Business Central online u on-premise: diferencias y coste a cinco años

Esta guía compara las dos formas de tener Dynamics 365 Business Central: en la nube de Microsoft (online, también llamada SaaS) y en un servidor propio o alojado (on-premise). Es la decisión que se plantea quien viene de Navision, que siempre fue instalado, y quien empieza de cero. Si lo que buscas es comparar un ERP web con uno de escritorio, lo tienes en ERP web frente a ERP instalado.

Qué diferencia hay entre Business Central online y on-premise

El programa es el mismo en lo funcional. Lo que cambia es quién lo opera y cómo se licencia:

Dos datos de la tabla salen de la documentación de Microsoft: en online los usuarios se crean primero en Microsoft 365, y en on-premise no existe el acceso de administrador delegado, de modo que el partner necesita licencia de usuario estándar (Microsoft Learn, consultado en noviembre de 2026).

Cómo se actualiza cada versión

En online, Microsoft actualiza el sistema según su calendario. Tienes margen para programar cuándo se aplica la versión nueva en tu entorno, pero no para quedarte atrás de forma indefinida. Es la diferencia más grande con el mundo Navision, donde una versión podía durar diez años sin tocarse. Lo explicamos en cómo se actualiza Business Central.

En on-premise, las actualizaciones las aplica tu partner cuando decidís. Eso da control, pero el retraso se paga: cuanto más tiempo pasas sin actualizar, más trabajo cuesta el salto, y tus desarrollos se quedan sin las funciones nuevas de Microsoft, como Copilot.

Cómo calcular el coste a cinco años

Para comparar de verdad hay que sumar lo que cuesta cada opción durante cinco años, no el primer mes. En online la cuenta es sencilla: un usuario Essentials son 69,30 € al mes, 831,60 € al año y 4.158 € en cinco años, sin IVA y a precio de lista de octubre de 2026. Premium sube a 95,30 € al mes y Team Members se queda en 6,90 €. A eso se suma la implantación y el soporte.

En on-premise hay que añadir partidas que en la nube van incluidas:

• Servidor. Compra y renovación del equipo, o la cuota de un servidor alojado.
• Licencias de sistema. Windows Server, sus CAL y la base de datos SQL Server, según el tamaño. Lo explicamos en licencias de Windows Server y CAL.
• Copias y recuperación. Sistema de copias, copia fuera de la oficina y pruebas de restauración.
• Administración. Parches, antivirus, monitorización y las horas de quien lo mantiene.
• Actualizaciones de versión. Proyectos periódicos para no quedarte en una versión sin soporte.

El precio de las licencias on-premise lo da el partner para tu caso, porque depende de la modalidad de compra. Pide que te lo presupuesten con las mismas personas que la opción online para que la comparación sea justa. Si tu servidor actual ya va justo, también te puede servir servidor físico propio o nube.

Cuándo conviene Business Central online

• Cuando no tienes, o no quieres tener, servidores en la oficina.
• Cuando trabajas con varias sedes, comerciales en la calle o teletrabajo.
• Cuando usas Microsoft 365, Teams o Power BI y quieres sacarles partido con el ERP.
• Cuando quieres las funciones nuevas de IA de Microsoft sin proyectos de actualización.

Cuándo tiene sentido on-premise

• Cuando tienes desarrollos muy profundos que todavía no se pueden pasar a extensiones.
• Cuando un cliente, un contrato o una norma sectorial te obliga a guardar los datos en tus instalaciones.
• Cuando la conexión a internet de alguna planta no es fiable y el ERP no puede parar.
• Cuando ya tienes una infraestructura propia bien mantenida y un equipo que la cuida.

Seguridad y continuidad en cada opción

En la versión online, la seguridad de los servidores, los parches y la disponibilidad son responsabilidad de Microsoft. Tú sigues decidiendo quién entra y con qué permisos, a través de Microsoft 365. En on-premise todo depende de tu infraestructura: si el servidor se cae, el ERP se para hasta que se recupere, y si la copia no se probó, el problema es tuyo. Por eso, si eliges servidor propio, conviene tener un plan de recuperación escrito y probado. Lo explicamos en qué pasa si mañana se cae tu servidor.

Si vienes de Navision

La mayoría de quienes migran desde Navision llegan pensando en servidor propio porque es lo que conocen. Conviene hacer la comparación con números antes de decidir. La migración permite pasar a online directamente, y si empiezas en servidor propio, más adelante puedes dar el salto a la nube. En nuestra página de migración de Navision a Business Central te contamos cómo lo planteamos, y en implantación de Business Central el proyecto completo.