Rentabilidad por cliente y por producto: cómo calcular el margen real

Casi todas las empresas saben cuánto venden a cada cliente. Muchas menos saben cuánto ganan con él. El cliente que más factura puede ser el que menos deja, porque pide descuentos, devuelve mercancía, paga a 120 días y exige entregas urgentes. Esta guía explica cómo calcular la rentabilidad por cliente y por producto paso a paso, qué datos hacen falta y cómo montarlo en el ERP y en Power BI. Si trabajas por proyectos, el enfoque es otro y lo contamos en rentabilidad por proyecto en el ERP.

Qué es la rentabilidad por cliente y por producto

Es el beneficio que deja cada cliente o cada artículo después de restar los costes que provoca. Se mide en euros y en porcentaje sobre las ventas. Hay tres niveles, de menos a más completo:

• Margen bruto. Ventas netas menos coste de lo vendido. Es lo que da cualquier ERP con el coste de los artículos.
• Margen de contribución. Al margen bruto le restas los costes variables que provoca ese cliente o producto: portes, comisiones, rappels, devoluciones, embalaje, gastos de cobro.
• Margen neto por cliente. Además repartes los costes de servir que no son de una sola venta, como el tiempo del equipo comercial o de atención, con un criterio razonable.

Para decidir precios y descuentos, el que más ayuda es el margen de contribución. El neto es útil, pero el reparto de costes fijos siempre tiene algo de convención y puede confundir si no se explica.

Cómo calcular el margen real por cliente paso a paso

El cálculo se hace sobre un periodo cerrado, normalmente los últimos doce meses para evitar efectos de temporada.

1. Ventas netas. Facturación del periodo menos abonos y devoluciones. Usa el importe sin IVA.
2. Coste de lo vendido. El coste de los artículos en el momento de la venta, ajustado si el coste real se cerró después.
3. Descuentos fuera de factura. Rappels de fin de año, promociones pagadas aparte, aportaciones a campañas. Si no se restan, el cliente parece mejor de lo que es.
4. Costes logísticos. Portes pagados, envíos urgentes, pedidos pequeños que cuestan lo mismo de preparar que uno grande.
5. Coste de cobro. Un cliente que paga tarde te cuesta financiación. Un cálculo sencillo es el saldo medio pendiente por el coste de tu financiación.
6. Margen de contribución. Ventas netas menos todo lo anterior. Divídelo entre las ventas netas para tener el porcentaje.

Un ejemplo con números

Un cliente factura 100.000 euros en el año. El coste de lo vendido es 70.000, así que el margen bruto es de 30.000 euros, un 30 %. Pero tiene un rappel de 4.000, ha devuelto mercancía con un coste de gestión de 2.000, sus portes suman 5.000 y su saldo medio pendiente de 30.000 euros al 6 % de coste de financiación supone 1.800. El margen de contribución baja a 17.200 euros, un 17,2 %. Las cifras son ilustrativas, pero el patrón es habitual: entre el margen bruto y el real se pierde casi la mitad.

Cómo calcular la rentabilidad por producto

La lógica es la misma, cambiando el eje. Además del coste de compra o fabricación, hay que mirar:

• Descuentos medios por artículo. Un producto con buen precio de tarifa puede venderse casi siempre con descuento.
• Tasa de devolución. Las devoluciones se comen margen y además generan trabajo.
• Coste de almacenaje. Un artículo que rota poco inmoviliza dinero y espacio. Lo explicamos en controlar el stock del almacén con el ERP.
• Mermas y caducidades, si trabajas con producto perecedero.

Cruza los dos ejes en una matriz: clientes en filas, familias de producto en columnas. Ahí aparece lo interesante, como un cliente rentable en una familia y con pérdidas en otra.

Qué datos necesita el ERP para darte el margen real

El cálculo es sencillo. Lo difícil es tener los datos asignados a quien los provoca. En el ERP eso se consigue así:

• Costes de artículo correctos. Si el coste de los artículos no se ajusta cuando llegan las facturas de compra o los cargos de transporte, todos los márgenes estarán mal.
• Cargos asignados. Portes y otros cargos se asignan a los artículos o a los envíos que los provocan, no a una cuenta general.
• Dimensiones. Marcar los gastos con dimensiones de cliente, canal o familia permite repartirlos después. Lo contamos en dimensiones en Business Central.
• Rappels y descuentos registrados por cliente, no en un asiento global de fin de año.

Cómo verlo en Power BI

Cuando los datos están en el ERP, Power BI los junta en un cuadro de mando que se actualiza solo. Si usas Business Central, la app de Ventas de Power BI ya trae un informe de ventas por cliente con importe, coste, margen bruto y porcentaje de margen, según la documentación de Microsoft Learn. Es un buen primer paso, y lo contamos en las apps de Power BI para Business Central.

Para llegar al margen de contribución hay que añadir los costes que no están en la línea de venta. Un cuadro de mando de rentabilidad útil tiene cuatro vistas:

1. Ranking de clientes por margen de contribución, no por ventas.
2. Curva de rentabilidad acumulada: qué parte del beneficio dan tus mejores clientes y cuánto restan los que pierden dinero.
3. Matriz cliente por familia de producto.
4. Evolución mensual del margen de cada cliente, para ver si un descuento nuevo se está comiendo el beneficio.

Si quieres montarlo tú, sigue cómo crear un cuadro de mando en Power BI paso a paso.

Qué hacer con los clientes que no son rentables

El dato no es para despedir clientes, sino para negociar con información. Las palancas habituales son revisar descuentos y rappels, fijar un pedido mínimo o cobrar los portes en pedidos pequeños, ajustar las condiciones de pago y mover la venta hacia las familias con más margen. A veces el cliente poco rentable compensa por volumen o porque abre un mercado, y está bien mantenerlo sabiendo lo que cuesta.

En 3L Systems somos partner de Microsoft con más de 20 años de experiencia en Navision y Business Central. Revisamos cómo se registran costes y descuentos en tu ERP y te construimos cuadros de mando a medida con Power BI para ver el margen real de cada cliente y producto.