Registro de jornada digital: qué exige la norma y cómo resolverlo con Microsoft 365 o el ERP

Mucha empresa sigue fichando en papel o en una hoja de cálculo que rellena cada uno a final de mes. Es legal hoy, pero es el registro que peor aguanta una inspección y el primero que dejará de valer si se aprueba el registro digital. Aquí separamos lo que ya obliga de lo que está en tramitación, y cómo resolverlo con herramientas que probablemente ya pagas.

Qué obliga hoy el registro de jornada

El Real Decreto-ley 8/2019 añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Desde entonces:

• La empresa debe garantizar el registro diario de jornada de cada trabajador.
• El registro incluye el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada.
• Se organiza por negociación colectiva o acuerdo de empresa, o en su defecto por decisión de la empresa previa consulta con los representantes de los trabajadores.
• Los registros se conservan cuatro años y quedan a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

La ley no fija hoy el soporte. Papel, hoja de cálculo o aplicación son válidos si el registro es fiable. El Ministerio de Trabajo publicó una guía sobre el registro de jornada con los criterios de aplicación.

En qué punto está el registro de jornada digital

El Consejo de Ministros del 30 de septiembre de 2025 autorizó la tramitación urgente del proyecto de real decreto que desarrolla el registro de jornada, según la referencia de La Moncloa. El borrador que el Ministerio sometió a audiencia pública plantea que todas las empresas garanticen el registro diario por medios digitales, de forma objetiva, fiable y accesible, también para la Inspección de Trabajo en remoto.

A 7 de noviembre de 2026 no hemos encontrado ese real decreto publicado en el BOE. Por tanto:

• No es obligatorio todavía registrar la jornada por medios digitales.
• No hay fecha de entrada en vigor confirmada.
• Lo que sí es razonable es preparar ya un sistema digital, porque cumple la norma actual y la previsible.

Cuando se publique, revisaremos este artículo con el texto del BOE.

Qué debe tener un buen sistema de registro de jornada digital

Con la norma vigente y el borrador en mente, un sistema sólido cumple estos puntos:

• Cada persona registra su entrada, sus pausas y su salida en el momento, no a posteriori.
• Las correcciones quedan registradas: se ve el dato original y el corregido, y quién lo cambió.
• Funciona desde el móvil para quien trabaja fuera de la oficina.
• Exporta un informe por trabajador y periodo para entregarlo a la Inspección o al propio trabajador.
• Guarda los datos al menos cuatro años, con acceso controlado porque son datos personales.

Cómo hacer el registro de jornada con Microsoft Teams

Si tu empresa ya trabaja con Microsoft Teams, la app Turnos (Shifts) tiene un reloj para fichar. Según la documentación de Microsoft, consultada en noviembre de 2026:

• Se ficha entrada y salida desde Teams en el móvil, el escritorio o la web, una vez que el responsable activa el reloj en la configuración de Turnos.
• Las pausas se registran aparte.
• Si se activa la detección de ubicación y el trabajador da permiso, se guarda la ubicación al fichar desde el móvil.
• El responsable exporta un informe con dos hojas: el registro original y el registro final con las correcciones, así que los cambios quedan trazados.

Es la vía más rápida para una empresa con Microsoft 365: no hay que comprar otro programa ni dar otra cuenta a cada trabajador. Revisamos contigo la licencia que tiene cada persona antes de activarlo.

Cómo hacerlo con Power Apps a medida

Cuando el reloj de Turnos se queda corto, por ejemplo porque quieres fichar por proyecto, por obra o por cliente, o necesitas reglas propias de pausas y horas extra, construimos una app con Power Apps. La app guarda cada fichaje en el entorno de Microsoft 365 de tu empresa, se usa desde el móvil y alimenta informes en Power BI. Si no conoces la herramienta, empieza por qué es Power Apps.

Cómo implantar el registro de jornada digital paso a paso

1. Revisa tu convenio. Puede fijar cómo se organiza el registro, qué cuenta como tiempo de trabajo y cómo se tratan las pausas.
2. Consulta a la representación de los trabajadores si la hay, como pide el artículo 34.9.
3. Elige la herramienta: el reloj de Turnos si basta con entrada, pausa y salida, o una app de Power Apps si necesitas reglas propias.
4. Informa a la plantilla de qué se registra, quién lo ve y cuánto se guarda, sobre todo si se usa la ubicación.
5. Prueba un mes con un equipo y revisa el informe exportado antes de extenderlo a toda la empresa.

Registro de jornada y ERP: qué aporta Business Central

Business Central tiene partes de horas, pero conviene no confundirlos. Según Microsoft Learn, los partes de horas registran tiempo en periodos semanales, asociados a recursos y proyectos, con aprobación. Sirven para imputar horas a obras o proyectos y facturarlas, no para guardar la hora de entrada y salida de cada día. Lo práctico es combinar: el fichaje en Teams o Power Apps, y las horas imputadas a proyecto en el ERP, de modo que puedas cruzar jornada y trabajo facturable.