Continia Document Capture es una solución certificada que se integra dentro de Microsoft Dynamics 365 Business Central para automatizar la captura, el registro y la aprobación de las facturas de proveedor: lee cada factura (en PDF o escaneada), extrae sus datos con OCR y los convierte automáticamente en documentos de compra dentro del propio ERP, sin teclear nada a mano. ¿Qué ahorra? Básicamente, las horas que tu equipo administrativo dedica a picar facturas, los errores de tecleo y el caos de tener documentos en papel circulando para conseguir aprobaciones. En este artículo te explicamos cómo funciona y dónde está el ahorro real.
Qué es Continia Document Capture
Continia es un fabricante de software especializado en complementos para Business Central, y Document Capture es probablemente su solución más conocida. No es un programa aparte que haya que abrir por separado: es una extensión que vive dentro de Business Central, de modo que tu equipo sigue trabajando en la misma pantalla del ERP de siempre, con la diferencia de que las facturas dejan de introducirse a mano.
La idea de fondo es sencilla. Toda empresa recibe facturas de sus proveedores: la luz, el alquiler, los materiales, los servicios, las suscripciones. Tradicionalmente, alguien las recibe por correo o en papel, las mira, teclea el proveedor, el importe, la base, el IVA y las líneas en el ERP, las imprime para que alguien las firme y, por fin, las archiva. Document Capture automatiza esa cadena de principio a fin.
Cómo funciona la captura de facturas de proveedor
El recorrido de una factura con Document Capture, ya integrado en Business Central, suele ser este:
- Entrada del documento: las facturas llegan a una bandeja única, normalmente por correo electrónico (una dirección dedicada) o por escaneo del papel. No hay que reenviarlas de mano en mano.
- Reconocimiento con OCR: el sistema lee el documento y reconoce los datos clave: proveedor, número de factura, fecha, base imponible, IVA, total e incluso las líneas de detalle.
- Aprendizaje por plantillas: Document Capture aprende el formato de cada proveedor. La primera factura de un proveedor nuevo puede requerir una pequeña configuración; a partir de ahí, las siguientes se reconocen solas.
- Conversión en documento de compra: con los datos validados, la factura se transforma directamente en un pedido o factura de compra de Business Central, lista para casar con el pedido original y para contabilizar.
- Archivo digital: el PDF original queda adjunto al registro, accesible desde la propia ficha de la factura. Se acabó buscar el papel en un archivador.
El resultado es que el dato se introduce una sola vez —de forma automática— y queda enlazado con su documento de origen. Es la misma filosofía del registro automático de facturas que aplicamos en los proyectos de digitalización administrativa.
La clave: Document Capture no «sustituye» a tu equipo administrativo, lo libera. En lugar de teclear datos que ya están en un PDF, las personas pasan a revisar, decidir y controlar. El trabajo repetitivo lo hace el software.
La aprobación de facturas, ahora digital
La otra mitad del valor de Document Capture está en el flujo de aprobación. En muchas empresas, aprobar una factura significa imprimirla y dejarla encima de la mesa del responsable, o reenviarla por correo y esperar un «ok» que se pierde entre mensajes. Eso genera retrasos, facturas traspapeladas y pagos que se hacen tarde.
Con Document Capture, cada factura se enruta automáticamente al aprobador que corresponda según las reglas que defináis: por importe, por centro de coste, por proyecto o por tipo de gasto. El responsable recibe la notificación, abre la factura, ve el PDF y aprueba o rechaza con un comentario. Y, muy importante, todo queda registrado: quién aprobó, cuándo y con qué observaciones. Eso es trazabilidad real para auditorías y para el cierre.
Aprobación incluso fuera de la oficina
Como el flujo vive en Business Central, los responsables pueden aprobar desde el navegador o el móvil, sin necesidad de estar delante del documento físico. Una persona de viaje o en otra sede deja de ser un cuello de botella para que las facturas avancen.
El ahorro real: dónde se nota
«Automatizar facturas» suena bien, pero conviene aterrizarlo. Estos son los ahorros concretos que las empresas notan tras implantar Document Capture en Business Central:
- Tiempo por factura: se pasa de varios minutos picando datos a registrar la factura en segundos. En empresas que reciben cientos de facturas al mes, el ahorro acumulado es de muchas horas.
- Menos errores: al no teclear los importes a mano, desaparecen los errores de transcripción que luego cuestan descuadres y correcciones.
- Pagos a tiempo: con la aprobación digital, las facturas no se atascan. Se evitan recargos por pagar tarde y se aprovechan descuentos por pronto pago.
- Cierres más rápidos: tener todas las facturas digitalizadas, contabilizadas y aprobadas a tiempo acorta el cierre mensual.
- Trazabilidad y control: saber en todo momento en qué punto está cada factura y quién la aprobó facilita auditorías y reduce el riesgo de fraude interno.
- Adiós al papel: el archivo digital ahorra espacio, búsquedas y reimpresiones, y mejora el cumplimiento documental.
El retorno de inversión suele llegar antes de lo que la gente espera, precisamente porque el coste oculto de gestionar facturas a mano es alto y constante: cada mes, las mismas horas y los mismos errores.
¿Para qué empresa tiene sentido?
Document Capture aporta más cuanto mayor es el volumen de facturas de proveedor y cuanto más implicadas estén varias personas en aprobarlas. Tiene especial sentido si te identificas con varias de estas situaciones:
- Recibes un volumen alto de facturas de compra cada mes y picarlas consume horas de tu equipo.
- Las aprobaciones se hacen en papel o por correo y a veces se pierden o se retrasan.
- Quieres tener cada factura enlazada a su PDF original sin buscar en carpetas ni archivadores.
- Necesitas trazabilidad de quién aprueba qué para auditorías o control interno.
- Ya trabajas (o vas a trabajar) con Business Central y quieres exprimirlo en el área de compras.
Conviene no confundirlo con la facturación de venta
Un matiz importante: Document Capture trabaja sobre las facturas que recibes de tus proveedores. No es una herramienta para emitir tus facturas de venta, y por tanto no sustituye a una solución de facturación. Para la facturación que tu empresa emite, lo que necesitas es un sistema preparado para y conforme a la normativa de facturación verificable (VeriFactu) y a la factura electrónica B2B, cuyas fechas de entrada fija la normativa y conviene confirmar en cada caso. Son piezas complementarias: una ordena lo que entra, la otra lo que sale.
Cómo lo implantamos en 3L Systems
Como partner Microsoft con más de 20 años implantando ERP, en 3L Systems desplegamos Document Capture como parte del proyecto de Business Central o sobre una instalación ya en marcha. El trabajo no es solo «instalar la extensión»: lo valioso está en configurar las plantillas de tus proveedores habituales, definir las reglas de aprobación según tu organigrama real y formar al equipo para que el día a día fluya. Si quieres ver el detalle del ERP base, puedes consultar nuestra página de Dynamics 365 Business Central.
Preguntas frecuentes
¿Qué es Continia Document Capture?
Es una solución certificada que se integra dentro de Microsoft Dynamics 365 Business Central para automatizar la captura, el registro y la aprobación de facturas de proveedor. Lee los documentos (PDF o papel escaneado), extrae sus datos con OCR y los convierte en documentos de compra dentro del propio ERP, sin teclear los datos a mano.
¿Continia Document Capture funciona dentro de Business Central?
Sí. Document Capture es una extensión que trabaja dentro de Business Central, no un programa aparte. El usuario sigue trabajando en la misma pantalla del ERP y las facturas capturadas se convierten directamente en pedidos y facturas de compra del sistema, sin exportaciones ni dobles registros.
¿Cuánto tiempo se ahorra al registrar facturas con Document Capture?
Depende del volumen de facturas y de la calidad de los documentos, pero el ahorro habitual está en pasar de varios minutos por factura a registrarla en pocos segundos, además de eliminar gran parte de los errores de tecleo. Cuantas más facturas recibe la empresa al mes, mayor es el ahorro acumulado.
¿Document Capture sirve para el flujo de aprobación de facturas?
Sí. Incorpora un flujo de aprobación digital: cada factura se envía al responsable que corresponda según reglas (importe, centro de coste, proyecto) y queda registrado quién aprueba, cuándo y con qué comentarios. Se acaban las facturas en papel circulando por las mesas y los correos sueltos para dar el visto bueno.
¿Document Capture ayuda con VeriFactu y la factura electrónica?
Document Capture se centra en las facturas que recibes de tus proveedores y en automatizar su registro y aprobación. No es una herramienta de emisión, por lo que no sustituye a una solución de facturación de venta. Para la facturación que tu empresa emite, conviene contar con un sistema preparado para y conforme a VeriFactu y a la factura electrónica B2B, cuyas fechas fija la normativa y conviene confirmar.