OCR Purchases: las facturas de proveedor leídas con tu propia IA en Business Central
Registrar facturas de proveedor es teclear lo que ya está escrito en un PDF. Nuestra extensión para Microsoft Dynamics 365 Business Central lo lee con la IA de tu empresa, crea la factura o el abono de compra y Business Central comprueba que todo cuadra antes de registrarlo.
Qué hace OCR Purchases con las compras de Business Central.
Del documento que manda el proveedor a la factura registrada, sin teclear lo que ya está escrito.
Recibe los documentos
Varios ficheros a la vez (PDF, JPG, PNG o el XML de una factura electrónica), los adjuntos de un buzón de correo o los documentos entrantes que ya estaban en Business Central.
Los lee con tu IA
Proveedor, número, fechas, divisa, base, impuestos, total, pedidos y albaranes citados y líneas.
Comprueba lo leído
Las comprobaciones las hace Business Central, no la IA, y de ellas sale la confianza de la lectura.
Crea la factura o el abono
Con sus líneas, sus cuentas y sus impuestos, y lo compara con los totales leídos.
Cruza con pedidos y albaranes
Y guarda un expediente por pedido con todos sus documentos.
Registra sola, si tú quieres
La factura que cuadra de un proveedor conocido, cuando lo activas en la configuración.
La bandeja de documentos de compra.
Cada documento entra en una bandeja con su fichero original y un estado que dice qué se ha hecho y qué falta: recibido, esperando la lectura, listo para registrar, por revisar, proveedor desconocido, con error, esperando el albarán, registrado o en el expediente. Una frase explica en cada caso lo que ha pasado.
Cada documento que llega queda en la bandeja con su estado, los tokens que costó leerlo y una frase que dice qué se ha hecho y qué falta.
El original al lado de lo leído, y Business Central comprobándolo.
La ficha de cada documento pone el fichero original a la izquierda y, a la derecha, los pasos que se han dado, las comprobaciones y los importes leídos frente a los del documento de compra. Lo leído se puede corregir mientras no haya documento de compra, y el documento se puede leer otra vez.
El documento original se ve junto a lo que la IA ha leído, las comprobaciones que hace Business Central y el documento de compra creado.
Business Central comprueba por su cuenta lo que ha leído la IA:
- Las líneas suman la base.
- La base más los impuestos, menos la retención, da el total.
- El desglose de impuestos es coherente.
- Las fechas son razonables.
- El número fiscal del proveedor tiene un formato válido para su país.
- El documento va dirigido a tu empresa.
Solo se registra sola una factura con todas las comprobaciones bien, confianza alta, un proveedor que ya existía y totales que cuadran. Lo demás espera a que alguien lo mire.
Proveedor, cuentas e impuestos.
- Proveedor: se busca por su número fiscal, con y sin el prefijo del país, por su IBAN o por su nombre. Si no existe, se da de alta con una plantilla de proveedor o espera a que alguien lo elija.
- Duplicados: un documento con el mismo proveedor y número no entra dos veces.
- Cuenta de cada línea: la del proveedor, la de su última factura registrada, la que propone la IA a partir de la descripción y de tu plan de cuentas, o la cuenta por defecto. La línea guarda de dónde salió su cuenta y por qué.
- Impuestos: salen de tus grupos de registro. Con impuesto sobre las ventas, de la zona fiscal del proveedor.
- Divisa y retención: la divisa del documento, y la retención en una línea aparte si hay cuenta para ella.
Pedidos, albaranes y expediente de compra.
Si tu empresa compra con pedido, la factura que cita un pedido se hace con sus albaranes registrados, con las dimensiones del pedido y el precio de la factura. Una línea con otro precio u otra cantidad queda señalada, y los portes van como cargo de producto. La factura que llega antes que la mercancía espera el albarán y se hace sola cuando se registra la recepción.
La factura que cita un pedido se hace con las líneas de su albarán, señala el precio que no coincide y lleva los portes como cargo de producto.
El albarán del proveedor se compara con el pedido y se puede recibir desde la bandeja. Cada pedido guarda su expediente: el pedido, los albaranes, las facturas y los certificados, que se descargan juntos en un ZIP.
El expediente de cada pedido guarda juntos el pedido, sus albaranes, sus facturas y sus certificados, listos para descargar en un ZIP.
La IA la eliges tú, y sin IA también funciona.
OCR Purchases usa 3L AI Connector, la librería gratuita de 3L que conecta Business Central con el proveedor de IA que elijas, con tu propia clave: Claude, ChatGPT, Gemini, Azure OpenAI, otros proveedores o un modelo local. 3L no recibe tus documentos.
- Nada sale sin permiso. No se manda nada hasta que un administrador da el consentimiento de la empresa.
- PDF o imagen. Si tu modelo acepta PDF, el fichero va tal cual. Si solo acepta imágenes, las páginas se convierten a imagen en tu navegador.
- Factura electrónica. Una factura en XML se lee como texto, con cualquier modelo.
- El documento no da órdenes. Lo que dice el documento es un dato: nada de lo que lleve escrito cambia lo que hace la aplicación.
Sin proveedor de IA, o sin consentimiento, los documentos entran igual en la bandeja con su visor. Los datos se rellenan a mano al lado del original y el resto del proceso es el mismo.
Precio por usuario, sin coste por documento.
La licencia es por usuario y mes, lea los documentos que lea. El uso de la IA lo pagas a tu proveedor, al precio por token de tu contrato. Cada documento guarda los tokens de entrada y de salida de su lectura, y la pantalla de inicio enseña los del mes.
La aplicación se apoya en lo que ya trae Business Central y no lo duplica: los documentos entrantes guardan el fichero y lo llevan hasta la factura registrada, «Traer líneas de albarán» hace la factura desde las recepciones, los cargos de producto reparten los portes, las plantillas de proveedor dan de alta los proveedores, el correo de Business Central lee el buzón y el almacenamiento externo de ficheros guarda una copia en SharePoint, Azure o un servidor SFTP. Si buscas además lo propio de tu sector, mira los verticales de Business Central.
Primeros pasos con OCR Purchases en Business Central.
Esta es la ayuda de la aplicación: lo que hay que hacer, en orden, para que OCR Purchases empiece a leer tus facturas.
Instalar OCR Purchases
Se instala como una extensión en el entorno de Business Central de tu empresa, y con ella 3L AI Connector, que es gratuito.
Asignar las licencias
En el centro de administración de Microsoft 365, a quienes van a trabajar con la aplicación. La tarea programada se ejecuta con el usuario que la programa, así que ese usuario también necesita licencia.
Dar los permisos en Business Central
«OCR Purchases - Usuario» a quien trabaja la bandeja y «OCR Purchases - Administrador» a quien configura y programa la tarea. Para crear y registrar facturas hacen falta además los permisos de compras de siempre.
Conectar la IA
En «Configurar la IA de las apps de 3L Systems», elige el proveedor, pon tu clave, prueba la conexión y da el consentimiento de la empresa. Conviene un modelo que acepte PDF o imágenes.
Configurar OCR Purchases
Busca «Configurar 3L OCR Purchases con su propia IA» y sigue el asistente: la cuenta por defecto, la plantilla de proveedor, el registro automático, los pedidos y albaranes, el buzón y la copia del fichero.
Preparar el buzón, si lo vas a usar
En «Cuentas de correo electrónico», la cuenta de Microsoft 365 que recibe las facturas, y elígela en la configuración.
Subir los primeros documentos
Desde la pantalla de inicio «Responsable de cuentas a pagar (3L)» o desde «Bandeja de documentos de compra».
Si un PDF queda esperando la lectura
Tu conexión de IA solo acepta imágenes. Se lee al abrir la bandeja, con el aviso «Leer ahora».
Si algo no funciona
Escríbenos desde el soporte de Business Central con la versión de OCR Purchases y los pasos que has seguido. Las condiciones de licencia están en su página.
Preguntas frecuentes sobre OCR Purchases.
La licencia es por usuario y no cambia con el número de documentos. A tu proveedor de IA le pagas los tokens de cada lectura, y la aplicación te los enseña documento a documento.
Un modelo que acepte PDF o imágenes, de Claude, ChatGPT, Gemini, Azure OpenAI u otro proveedor, o un modelo local. Las facturas electrónicas en XML valen con cualquier modelo.
La IA solo lee. Las comprobaciones, el proveedor, las cuentas, los impuestos y el cuadre los hace Business Central, y lo que no cuadra queda por revisar.
Sí. No depende de ninguna localización: trabaja con IVA, con impuesto sobre las ventas y con cualquier divisa que exista en Business Central.
Sí, si la cuenta de correo es de Microsoft 365. También puedes subir los ficheros a mano.
En Business Central, unido a la factura hasta el histórico. Además puedes guardar una copia en SharePoint, Azure o un servidor SFTP.
Los documentos entran igual en la bandeja con su visor. Rellenas los datos a mano al lado del original y el resto del proceso es el mismo.
Sí. Lo instalamos, conectamos tu IA, lo configuramos con tus proveedores y tus cuentas y te enseñamos a trabajar la bandeja.
¿Dejamos de teclear las facturas de tus proveedores?
Te enseñamos cómo funcionaría con tus proveedores y tu IA en una primera consultoría gratuita y sin compromiso.
info@3lsystems.es · Primera consultoría gratuita y sin compromiso