Checklist para migrar de Navision a Business Central, fase a fase

Llevamos veinte años migrando Navision y hemos hecho cientos de migraciones. Casi todo lo que tuerce un proyecto viene de algo que no se miró a tiempo: una personalización que nadie recordaba, un histórico que no hacía falta o unos saldos que no se cuadraron antes de arrancar. Esta checklist recoge, por fases, lo que revisamos contigo para que no pase.

Antes de empezar: el inventario de tu Navision

• La versión exacta. No es lo mismo NAV 2018 que NAV 2009 o NAV 4.0. Las versiones antiguas no están en las rutas que publica Microsoft hacia Business Central, y eso decide el camino.
• Dónde está instalado. El servidor, la versión de SQL Server y el tamaño de la base de datos. Para mover los datos a Business Central online, la herramienta de Microsoft pide SQL Server 2016 o posterior.
• Las empresas y los años de histórico. Cuántas empresas hay en la base de datos y desde cuándo tienen movimientos.
• Los usuarios y lo que hace cada uno. Quién usa Navision, para qué y con qué permisos. De ahí salen las licencias y la formación.
• Lo que se conecta con Navision. La tienda online, el EDI, los bancos, el almacén, los informes en Excel o las aplicaciones de terceros. Cada conexión hay que rehacerla o comprobarla.

La auditoría de personalizaciones

En NAV se modificaba el propio código del sistema en C/AL. En Business Central las adaptaciones se hacen como extensiones en AL, separadas del estándar, para que el sistema se pueda actualizar sin romperlas. Por eso cada personalización se revisa una a una:

• Qué hace y quién la usa. Muchas se hicieron para una persona o para un proceso que ya no existe.
• Si Business Central ya lo trae de serie. Con los años, el estándar ha ido incorporando funciones que antes había que programar.
• Si se rehace como extensión. Lo que sigue haciendo falta y el estándar no cubre se vuelve a programar en AL.
• Si sobra. Lo que nadie usa se queda fuera, y el sistema queda más ligero y más fácil de mantener.

Esta auditoría es la que más pesa en el plazo y en el presupuesto, así que conviene hacerla antes de pedir un precio cerrado.

El camino: migración técnica o reimplantación

• Migración técnica. Se actualiza la base de datos pasando por las versiones intermedias hasta Business Central, y se conserva el histórico completo.
• Reimplantación. Se implanta Business Central de nuevo y se cargan los maestros, los saldos y el histórico que necesites. Encaja cuando la versión es muy antigua o cuando las personalizaciones pesan más de lo que aportan.

Hacemos las dos y lo decidimos contigo en el análisis. Si vas a Business Central online, desde Navision no se va directo: primero se actualiza a Business Central en tus servidores y después se mueven los datos a la nube con la herramienta de migración de Microsoft. También se puede reimplantar directamente en la nube con carga de maestros y saldos.

Los datos: qué se limpia y qué se lleva

• Una copia completa de la base de datos antes de tocar nada.
• La limpieza. Clientes y proveedores duplicados, artículos obsoletos y registros incoherentes. Una base de datos limpia se migra antes.
• El histórico que hace falta. Cuántos años de movimientos se llevan y qué se deja para consultar en el sistema antiguo.
• Los maestros. Clientes, proveedores, artículos, plan de cuentas, dimensiones y condiciones, revisados antes de cargarlos.

Lo contamos con más detalle en cómo migrar los datos a Business Central.

Las licencias: cómo pasas al modelo de Business Central

Business Central online se paga por usuario y mes, con licencias distintas según lo que hace cada persona. Con el inventario de usuarios de la primera fase se calcula qué necesita cada uno. Te lo explicamos en el precio de Business Central por usuarios y en las licencias de Business Central.

Las pruebas y el cuadre de saldos

• Una migración de prueba en un entorno aparte, con cargas que se pueden repetir.
• El cuadre de saldos contables, de clientes, de proveedores y de existencias contra Navision.
• La comprobación de los históricos con tu equipo: facturas, movimientos y documentos de ejemplo.
• Pruebas con casos reales de cada departamento: un pedido completo, un cobro o un cierre de mes.

La formación y el arranque

• Formación por puestos, con los procesos de cada persona y no con un curso genérico.
• La fecha de corte, que suele coincidir con un cierre de mes o con el inicio del ejercicio. Hasta ese día sigues trabajando en Navision.
• La carga definitiva y el cuadre final de saldos antes de abrir Business Central.
• Acompañamiento en las primeras semanas, que es cuando salen las dudas de verdad.

Después del arranque

• Las actualizaciones. Business Central online se actualiza de forma continua, con dos grandes versiones al año, y las extensiones están hechas para soportarlo.
• VeriFactu y la factura electrónica. Comprueba que la facturación queda preparada. Lo contamos en VeriFactu en Business Central.
• El soporte. Quién resuelve las dudas y las incidencias a partir de ahora, y en qué plazo.

Si tu Navision ya no tiene soporte de Microsoft o estás valorando el cambio, en migración de Navision a Business Central tienes cómo trabajamos, los plazos y las preguntas más habituales.