Retenciones de IRPF y modelos 111, 115 y 190 en Business Central: qué trae y qué falta

Durante años, quien llevaba retenciones de IRPF en Business Central lo hacía con una extensión de terceros o con apaños en la contabilidad. Eso ha cambiado, y muchas páginas de internet siguen diciendo que la versión española «no trae IRPF». En esta guía separamos las dos partes del problema: calcular y contabilizar la retención, que ahora sí está en el estándar, y declararla a Hacienda, que sigue necesitando trabajo extra. Si buscas cómo se automatizan otros modelos, lo contamos en modelos 303, 347 y 349.

Qué obligaciones tiene una empresa que retiene IRPF

Si pagas a profesionales, a trabajadores o alquilas un local, eres retenedor y la Agencia Tributaria te pide tres cosas, según su página de obligaciones del retenedor:

• Modelo 111. Autoliquidación de las retenciones sobre rendimientos del trabajo, actividades económicas, premios e imputaciones de renta. Se presenta en los 20 primeros días naturales de abril, julio, octubre y enero por el trimestre anterior, o cada mes si tu volumen de operaciones del año anterior superó el umbral de gran empresa, algo más de seis millones de euros.
• Modelo 115. Autoliquidación de las retenciones sobre alquileres de inmuebles urbanos, con los mismos plazos que el 111.
• Resúmenes anuales. El modelo 190 resume el 111 y el modelo 180 resume el 115. Se presentan, con carácter general, del 1 al 31 de enero del año siguiente.

Además, tienes que dar a cada perceptor un certificado de las retenciones antes de que empiece la campaña de la renta, y comunicarle al pagar el porcentaje aplicado. Si domicilias el pago, el plazo de presentación se acorta: la Agencia Tributaria lo fija del 1 al 15 del mes. Aunque no retengas nada en un periodo, si has pagado rentas sujetas a retención tienes que presentar la declaración en negativo. El modelo 111 está regulado por la Orden EHA/586/2011.

Qué trae Business Central de serie desde 2026

Business Central incluye cálculo de retenciones a proveedores en la aplicación estándar. Según el plan de versiones 2026 wave 1, la función estuvo en vista previa desde el 1 de abril de 2026 y pasó a disponibilidad general en octubre de 2026, para todos los países donde aplique. Microsoft lo explica así: ya no necesitas una aplicación de terceros ni una personalización para calcular retenciones.

Lo que hace, según la guía de configuración de retenciones (consultada en noviembre de 2026):

• Se activa en la Configuración de contabilidad con el interruptor de retenciones.
• Defines tipos de renta, grupos contables de negocio (para proveedores) y de producto (para artículos y cuentas), y una matriz de configuración con el porcentaje, el umbral mínimo y las cuentas de retención.
• En la ficha del proveedor marcas que está sujeto a retención.
• Al registrar facturas de compra, calcula la retención y crea un movimiento de retención. Puedes elegir si la retención se realiza al registrar la factura, al registrar el pago o en lo primero que ocurra.
• Con la acción de liquidación calculas y registras lo retenido en un periodo, a partir de los movimientos ya contabilizados.

Con esto, la parte contable queda resuelta: el saldo con el proveedor sale neto de retención y la deuda con Hacienda queda en su cuenta. También hay una vista de los movimientos de retención para revisar qué se ha retenido a quién.

Qué falta: los modelos 111, 115, 190 y 180

La documentación de Microsoft describe el cálculo, el registro y la liquidación, pero no la generación de los modelos 111, 115, 190 ni 180 en el formato que pide la Agencia Tributaria. La configuración tiene campos de tipo de renta y de certificado, pensados para que cada país construya sus informes, pero el fichero para presentar no aparece en la documentación de la localización española.

En la práctica tienes tres caminos:

1. Informe a medida. Se construye sobre los movimientos de retención un informe que agrupa por clave y perceptor y saca los importes de cada casilla, o el fichero del 190 y el 180. Es la opción que mejor encaja si ya tienes desarrollos propios en el ERP.
2. Extensión de terceros. Hay extensiones en Microsoft AppSource que generan algunos de estos modelos. Antes de comprarla, revisa qué modelos cubre y si usa los movimientos estándar o sus propias tablas.
3. Exportar a la asesoría. Si una gestoría presenta tus impuestos, basta con un listado de retenciones por perceptor y periodo. Lo explicamos en Business Central con contable externo.

Cómo pasar de una extensión de IRPF al estándar

Si ya usas una extensión para retenciones, no hay prisa por cambiar, pero conviene planificarlo. Estos son los pasos que seguimos:

1. Inventario. Qué proveedores, cuentas y porcentajes tiene la extensión, y qué informes saca.
2. Prueba en un entorno sandbox. Configura la retención estándar con los mismos casos y compara importes con un trimestre ya presentado.
3. Fecha de corte. Cambia a principio de trimestre para que el 111 de ese periodo salga de un solo sistema. Mejor aún, a principio de año, así el 190 también sale entero del nuevo.
4. Informes. Asegura el 111, el 115, el 190 y el 180 antes de desactivar la extensión.

Las actualizaciones de Business Central son continuas, así que conviene revisar cada versión nueva por si Microsoft amplía la función. Te contamos cómo funcionan en actualizaciones de Business Central.

Errores habituales con las retenciones en el ERP

• Retener a quien no toca. Una sociedad no lleva retención por servicios profesionales. Marca solo a los proveedores que corresponda.
• Porcentaje fijo para todos. Los porcentajes cambian según el tipo de renta y la situación del perceptor. Usa grupos contables distintos, no uno para todo.
• Momento de retención mal elegido. Si retienes al pagar, las facturas registradas y no pagadas no aparecen en la liquidación del periodo. Decide con tu asesor qué criterio aplicas.
• Alquileres mezclados con profesionales. Van a modelos distintos (115 y 111), así que necesitan tipos de renta distintos desde el principio.

En 3L Systems somos partner de Microsoft con más de 20 años de experiencia en Navision y Business Central. Configuramos las retenciones estándar, migramos desde extensiones y preparamos los informes que necesitas. Si quieres ver el resto de obligaciones fiscales que cubrimos, entra en cumplimiento fiscal y normativa o en nuestra página de implantación de Business Central.