Factura electrónica en Europa: qué le afecta a una empresa española que vende fuera

La factura electrónica obligatoria no es un invento español. Bélgica ya la exige, Francia y Polonia están en plena implantación y Alemania tiene su calendario. Si tu empresa vende a clientes de esos países, conviene saber qué te toca a ti y qué le toca a tu cliente. Este artículo resume lo que dicen las fuentes oficiales de cada país a 7 de noviembre de 2026, sin entrar en el detalle de cada régimen, que cambia a menudo.

Qué es ViDA y qué cambia para las ventas dentro de la UE

ViDA (VAT in the Digital Age) es el paquete europeo que reforma el IVA para la era digital. La parte que afecta a la factura es la Directiva (UE) 2025/516, adoptada el 11 de marzo de 2025 y en vigor desde el 14 de abril de 2025, según la página de ViDA de la Comisión Europea. Trae dos cambios:

• Libertad para los Estados. Desde su entrada en vigor, cada país puede imponer la factura electrónica en sus operaciones nacionales en determinadas condiciones.
• Reporte digital en las operaciones intracomunitarias. Desde el 1 de julio de 2030, las ventas entre empresas de distintos Estados miembros llevarán factura electrónica estructurada y se comunicarán a la administración casi en tiempo real.

Esa segunda fecha es la que te afecta seguro si vendes a otras empresas de la UE. Hasta entonces, mandar un PDF a un cliente de otro país sigue siendo posible salvo que su país o el tuyo digan otra cosa para esa operación. El aplazamiento de VeriFactu que anunció Hacienda en octubre de 2026 tiene en cuenta precisamente estos requisitos europeos, como contamos en VeriFactu se aplaza a octubre de 2028.

Francia, Bélgica, Alemania y Polonia: el calendario de cada país

Estas son las obligaciones nacionales de los países a los que más venden las pymes españolas de nuestro entorno, con la fuente oficial de cada una:

Fuentes: el portal belga einvoice.belgium.be, el Ministerio de Economía francés en economie.gouv.fr, las preguntas frecuentes del Ministerio Federal de Finanzas alemán y el Ministerio de Finanzas polaco en ksef.podatki.gov.pl. En Francia, las facturas tienen que pasar por una plataforma autorizada por la administración. En Polonia, desde el 1 de febrero de 2026 todas las empresas reciben las facturas por KSeF.

A quién obligan estas normas: el establecimiento manda

Lo que más tranquiliza a una pyme española es esto: las obligaciones nacionales se escriben para las empresas establecidas o registradas a efectos de IVA en cada país. El portal belga habla de operaciones entre empresas establecidas en Bélgica, la norma alemana de operaciones entre empresarios residentes en Alemania y la francesa de empresas establecidas en Francia. Si vendes desde España, sin establecimiento permanente allí, por regla general no estás obligado a emitir por su sistema nacional.

Eso no quiere decir que no te afecte. Te afecta por tres vías:

• Tu cliente te lo pedirá. Una empresa belga o alemana que ya procesa todas sus compras en formato estructurado preferirá recibir tu factura así, y muchas veces por PEPPOL.
• Si tienes filial o establecimiento allí, esa sociedad sí está obligada por la norma local.
• Si estás registrado a efectos de IVA en ese país por alguna operación, revisa con un asesor local si la norma te alcanza. Los criterios cambian de un país a otro.

En cada caso concreto, la respuesta la da un asesor del país de destino. Lo que aquí resumimos es la regla general que publican las administraciones.

Qué papel tiene PEPPOL

PEPPOL es una red y un conjunto de estándares para intercambiar facturas entre sistemas distintos. No es una ley, pero varios países lo han convertido en su canal de referencia. Bélgica es el ejemplo más claro: su administración indica que las facturas estructuradas entre empresas se envían por la red PEPPOL, con el formato PEPPOL BIS como referencia. Para una empresa española que vende a varios países, conectarse una vez a PEPPOL a través de un proveedor de acceso permite llegar a clientes que ya están en la red sin montar una conexión con cada uno. Lo explicamos en qué es PEPPOL.

No todos los países usan PEPPOL como canal principal. Polonia tiene su plataforma estatal, KSeF, y Francia trabaja con plataformas autorizadas. Por eso, la pregunta útil para tu proveedor de software no es si soporta PEPPOL, sino si puede emitir en el formato y por el canal que pide cada cliente.

Cómo encaja con la factura electrónica en España

En España la factura electrónica entre empresas será obligatoria el 6 de octubre de 2027 si facturas más de 8 millones de euros y el 6 de octubre de 2028 para el resto, según el Real Decreto 238/2026. Se aplica cuando el destinatario es una empresa o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España (artículo 3). Las ventas a clientes de otros países quedan, de momento, fuera de esa obligación española. El calendario completo está en factura electrónica B2B obligatoria: calendario 2027-2028.

El formato es compatible: la norma española exige el modelo semántico europeo EN 16931, el mismo en el que se basan PEPPOL y la mayoría de sistemas europeos. Un ERP que genere facturas conformes a la EN 16931 tiene buena parte del camino hecho para clientes de dentro y de fuera.

Qué hacer si vendes a otros países de la UE

• Haz la lista de clientes por país. Cuántos tienes en Bélgica, Francia, Alemania o Polonia y cuánto facturas a cada uno.
• Pregunta a tus clientes cómo quieren recibir. Muchos te lo pedirán antes de que ninguna norma te obligue.
• Elige un ERP que emita en formatos europeos. En Dynamics 365 Business Central, Continia eDocuments emite y recibe por PEPPOL, como contamos en Continia y la factura electrónica en Business Central.
• Ten 2030 en el calendario. El reporte digital de ViDA para las ventas intracomunitarias es la fecha que llegará a todos.

En 3L Systems te ayudamos a preparar tu ERP para la factura electrónica en España y para tus clientes de fuera. Más en software de factura electrónica B2B y VeriFactu. Este artículo es informativo: los calendarios de cada país cambian y conviene confirmarlos con su administración antes de decidir.