Power BI en Business Central: las apps incluidas, qué muestran y cómo activarlas

Muchas empresas que ya usan Business Central siguen sacando listados a Excel para preparar el informe del lunes. No saben que Microsoft publica un conjunto de informes de Power BI pensados para su ERP, con el modelo de datos montado y los indicadores calculados. En esta guía te contamos qué apps hay, qué responde cada una, qué hace falta para usarlas y en qué momento conviene pasar a un cuadro de mando propio. Si todavía no tienes claro qué es Power BI, empieza por para qué sirve Power BI en la empresa.

Qué son las apps de Power BI para Business Central

Son paquetes de informes de Power BI que Microsoft mantiene para cada área funcional del ERP. Cada app trae un modelo semántico (las tablas de Business Central ya relacionadas en esquema de estrella) y una colección de indicadores definidos como medidas. Según la documentación de Microsoft Learn consultada en noviembre de 2026, hay apps para estas áreas:

• Finanzas
• Ventas
• Compras
• Inventario y Valoración de inventario
• Proyectos
• Fabricación
• Facturación por suscripción
• Sostenibilidad

Las antiguas apps de Marketplace llamadas «Dynamics 365 Business Central - Finance», «Sales» y «CRM» están obsoletas, y Microsoft indica que se sustituyan por las nuevas. Si alguien las instaló hace años en tu empresa, conviene revisarlo. El listado completo está en la página de apps de Power BI por área funcional.

Qué muestra cada app: los informes más útiles

Cada app responde a las preguntas habituales de su departamento. Estos son los informes que más se usan en una pyme:

Finanzas

Resumen financiero, cuenta de resultados y balance mes a mes, comparación de presupuesto contra real, ratios de liquidez, rentabilidad bruta y neta, EBITDA, periodo medio de cobro, antigüedad de saldos de clientes y proveedores, y un informe de clientes que pagan tarde. Los movimientos contables se pueden filtrar por las ocho dimensiones de acceso directo, así que si tienes bien montadas las dimensiones de Business Central el análisis gana mucho.

Ventas

Ventas por artículo, por cliente, por vendedor y por almacén, con coste, margen bruto y porcentaje sobre el total. También medias móviles de 30 días, total anual móvil, crecimiento frente al mismo periodo del año anterior, ventas reales contra presupuesto, ofertas, devoluciones, retención de clientes y una previsión de ventas.

Compras

Compras por proveedor, por artículo y por comprador, pendiente de recibir y recibido sin facturar, real contra presupuesto, devoluciones y un análisis de calidad de proveedores con tasa de devolución y dependencia del gasto.

Inventario, Proyectos y Fabricación

Inventario por artículo, por almacén, por lote, por número de serie y por ubicación, con necesidades brutas y recepciones previstas. La app de Proyectos enseña la rentabilidad de cada proyecto y su avance contra presupuesto. La de Fabricación mide carga de los centros de trabajo, desviaciones de consumo y capacidad, tiempos medios y chatarra.

Qué necesitas para usarlas: licencia y requisitos

La respuesta corta: Business Central online y una licencia de Power BI Pro. Según la guía de instalación de las apps de Power BI para Business Central y sus preguntas frecuentes, en noviembre de 2026:

• Licencia. Quien instala la app y quien refresca los datos necesitan Power BI Pro, o que el área de trabajo esté en una capacidad Premium. La licencia gratuita de Power BI no vale.
• Solo online. Las apps funcionan con entornos de Business Central en la nube, no con instalaciones on-premise. Si tienes el ERP en tu servidor, lee Business Central online o on-premise antes de decidir.
• Una por empresa. Cada app trabaja con una empresa de Business Central. Si llevas varias sociedades, instalas y configuras una copia por cada una.
• Versión. Microsoft publica enlaces distintos según la versión del entorno, así que comprueba en qué versión estás.

Cómo activarlas paso a paso

La instalación se hace en una mañana si los permisos están en orden. Estos son los pasos que describe Microsoft:

1. Abre el enlace de Marketplace de la app que quieras (por ejemplo, Finanzas) con un usuario que tenga Power BI Pro.
2. Instálala en Power BI. Se crea un área de trabajo con el informe y el modelo.
3. Conecta los datos indicando tu entorno y tu empresa de Business Central. En la autenticación elige OAuth2 y como nivel de privacidad, «Organizacional».
4. Lanza el primer refresco y programa los siguientes.
5. En Business Central, abre la configuración asistida «Conectar con Power BI» y asigna cada área funcional a su área de trabajo. A partir de ahí los informes se abren desde el propio ERP.
6. Comparte el área de trabajo o la app con quien deba verla, y revisa quién ve qué.

Ese último punto importa. Un informe de finanzas con márgenes por cliente no debería verlo todo el mundo. Si necesitas que cada comercial vea solo lo suyo, la técnica es la seguridad por filas, que explicamos en Power BI en producción: gateway y RLS.

Qué no resuelven las apps incluidas

Las apps son un buen comienzo, pero están pensadas para el caso general. Estos son los límites con los que te vas a encontrar:

• Solo leen Business Central. Si tus datos también están en un CRM, en una tienda online, en un programa de producción o en Excel, las apps no los cruzan.
• Tus indicadores no siempre están. Traen los KPI estándar. Si tu negocio mide ocupación, kilos por ruta o margen por campaña, hay que añadirlo.
• Tus personalizaciones no aparecen. Los campos y tablas que hayas añadido al ERP con extensiones no están en el modelo de Microsoft.
• Datos sucios, informe sucio. Si los artículos están mal clasificados o las dimensiones se rellenan a medias, el informe lo enseña tal cual. Ordenar los datos es el paso previo a cualquier análisis, y también a cualquier proyecto de IA.

Cuando llegues a esos límites, lo práctico es usar el modelo de Microsoft como referencia (su documentación explica cómo calcula cada indicador) y construir encima un cuadro de mando propio. Lo contamos en cómo crear un cuadro de mando en Power BI paso a paso.

Cómo te ayudamos en 3L Systems

Somos partner de Microsoft con más de 20 años de experiencia en Navision y Business Central. Activamos las apps de Power BI en tu entorno, revisamos que los datos de origen estén limpios y, cuando hace falta, diseñamos cuadros de mando a medida que cruzan Business Central con el resto de tus fuentes. Si quieres ver todo lo que hacemos con datos, entra en Power BI para empresas.