Digitalización certificada de facturas: cuándo puedes destruir el papel

Muchas empresas escanean sus facturas de proveedor y las registran con OCR. Es una mejora enorme en el día a día, pero no convierte el escaneo en un original. Para eso hace falta la digitalización certificada, que tiene requisitos propios y un software homologado. Aquí explicamos qué dice la norma, cómo saber si un programa está homologado y qué conviene hacer antes de vaciar el archivo.

Qué es la digitalización certificada de facturas

Es el proceso que permite sustituir una factura en papel por una imagen digital con el mismo valor ante Hacienda. La regula el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril. Según ese artículo, se pueden digitalizar de forma certificada las facturas, los documentos sustitutivos y cualquier otro documento que se conserve en papel con carácter de original. Una vez digitalizados así, el obligado tributario puede prescindir de los originales en papel.

La norma la define como el proceso que, con escáner o técnicas fotoelectrónicas, convierte la imagen de un documento en papel en una imagen digital en un formato estándar y con una resolución admitidos por la Agencia Tributaria. Los formatos y resoluciones admitidos los publica la AEAT en su sede.

Requisitos de la digitalización certificada

El artículo 7.2 de la Orden fija cuatro requisitos. Si falta uno, la imagen no sustituye al papel:

• Software certificado. La digitalización la hace la propia empresa o un prestador de servicios en su nombre, en los dos casos con un software de digitalización homologado.
• Imagen fiel e íntegra, firmada. Cada imagen se firma electrónicamente con un certificado instalado en el sistema de digitalización. El certificado es de la empresa o del prestador de servicios, según quién digitalice, y quien lo haga necesita procedimientos y controles que garanticen la fidelidad del proceso.
• Base de datos documental. Por cada documento se conserva un registro con los campos que exigen los libros registro del IVA, más la imagen o un enlace a ella, con su firma.
• Firma y acceso a la base. El software firma la base de datos al cierre de cada periodo de liquidación y da acceso completo y sin demora: consulta en línea, búsqueda por cualquier dato del libro registro, descarga en el formato original e impresión.

Qué es el software homologado por la AEAT

Un software de digitalización solo vale para esto si la Agencia Tributaria lo ha homologado. El procedimiento está en el artículo 7.3 de la Orden y en la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la AEAT. Quien desarrolla el programa presenta una declaración responsable de que cumple, las normas técnicas y de seguridad en que se basa y un informe de una entidad de auditoría informática independiente.

La homologación es del programa y de su versión, no de la empresa que lo usa. La Agencia Tributaria publica la relación de software homologado para la digitalización certificada, con el nombre, la versión, la fecha y la empresa desarrolladora. Antes de contratar un programa para destruir papel, busca en esa lista el producto exacto y la versión que te ofrecen. Toda la información del trámite está en la página de la sede sobre homologación de software de digitalización certificada de facturas.

OCR y digitalización certificada: diferencias

Se confunden a menudo porque los dos empiezan con un escáner. Pero resuelven cosas distintas:

Lo ideal es combinar las dos: el OCR te ahorra el tecleo y la digitalización certificada te ahorra el archivo. Cómo funciona el OCR y qué esperar de él lo contamos en OCR de facturas: ¿de verdad funciona?, y el registro en Business Central en Continia Document Capture en Business Central.

Cuánto tiempo hay que conservar las facturas

Digitalizar no acorta los plazos de conservación, solo cambia el soporte. La factura digitalizada se conserva el mismo tiempo que el papel. Los dos plazos que conviene tener en cuenta son el de prescripción de la Ley General Tributaria, de cuatro años según su artículo 66, y el del artículo 30 del Código de Comercio, que pide conservar los libros, la correspondencia y los justificantes durante seis años desde el último asiento. Tu asesoría te dirá cuál manda en tu caso, porque hay supuestos que alargan la prescripción.

La factura electrónica reduce el problema

Desde el 6 de octubre de 2027 si facturas más de 8 millones de euros, y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto, las facturas entre empresas serán electrónicas por obligación. La factura de un proveedor llegará como fichero estructurado, no como papel, y no habrá nada que digitalizar. Lo explicamos en el calendario de la factura electrónica B2B.

La digitalización certificada seguirá siendo útil para lo que siga llegando en papel: tiques, facturas simplificadas, facturas de proveedores extranjeros, contratos y el archivo histórico de años anteriores.

Cómo plantearlo en tu empresa

1. Separa los dos objetivos. Primero, dejar de teclear facturas. Después, decidir si quieres eliminar el archivo en papel.
2. Calcula el volumen. Cuántos documentos en papel recibes al año y cuántos te quedarán cuando llegue la factura electrónica.
3. Comprueba la homologación. Producto y versión exactos en la lista de la AEAT antes de destruir nada.
4. Ordena el certificado y los controles. Quién digitaliza, con qué certificado y cómo se revisa la calidad de cada imagen.
5. Habla con tu asesoría antes de destruir el primer documento.

En 3L Systems implantamos el registro automático de facturas con OCR sobre Business Central, con su flujo de aprobación y el documento adjunto a su asiento. Si además quieres eliminar el papel, revisamos contigo qué solución homologada encaja y cómo se integra en tu ERP. Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de tu asesoría.