Software para alquiler de maquinaria: flota, entregas, lluvia y fianzas
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- Más de 20 años de experiencia
- Más de 200 proyectos
El día a día
Programa para empresas de alquiler de maquinaria: lo que tiene que resolver cada día.
Una flota que no se ve
Nadie sabe sin llamar al depósito qué tijeras de 12 m están libres el lunes, cuál vuelve mañana o cuál está en el taller. La reserva se confirma a ojo y a veces sale la que tocaba revisar.
Máquinas que llegan a su revisión en obra
Las horas se leen cuando la máquina vuelve, si se leen. La revisión de las 500 h se pasa en plena obra y el aceite se cambia tarde.
Entregas sin pruebas
Sin fotos, sin las horas del horómetro y sin el nivel del depósito a la salida, cada golpe y cada litro que falta acaba en una discusión con el cliente.
El fin de mes con la libreta
Hay que contar los laborables de cada contrato, restar la lluvia que se pactó y las paradas por avería y sumar portes y gasóleo. Una factura mal hecha se cobra tarde.
Operadores sin formación acreditada
Cada máquina pide su formación y el certificado del operador caduca. Si la plataforma sale sin comprobarlo, el problema llega con el accidente.
No saber qué máquina gana dinero
Las máquinas viejas facturan pero se comen el taller, y las que más salen no se repiten. Sin las cuentas de cada unidad, la compra y la venta se deciden por intuición.
Una prueba para cualquier demostración: que alquilen una miniexcavadora por semanas a una obra, con una unidad libre y un operador formado, que la lleven en camión y la entreguen con fotos, horas y combustible, y que reciban otra máquina de vuelta con un daño, facturen el periodo descontando los días de lluvia pactados y cobren el daño de la fianza.
La reserva se pide por categoría y se asigna la unidad libre que no llega a su revisión durante el alquiler.
La entrega se firma en la obra con fotos, horas, combustible y la documentación de la máquina.
A la vuelta se comparan las fotos, se leen las horas y el combustible y se valora el daño.
El periodo se factura con la lluvia pactada descontada y los cargos de la devolución salen de la fianza.
El cambio
Del papel y la hoja de cálculo a un software para empresas de alquiler de maquinaria.
Sin un sistema pensado para el alquiler de maquinaria
- La disponibilidad se pregunta al depósito y las reservas se apuntan en una pizarra.
- Las horas se leen a la vuelta y las revisiones se hacen cuando alguien se acuerda.
- La entrega se firma en un albarán sin fotos, sin horas y sin el nivel del depósito.
- La factura del mes se prepara contando días en una hoja de cálculo.
- La fianza y los daños se negocian por teléfono, sin pruebas.
Con nuestra solución sectorial
- El planificador da las unidades libres de cada categoría y propone la que no llega a su revisión durante el alquiler.
- Las horas llegan por telemetría y la revisión de cada máquina sale cuando le toca.
- La app del conductor guarda las fotos, el horómetro, el combustible y la firma en la obra.
- Cada 30 días sale la factura del periodo con los laborables, la lluvia pactada y las paradas descontadas.
- La devolución se compara con las fotos de salida y los cargos se cobran de la fianza.
De principio a fin
Así funciona el software para empresas de alquiler de maquinaria, paso a paso.
Reserva y unidad
La reserva se pide por categoría y al preparar la salida se asigna la unidad libre que no llega a su revisión durante el contrato.
Contrato y operador
El contrato por días, semanas o meses recoge la cobertura de daños, la fianza y los operadores acreditados para esa máquina.
Transporte y entrega
El porte entra en la ruta del camión y el conductor entrega con fotos, horas, combustible y la documentación de la máquina.
Obra y facturación
Las horas llegan por telemetría, las averías se atienden en obra y cada 30 días se factura el periodo con la lluvia y las paradas descontadas.
Devolución y taller
La vuelta se compara con las fotos de salida, los daños y el gasóleo se cobran de la fianza y la máquina pasa por el taller si le toca.
Qué implantamos
Business Central o Vindex: el ERP que implantamos para empresas de alquiler de maquinaria.
Vindex ERP
Para alquiladores de uno a unos pocos depósitos, con camión y taller propios. Cubre la facturación con VeriFactu, los cobros, las compras, la contabilidad y el CRM. Lo propio del alquiler (flota por unidad, disponibilidad, contratos, entregas con fotos, transporte, revisiones por horas, averías, lluvia pactada, fianzas, daños y rentabilidad por unidad) lo programamos dentro del mismo Vindex. Es la recomendación por defecto en este sector.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Para alquiladores con muchas delegaciones, flotas grandes o grupos que ya trabajan con Microsoft 365 y Power BI. Trae de serie los activos fijos con su amortización, los números de serie y los almacenes. Encima desarrollamos como extensión el planificador, los contratos y la facturación por periodos, las entregas y el taller.
La app del conductor para entregas y devoluciones con fotos, y la del técnico de averías en obra, las desarrollamos a medida, conectadas al ERP.
Si dudas entre los dos, mira la comparativa Vindex frente a Business Central.
Flota, entregas, lluvia y fianzas en tu ERP de alquiler.
- Flota por unidad
- Número de serie
- Horómetro y telemetría
- Disponibilidad por categoría
- Contrato por semanas o meses
- Facturación por periodos
- Días de lluvia pactados
- Parte de entrega con fotos
- Transporte a obra
- Revisión por horas
- Avería en obra
- Fianza
- Cobertura de daños
- Rentabilidad por unidad
Cómo trabajamos
Cómo es un proyecto de software para empresas de alquiler de maquinaria, de la primera consultoría al arranque.
Primera consultoría
Nos cuentas cuántos depósitos tenéis, qué familias de máquinas alquiláis, cómo facturáis y cómo se hacen hoy las entregas y el taller.
Un día en el depósito
Seguimos una reserva, una salida en camión, una devolución con daño, una avería en obra y la facturación de fin de periodo.
Datos de partida
Unidades con su número de serie y sus horas, tarifas, clientes y obras, contratos abiertos, operadores y el plan de revisiones de cada fabricante.
Formación con casos reales
Mostrador, conductores, taller y administración, cada uno con lo que necesita ver y nada más.
Arranque por fases
Primero flota, contratos y facturación. Después la app del conductor, el transporte, el taller, la telemetría y los cuadros de mando.
Qué pasa en la primera consultoría. Escuchamos cómo trabajáis y te decimos si Vindex o Business Central encaja. Si no te conviene, también te lo decimos. Es gratuita y sin compromiso.
Cómo te ayudamos
Soluciones de software para empresas de alquiler de maquinaria.
Vindex ERP
Facturas con VeriFactu, compras, lotes con su trazabilidad, cobro por remesa SEPA y contabilidad.
Business Central (ERP)
Almacenes, fabricación, proyectos, ventas y finanzas en una sola plataforma de Microsoft.
Apps del conductor y del técnico
Las entregas y devoluciones con fotos y las averías en obra, en el móvil y conectadas al ERP.
Power BI
Margen por cliente, por trabajo y por mes, y los indicadores del día, actualizados solos.
Registro automático de facturas
Las facturas de proveedor leídas con OCR y registradas solas, sin teclear.
Asistente IA
Pregunta en lenguaje natural por tus datos, con un asistente que funciona en tus servidores.
Copias de seguridad
Clientes, trabajos y facturación protegidos con copias automáticas y versionadas.
FAQ
Preguntas frecuentes sobre software para empresas de alquiler de maquinaria.
- Uno que lleve en el mismo sistema cada unidad con su número de serie y sus horas, la disponibilidad y las reservas, los contratos y su facturación por periodos, las entregas y devoluciones con fotos, el transporte, el taller con las revisiones por horas, las averías, las fianzas y los daños. Para un alquilador de uno a unos pocos depósitos, Vindex lo cubre, con lo propio del sector programado dentro.
- Las reservas se piden por categoría, como «tijera eléctrica de 12 m», y el planificador da las unidades libres de cada día en cada depósito. Al preparar la salida se asigna la unidad libre todo el plazo que no llega a su revisión durante el contrato, y se avisa si un día faltan máquinas.
- Por periodos: cada 30 días desde la entrega y al devolver la máquina. En los arrendamientos, el IVA se devenga cuando es exigible cada parte del precio, así que cada periodo lleva su factura con los laborables, las semanas o el mes que tocan, la cobertura de daños, los portes y, al final, el gasóleo y los daños.
- Sí, si se pactan en el contrato. El cliente avisa antes de la hora acordada y el sistema comprueba en la telemetría que la máquina no ha trabajado ese día. Los días aceptados no se facturan, con el tope por periodo que se haya pactado, y lo mismo pasa con las paradas por una avería que no es del cliente.
- La conducción de equipos de trabajo automotores es para quien ha recibido una formación específica para conducirlos con seguridad, y el empresario tiene que dar a sus trabajadores la formación y la información de cada equipo. El sistema guarda los certificados de los operadores de cada cliente, con su caducidad, y el contrato solo autoriza a los acreditados para esa máquina. Para las plataformas y las carretillas, los cursos suelen seguir las normas UNE 58923 y UNE 58451.
- Cada máquina lleva su marcado CE con el número de serie y el año de fabricación, y va acompañada de la declaración CE de conformidad y del manual de instrucciones al menos en castellano. Además, cuando un equipo se usa fuera de la empresa tiene que ir con la prueba de su última comprobación. El sistema guarda todo con la unidad y lo entrega con el parte.
- El arrendatario responde del deterioro de la máquina salvo que pruebe que no fue culpa suya, y las fotos de salida y de vuelta son la prueba. Con la cobertura de daños, el cliente paga como mucho la franquicia pactada. Si dejó fianza, los cargos de la devolución se cobran de ella y se devuelve el resto.
- Depende del número de depósitos y usuarios, de lo que haya que traer del programa actual y de las integraciones, como la telemetría. Como orientación general, una pyme de 5 a 25 usuarios suele invertir entre 8.000 y 30.000 € en poner en marcha un ERP, según cuánto cuesta un ERP en España.
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Te ayudamos a ordenar la flota, las reservas, las entregas con fotos, el transporte, el taller y la facturación por periodos en un sistema pensado para empresas de alquiler de maquinaria. La primera consultoría es gratuita y sin compromiso.
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