C cada cinco, y una BIE prueba su manguera cada cinco años. Con cientos de clientes, llevar esos plazos en una hoja de cálculo acaba en visitas que se olvidan.
Unas revisiones las hace el titular y otras la mantenedora
Las trimestrales y semestrales de la tabla I puede hacerlas el propio titular, y las anuales y quinquenales de la tabla II solo una empresa mantenedora. Hay que saber de cada cliente qué está contratado y avisarle de lo que le toca a él.
El parte en papel no dice qué equipo se revisó
El acta tiene que identificar cada equipo, con su número de serie o su ubicación, y el resultado de sus comprobaciones. Pasar a limpio la hoja del técnico en la oficina cuesta horas y deja huecos.
Las actas se guardan cinco años
Tanto la mantenedora como el titular conservan la documentación del mantenimiento cinco años, y la Comunidad Autónoma puede pedirla. Buscar un acta en carpetas o correos cuando llega una inspección es perder una mañana.
El retimbrado y la sustitución llegan sin avisar
Cada extintor pasa una prueba de nivel C cada cinco años y admite tres retimbrados. Cuando le tocaría el cuarto, se sustituye y se retira como residuo, y si nadie lo ve antes de la visita, hay que volver otro día.
Lo que se encuentra en la visita no siempre se cobra
Una recarga, una señal rota o un cierrapuertas desajustado se apuntan en el parte y se olvidan. Sin presupuesto ni seguimiento, el trabajo no se hace o no se factura.
Una prueba para cualquier demostración: que el calendario genere las revisiones de un cliente según la periodicidad de cada equipo, el técnico las haga en el móvil equipo a equipo, salga el acta firmada y la app avise del retimbrado de un extintor.
Cada equipo tiene su periodicidad del anexo II y el calendario genera las visitas del año.
En el móvil, el técnico lee el QR de cada equipo y sigue su lista de comprobación.
Al cerrar la visita sale el acta firmada por las dos partes, que se guarda cinco años.
La app avisa del retimbrado y lo coloca en la última visita antes de su fecha.
El cambio
Del papel y la hoja de cálculo a un software para empresas de protección contra incendios.
Sin un sistema pensado para protección contra incendios
- Plazos de cada equipo en una hoja de cálculo o en la memoria del técnico.
- Partes en papel que se pasan a limpio en la oficina.
- Actas en carpetas y correos, difíciles de encontrar al cabo de los años.
- Retimbrados y extintores que hay que sustituir descubiertos en la propia visita.
- Anomalías del parte que nadie presupuesta ni factura.
Con nuestra solución sectorial
- Calendario que genera las visitas según la periodicidad de cada equipo.
- Revisión equipo a equipo en el móvil, con la etiqueta QR y fotos.
- Acta firmada en el móvil por el técnico y el cliente, archivada cinco años.
- Aviso del retimbrado y de la sustitución, colocado en la visita que toca.
- Presupuesto de recargas y sustituciones a partir de las anomalías.
De principio a fin
Así funciona el software para empresas de protección contra incendios, paso a paso.
Plan de mantenimiento
Cada cliente tiene sus equipos y cada equipo, la periodicidad del anexo II y quién la hace.
Calendario y rutas
Las visitas se generan solas y se reparten por zona entre los técnicos.
Visita con la app
El técnico lee el QR de cada equipo, sigue su lista de comprobación y anota las anomalías con foto.
Acta firmada
El cliente firma en el móvil y recibe el certificado con las listas de comprobación.
Presupuesto y factura
Las anomalías pasan a presupuesto y las cuotas del contrato se facturan en su periodo.
Qué implantamos
Business Central o Vindex: el ERP que implantamos para empresas de protección contra incendios.
Vindex ERP
Para empresas mantenedoras pequeñas y medianas, de unos pocos técnicos a una docena, con cientos o miles de contratos con comunidades, comercios, naves, hoteles y colegios. Vindex lleva los clientes y sus contratos con cuota, la facturación periódica con VeriFactu, los presupuestos, los cobros por remesa SEPA, la contabilidad y el CRM. Encima desarrollamos el plan de mantenimiento por equipo, el calendario, la app del técnico con QR y firma, las actas y los avisos de retimbrado, dentro del mismo sistema. Es la base que recomendamos en la mayoría de mantenedoras.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Para mantenedoras grandes, con varias delegaciones o provincias, almacén con ubicaciones y mucho stock, o que además instalan y venden equipos a otras empresas. La licencia Premium trae la gestión de servicio de serie: artículos de servicio con número de serie, contratos con facturación periódica y órdenes de servicio. Encima desarrollamos como extensión lo propio de la protección contra incendios: periodicidades del anexo II, retimbrados, actas y la app del técnico.
Si dudas entre los dos, mira la comparativa Vindex frente a Business Central.
Revisiones, actas y retimbrados en tu ERP de protección contra incendios.
- Plan de mantenimiento por equipo
- Anexo II del RD 513/2017
- Revisión trimestral y anual
- Retimbrado
- Tres retimbrados por extintor
- Etiqueta QR del equipo
- Acta de mantenimiento
- Bocas de incendio equipadas (BIE)
- Detección y alarma
- Puertas cortafuegos
- Inspección periódica (OCA)
- Contratos con cuota periódica
- Remesas SEPA y VeriFactu
- Extintores retirados como residuo
Cómo trabajamos
Cómo es un proyecto de software para empresas de protección contra incendios, de la primera consultoría al arranque.
Primera consultoría
Nos cuentas cuántos técnicos y clientes tenéis, qué sistemas mantenéis y cómo llegan hoy los partes a la oficina.
Análisis en la calle
Seguimos un día de un técnico: ruta, revisión equipo a equipo, anomalías, firma del cliente y acta.
Clientes, equipos y contratos
Migramos los clientes con sus contratos y el inventario de equipos, con su número de serie, su fecha de fabricación y su última prueba.
Etiquetas, app y formación
Etiquetamos los equipos con su QR en las primeras visitas y formamos a los técnicos con casos reales.
Arranque por fases
Primero contratos, calendario, app y actas. Después presupuestos, almacén, inspecciones y cuadros de mando.
Qué pasa en la primera consultoría. Escuchamos cómo trabajáis y te decimos si Vindex o Business Central encaja. Si no te conviene, también te lo decimos. Es gratuita y sin compromiso.
Cómo te ayudamos
Soluciones de software para empresas de protección contra incendios.
Vindex ERP
Facturas con VeriFactu, compras, lotes con su trazabilidad, cobro por remesa SEPA y contabilidad.
Business Central (ERP)
Almacenes, fabricación, proyectos, ventas y finanzas en una sola plataforma de Microsoft.
App del técnico
Lectura del QR de cada equipo, lista de comprobación, fotos y acta firmada en el móvil, conectadas al ERP.
Power BI
Margen por cliente, por trabajo y por mes, y los indicadores del día, actualizados solos.
Registro automático de facturas
Las facturas de proveedor leídas con OCR y registradas solas, sin teclear.
Asistente IA
Pregunta en lenguaje natural por tus datos, con un asistente que funciona en tus servidores.
Copias de seguridad
Clientes, trabajos y facturación protegidos con copias automáticas y versionadas.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre software para empresas de protección contra incendios.
- Uno que lleve cada equipo de cada cliente con su periodicidad, genere las visitas, recoja la revisión en el móvil y deje el acta firmada, y que además facture los contratos y los trabajos. Implantamos Vindex en la mayoría de mantenedoras y Business Central cuando hay varias delegaciones o mucho almacén.
- Sí. Cada operación del anexo II lleva su plazo máximo entre dos mantenimientos: trimestral, semestral, anual, cada tres años o cada cinco. Las de la tabla I las puede hacer el titular y las de la tabla II solo la mantenedora o el fabricante, y el plan de cada cliente dice quién hace cada una.
- Cada extintor guarda su fecha de timbrado y sus pruebas. El anexo II del RD 513/2017 pide una prueba de nivel C cada cinco años y, a partir del timbrado, tres retimbrados como mucho. Cuando le tocaría el cuarto, el sistema lo marca para sustituirlo. Cada retimbrado y cada sustitución van en la última visita antes de su fecha, y la app lo avisa al leer el equipo.
- Al menos cinco años desde su expedición. Lo dicen los artículos 17 y 21 y el anexo II del RD 513/2017, para la mantenedora y para el titular. Las actas quedan en el sistema con su fecha de conservación y se pueden exportar para el cliente o para la inspección de la Comunidad Autónoma.
- Los del apartado 5 del anexo II: la propiedad y su representante, la instalación, la última inspección y el último mantenimiento, la empresa mantenedora con su número de identificación, el personal que hace las operaciones y, de cada equipo, su tipo, su identificación, las operaciones hechas y su resultado. Lleva anexas las listas de comprobación y la firman la mantenedora y la propiedad.
- Sí. Las pide el titular a un organismo de control: al menos cada diez años según el artículo 22 del RD 513/2017, con excepciones por uso y superficie, y al menos cada cinco años en los establecimientos industriales según el artículo 13 del reglamento aprobado por el RD 164/2025. El sistema calcula la próxima de cada cliente y te ayuda a avisarle.
- La desarrollamos para que guarde la revisión en el móvil y la envíe al recuperar la conexión. Las fotos, las anomalías y la firma llegan a la oficina en cuanto el móvil vuelve a tener datos.
- Depende de los usuarios, de los técnicos con la app, de los datos que haya que migrar y de lo que haya que adaptar. Después de ver tu caso te damos un presupuesto cerrado. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España.
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Lleva las revisiones, las actas y los retimbrados de tus clientes
en un solo sistema.
Te ayudamos a unir el calendario del RD 513/2017, la app del técnico, las actas y la facturación en un sistema pensado para mantenedoras. La primera consultoría es gratuita y sin compromiso.
info@3lsystems.es · Primera consultoría gratuita y sin compromiso