Verticales de Business Central
Business Central para alquiler de inmuebles: contratos, fianzas, facturación y propietarios
Nuestro vertical de alquiler de inmuebles añade a Microsoft Dynamics 365 Business Central la cartera de edificios e inmuebles con su referencia catastral, los contratos con sus plazos según la Ley de Arrendamientos Urbanos, la actualización anual de la renta, las fianzas con su depósito en cada comunidad autónoma, la facturación mensual con IVA y retención, las remesas y los impagados, la liquidación a los propietarios y las actas de entrada y salida con fotos. Para patrimoniales, propietarios con varios inmuebles y gestoras que alquilan por cuenta de terceros.
Qué añade el vertical de alquiler de inmuebles a Business Central.
Business Central ya resuelve la facturación, los cobros con la cartera de efectos, los mandatos SEPA y la contabilidad. El vertical añade el día a día de quien alquila viviendas, locales y garajes, propios o de otros propietarios, como una extensión que se instala sobre Business Central y se actualiza con él.
Edificios e inmuebles
Con su referencia catastral comprobada, su propietario, sus superficies y su estado.
Contratos según la LAU
Vivienda habitual, vivienda temporal y uso distinto, con vencimientos, prórrogas y preavisos calculados.
Actualización de la renta
Con el IRAV o el IPC, el límite legal de cada fecha y la carta al inquilino.
Fianzas por comunidad autónoma
Con su organismo y su plazo de depósito, y la devolución con sus deducciones.
Facturación mensual
Renta, gastos repercutidos, prorrateo, IVA y retención en facturas de venta estándar.
Remesas e impagados
El cobro por remesa SEPA y cada recibo devuelto seguido hasta la demanda.
Liquidación a propietarios
Lo cobrado, los gastos pagados por su cuenta y la comisión de gestión.
Actas de entrada y salida
Inventario por estancia, fotos comparadas y la firma del inquilino.
Matriz de ocupación
Cada inmueble mes a mes, con la tasa de ocupación.
Pantalla de inicio propia
La ocupación, lo que vence, las fianzas por depositar y lo que está sin cobrar, y las cifras de la semana, su variación y su tendencia de 8 semanas.
Cartera de edificios, inmuebles y propietarios.
Cada edificio lleva su dirección, su comunidad autónoma, la parcela catastral, el propietario y si está en propiedad horizontal. Cada inmueble, sea una vivienda, un local, una oficina, un garaje o un trastero, lleva su referencia catastral, que se comprueba con sus dos caracteres de control al escribirla, la planta y la puerta, las superficies, el IBI y la cuota de comunidad anuales, los suministros y la renta que se pide cuando está libre.
El estado del inmueble cambia solo: alquilado cuando empieza un contrato, libre cuando termina, en reforma o reservado. La ficha del edificio enseña sus contratos en el tiempo, con los preavisos marcados y hasta dónde llega la duración mínima si el inquilino sigue.
Los propietarios pueden ser la propia empresa o terceros por cuya cuenta se alquila, personas físicas o jurídicas, cada uno con su comisión de gestión y su serie de facturas.
Contratos de alquiler con sus plazos según la LAU.
El contrato se hace sobre el inmueble y el inquilino, que es un cliente de Business Central. Según sea de vivienda habitual, de vivienda temporal o de uso distinto, y según el arrendador sea una persona física o jurídica, el vertical propone la fianza legal, el IVA y el índice de actualización, y calcula el fin del plazo pactado y el de la prórroga obligatoria, el próximo vencimiento, la prórroga tácita, el último día de preaviso de cada parte y desde cuándo puede desistir el inquilino.
Las reglas están en una tabla por tipo de contrato y de arrendador, cada una con la fecha desde la que se aplica y su fuente legal, y las que dependen de una norma aún pendiente de convalidación van marcadas. Un cambio de ley es una fila nueva desde su fecha. Al dar de alta el contrato se crea el mandato SEPA y la fianza queda pendiente de depositar con su plazo.
Actualización anual de la renta con el IRAV o el IPC.
En el aniversario de cada contrato, el vertical propone la actualización con el último valor publicado del índice pactado, el índice de referencia del INE para la vivienda (IRAV) o el IPC para un local, y con el límite legal vigente en esa fecha. Se notifica al inquilino con su carta, y la renta nueva se cobra desde el aniversario y nunca antes del mes siguiente a la notificación.
Los valores de los índices y los límites de la actualización se guardan con su fecha, y cada contrato toma los que le tocan.
Fianzas con su depósito en cada comunidad autónoma.
Cada comunidad autónoma tiene sus reglas: si la fianza se deposita, en qué organismo, en qué plazo y desde cuándo cuenta. El vertical trae las de la Comunitat Valenciana, Madrid, Cataluña y Andalucía, con su fuente, y las de las demás comunidades se configuran en la misma tabla.
Cada fianza queda con su último día de depósito y su resguardo, y las que van fuera de plazo salen en los avisos y en la pantalla de inicio.
Facturación mensual del alquiler con IVA y retención, y cobro por remesa.
Cada mes, el lanzamiento de la facturación recorre los contratos y crea una factura de venta estándar para cada uno: la renta del mes o la de los días de una entrada o una salida a mitad de mes, los gastos repercutidos como la comunidad o el IBI, el IVA del contrato, exento en la vivienda y general en locales, oficinas y garajes, y la retención del 19 % cuando el inquilino es una empresa o un profesional. Los contratos que no se pueden facturar, por ejemplo porque les falta el mandato SEPA, se quedan fuera con su motivo.
Los recibos domiciliados van a la cartera de Business Central y el vertical prepara la remesa con los que vencen. Cada recibo devuelto sigue su gestión: volver a presentarlo, avisar al inquilino, el requerimiento de pago y la demanda.
Liquidación a los propietarios, para las gestoras.
Para cada propietario, la liquidación reúne las facturas de sus inmuebles cobradas en el periodo, con su base, su IVA y la retención que practicó el inquilino, los gastos pagados por su cuenta y la comisión de gestión de cada inmueble. Se crea la factura de la comisión, se imprime el informe para el propietario y el neto se le paga con los diarios de pagos de Business Central.
Las retenciones del año se reúnen por inquilino, arrendador e inmueble, para preparar los modelos 115 y 180.
Actas de entrada y salida con fotos comparadas.
Las actas de entrada y de salida llevan el inventario por estancia con el estado de cada elemento, las llaves y las lecturas de los contadores. Las fotos se añaden desde el móvil o desde un fichero, y el inquilino firma en la pantalla.
En el acta de salida, el comparador enseña cada estancia con la foto de la entrada y la de la salida en la misma imagen, con una barra que se arrastra, y al lado el estado de cada elemento y los daños que se descuentan de la fianza.
Devolución de la fianza con sus deducciones.
Al terminar el contrato, la devolución toma la fianza y la garantía en metálico, descuenta los daños del acta de salida y los recibos sin cobrar, y calcula lo que se devuelve y el último día para hacerlo, un mes desde la entrega de las llaves.
También sigue la petición al organismo autonómico donde está depositada, con la fecha en que debería devolverla, y se imprime la liquidación para el inquilino.
Matriz de ocupación por inmueble y mes.
La matriz pone un inmueble en cada fila y un mes en cada columna: alquilado el mes entero, con una entrada o una salida a mitad de mes, con preaviso, en reforma, reservado o libre. La cabecera de cada mes lleva la tasa de ocupación por días, se filtra por edificio, propietario o tipo de inmueble, y al pulsar una celda se abre el contrato de ese mes.
Lo que Business Central ya trae de serie para el alquiler.
El vertical se apoya en lo que Business Central ya hace bien y no lo duplica.
- Las facturas de venta con sus series, su IVA y su contabilidad.
- La cartera de efectos con las remesas SEPA, los impagados y la recirculación.
- Los mandatos de adeudo directo y las cuentas bancarias de los clientes.
- Los diarios de pagos y la conciliación bancaria.
- Los clientes, los proveedores y la configuración del IVA.
Cómo implantamos Business Central para el alquiler de inmuebles.
Consultoría inicial
Vemos tu cartera, tus propietarios y cómo facturas y cobras hoy.
Edificios, inmuebles y contratos
Se cargan con sus fechas, sus rentas y sus fianzas.
Reglas y series
Las reglas de las comunidades donde están tus inmuebles y la serie de facturas de cada propietario.
Formación
Con tus contratos y tus inquilinos.
Arranque por fases
Primero la cartera y la facturación, después las liquidaciones y las actas.
Primeros pasos con el vertical de alquiler de inmuebles en Business Central.
Lo que hay que hacer, en orden, para empezar a trabajar con el vertical una vez instalado.
Instalar el vertical
Se instala como una extensión en el entorno de Business Central online de tu empresa. Lo instalamos nosotros al implantarlo.
Dar los permisos
En Business Central, asigna el conjunto de permisos «3L Alquiler de inmuebles - Usuario» a quien trabaja con el vertical y «3L Alquiler de inmuebles - Administrador» a quien lo configura.
Elegir el perfil
En Mi configuración, elige el rol «Alquiler de inmuebles (3L)». Tu pantalla de inicio pasa a ser la del vertical, con sus listas y sus acciones.
Revisar la configuración
Busca «Configuración del alquiler de inmuebles» con la lupa. Revisa el porcentaje y la cuenta de la retención, los grupos de IVA de la vivienda y del resto, el plazo de devolución de la fianza, los días de antelación de la remesa y las series.
Reglas y comunidades
Revisa las reglas de la Ley de Arrendamientos Urbanos y las de las fianzas de las comunidades autónomas donde tienes inmuebles. Las que no vienen cargadas se rellenan en la misma tabla.
Índices
Da de alta los valores del IRAV y del IPC cuando el INE los publica.
Propietarios, edificios e inmuebles
Crea los propietarios con su comisión y su serie de facturas, y los edificios y los inmuebles con su referencia catastral.
Si algo no funciona
Escríbenos desde el soporte de los verticales de Business Central con el vertical, su versión y los pasos que has seguido.
Preguntas frecuentes sobre Business Central para alquiler de inmuebles.
- No. Lo implantamos junto con Business Central o sobre la instalación que ya tengas. El vertical es una extensión que se instala encima.
- Sí. Cada propietario tiene su comisión, su serie de facturas y su liquidación con lo cobrado, sus gastos y la comisión.
- Sí. Cada contrato lleva su tipo, vivienda habitual, vivienda temporal o uso distinto, con su fianza, su IVA y su índice de actualización.
- Los plazos, las fianzas, los límites de la actualización y las reglas de cada comunidad están en tablas con su fecha de inicio y su fuente legal. Un cambio de ley es una fila nueva desde su fecha.
- Sí. La factura lleva la retención del 19 % cuando toca, y el vertical reúne las retenciones del año por inquilino, arrendador e inmueble para los modelos 115 y 180.
- Sí. Es una extensión para Business Central online, no modifica el estándar de Microsoft y la mantenemos al día con cada versión.
- Sí. En la consultoría te lo enseñamos en Business Central con una cartera de ejemplo y, si quieres, con tus propios contratos.
¿Vemos cómo quedaría Business Central con tus alquileres?
En la primera consultoría vemos tu cartera, tus propietarios y cómo facturas y cobras, y te lo enseñamos en Business Central. Es gratuita y sin compromiso.
info@3lsystems.es · Primera consultoría gratuita y sin compromiso