Software de factura electrónica B2B: cómo elegirlo para una pyme

La factura electrónica entre empresas será obligatoria el 6 de octubre de 2027 si facturas más de 8 millones de euros y el 6 de octubre de 2028 para el resto. Muchos programas dirán que cumplen. Esta guía te da los criterios para comprobarlo antes de firmar, sin nombres de productos: qué preguntar, qué pedir por escrito y qué señales indican que un programa se quedará corto.

Qué tiene que hacer un software de factura electrónica B2B

La obligación no es solo mandar facturas en otro formato. El Real Decreto 238/2026 pide a cada empresa que emita y reciba facturas electrónicas y que informe de lo que pasa con ellas. Un software completo cubre cinco funciones:

• Emitir facturas estructuradas en una de las sintaxis admitidas, sobre la norma europea EN 16931.
• Recibir las facturas de tus proveedores y meterlas en tu contabilidad sin teclearlas.
• Comunicar estados: aceptación o rechazo al proveedor, y pago completo o rechazo a la solución pública de la Agencia Tributaria.
• Remitir la copia fiel de cada factura a la solución pública cuando emites por una plataforma privada.
• Conservar cada factura y cada comunicación con su trazabilidad.

Si un programa solo cubre la primera, tu equipo hará el resto a mano. Esa es la primera pregunta que hay que hacer.

Criterio 1: formatos que emite y recibe

El artículo 7 del Real Decreto admite cuatro sintaxis entre empresas: CII, UBL, EDIFACT y Facturae, todas sobre el modelo semántico EN 16931. Pero la solución pública de la AEAT solo trabaja con UBL, según la Orden HAC/1028/2026, y las copias fieles se remiten también en UBL. En la práctica, cualquier software que vayas a usar tiene que manejar UBL, y si recibes de proveedores que usan otros formatos, tiene que leerlos. Comparamos los formatos en Facturae, UBL o EDIFACT.

Pregunta también si valida la factura antes de enviarla. Un programa que comprueba el esquema, las reglas de la EN 16931 y las de la AEAT te dice qué falla antes de que Hacienda o tu cliente la rechacen.

Criterio 2: recepción de facturas de proveedor

Es la parte que más se olvida. Desde tu fecha, tus proveedores te mandarán sus facturas por la solución pública o por una plataforma privada. Si no has elegido otra vía ni has publicado tu punto de entrada, se entiende que recibes por la solución pública (artículo 6 del Real Decreto). Pregunta al proveedor de software:

• Si recoge las facturas recibidas de forma automática o hay que descargarlas.
• Si crea el borrador de factura de compra en tu ERP con su proveedor, sus líneas y su IVA.
• Qué pasa con una factura que no se puede leer: si se guarda o se pierde.

Si ya usas OCR para las facturas en papel, la factura electrónica recibida es aún más fácil de registrar, porque los datos ya vienen estructurados. Lo contamos en automatizar la entrada de facturas de proveedor.

Criterio 3: estados de la factura y comunicación de pagos

Quien recibe una factura tiene que comunicar a la solución pública el pago completo o el rechazo en un máximo de cuatro días naturales sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales (artículo 12 del Real Decreto). Junto al pago va la fecha de vencimiento. Un software que lo resuelve bien:

• Toma la fecha real del pago de tu ERP, no la del día en que preparaste la remesa.
• Calcula el plazo de cuatro días con el calendario de festivos y avisa antes de que venza.
• Reconoce las facturas que ya venían pagadas y no pide comunicarlas.
• Te enseña lo que dicen tus clientes de tus facturas: si las han pagado o rechazado.

Las fechas de esta obligación por tipo de empresa están en estados de la factura electrónica: rechazo y pago.

Criterio 4: solución pública, plataforma privada o las dos

La norma permite usar la solución pública, una plataforma privada o una combinación (artículo 5 del Real Decreto). La solución pública es gratuita, pero su formulario emite y comunica factura a factura. Una plataforma privada se integra con tu ERP, pero tiene que interconectarse con otras plataformas y remitir la copia fiel de cada factura a la solución pública. Hay una tercera vía: que tu propio software hable con la solución pública por servicio web, como intermediario autorizado por tu empresa. La solución pública de la AEAT tiene límites concretos que conviene conocer antes de elegir, y la comparación completa está en plataforma pública o privada.

Criterio 5: integración con tu ERP

Un software de factura electrónica separado de tu gestión duplica el trabajo: se emite en un sitio y se contabiliza en otro. Lo que conviene comprobar:

• De dónde sale la factura. Lo ideal es que nazca en el ERP y salga sola, sin exportar ficheros a mano.
• Cómo vuelven los avisos. Admitida, rechazada, pagada, nueva factura de proveedor. Si no vuelven al ERP, alguien tendrá que mirar otra pantalla todos los días.
• Qué pasa si se corta la conexión. Que no se pierdan ni se dupliquen envíos.
• Tus códigos. Que traduzca tus códigos de IVA, unidades y formas de pago a los de la norma.

Criterio 6: VeriFactu en el mismo proyecto

VeriFactu es otra obligación: regula cómo tu programa registra cada factura que emites. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que lo aplaza a octubre de 2028, aunque a 7 de noviembre de 2026 el cambio sigue pendiente de publicarse en el BOE. Si facturas hasta 8 millones de euros, las dos fechas coincidirían. Elegir un software que resuelva las dos evita tocar tu facturación dos veces. Lo explicamos en VeriFactu y factura electrónica no son lo mismo.

Preguntas que conviene pedir por escrito

1. ¿Emite y recibe en UBL sobre la EN 16931 y valida antes de enviar?
2. ¿Recibe las facturas de proveedor y las mete en mi ERP como borrador?
3. ¿Comunica el pago completo y el rechazo a la solución pública en plazo, con la fecha de vencimiento?
4. ¿Trabaja con la solución pública, con una plataforma privada o con las dos?
5. ¿Cómo se conecta con mi ERP y quién mantiene esa conexión?
6. ¿Resuelve también VeriFactu?
7. ¿Dónde se guardan mis facturas y mis certificados?
8. ¿Cómo se adapta cuando cambie la norma?

Cómo lo resolvemos en 3L Systems

Tenemos una plataforma de VeriFactu y factura electrónica que se pone al lado de tu ERP: emite y valida en UBL, recibe las facturas de tus proveedores, comunica pagos y rechazos en plazo y lleva el registro de VeriFactu. Para Navision hay un conector propio, y Business Central, Vindex u otros ERP se conectan por API. Se instala en tu servidor o en un servidor privado. Si trabajas con Dynamics 365 Business Central, también implantamos Continia eDocuments para emitir y recibir por PEPPOL. El marco completo está en cumplimiento fiscal y normativa.