Documento electrónico de control (DeCA): obligatorio desde el 5 de octubre de 2026

Qué cambia desde el 5 de octubre

El documento de control no es nuevo. Acompaña a la mercancía desde 2013 y recoge ocho datos: quién contrata el transporte, quién lo hace, de dónde a dónde, qué se mueve y cuánto pesa, la fecha, la matrícula y las observaciones de las partes. Lo que cambia ahora es el soporte.

La Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible ordenó digitalizarlo y la Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784) concreta cómo. Desde el 5 de octubre, el papel y el PDF escaneado dejan de servir. El documento tiene que nacer digital y llevar un código QR que lleve a su propia dirección de descarga.

Obliga también a quien contrata el transporte

Esta es la parte que más empresas pasan por alto, porque suena a norma de transportistas. El artículo 4 de la Orden FOM/2861/2012 obliga a los dos: al transportista efectivo, titular de la autorización, y al cargador contractual, que es quien contrata con él. Si tu empresa fabrica o distribuye y manda palets con un transportista contratado, eres cargador contractual.

Y no es una firma de trámite. El reparto de responsabilidad del artículo 7 deja en el lado del cargador la exactitud del nombre y el NIF del transportista, el origen y el destino del envío, y la naturaleza y el peso de la mercancía. De la fecha, la matrícula y la autorización especial responde el transportista.

Qué tiene que cumplir el documento

La Resolución es corta y concreta. Esto es lo que exige:

• PDF nativo digital de menos de 5 MB, generado desde datos. Un escaneo no vale.
• Creado antes de que arranque el camión, con la fecha y la hora de creación y de cada modificación guardadas en los metadatos del propio PDF.
• Código QR dentro del PDF con la dirección única de ese documento.
• Descarga directa por HTTPS. La dirección no puede pedir usuario ni contraseña, ni llevar a una página con un botón. Al escanear, el PDF se descarga y punto.
• El enlace no puede caducar antes de que acabe el servicio, y se puede apagar a los siete días naturales de terminarlo.
• Conservación de un año por las dos partes.
• Copia para el conductor antes de salir, en el móvil o en papel, siempre con el QR. En una inspección le basta con enseñar el código.

Y una cosa que conviene saber porque ahorra dinero: no hay homologación ni registro de proveedores, no hay que enviar nada a la Administración y la firma electrónica no es obligatoria. El repositorio puede estar en cualquier dominio, incluido el tuyo.

Quién queda fuera

No todo lo que sale por la puerta necesita DeCA. El artículo 2 de la Orden deja fuera los transportes que no requieren título habilitante, y ahí entra el reparto con flota propia de mercancía propia. También quedan fuera la paquetería de pocos bultos que una persona puede manejar sin más ayuda que las herramientas del vehículo, las mudanzas y el traslado de vehículos accidentados.

En la práctica, la línea está en lo que sale en palet con un transportista contratado.

Cómo se emite sin frenar el muelle

El riesgo real de esta norma no es la multa, es el atasco en la carga. Si emitir el documento obliga a ir a un ordenador, abrir una aplicación y teclear doce campos, el camión espera y alguien acaba saltándoselo.

Por eso montamos nuestro emisor de DeCA alrededor de la pregunta del día, que es qué sale hoy, y no alrededor de un listado de documentos.

La emisión va en tres pasos con los nombres del muelle: quién lo lleva, qué lleva y cuándo sale. Los datos que se repiten no se teclean. Los transportistas, las matrículas, los orígenes, los destinos y las mercancías salen del histórico, y al elegir un transportista conocido su NIF se rellena solo, que es justo donde se cuelan las erratas de las que responde el cargador.

Varios envíos del mismo transportista caben en un solo documento, que es lo que permite el apartado sexto de la Resolución y lo que convierte una ruta de quince entregas en un papel y no en quince.

Al emitir, la pantalla solo habla de lo siguiente que hay que hacer: que el conductor lo lleve encima antes de arrancar. Por WhatsApp, por correo o impreso.

El conductor enseña el código y el agente descarga el documento en el acto, sin pedir nada a nadie. Lo que escriba a mano en el papel no tiene valor, porque los cambios los hace quien lo emitió.

Y esto es lo que se descarga al escanear: el PDF con los ocho datos del artículo 6, con el cargador contractual y el transportista efectivo identificados por separado, como exige la norma.

Si algo cambia a mitad de viaje

La Resolución da dos caminos y no son intercambiables. Si cambia un dato del mismo viaje, como la tractora que se avería, se corrige el mismo documento: el QR del conductor sigue valiendo y el dato anterior queda impreso y marcado como no válido, con el motivo del cambio. Si cambia el viaje en sí, como el destino o la mercancía, se emite uno nuevo con QR nuevo, se conserva el anterior para la trazabilidad y hay que hacerle llegar el código nuevo al conductor.

Qué hace falta para ponerlo en marcha

Menos de lo que parece. El emisor se instala en el servidor web que la empresa ya tiene contratado, así que los documentos no salen de su casa y el enlace del QR apunta a su dominio. Necesita PHP y HTTPS, que es lo que trae cualquier alojamiento actual, y no hace falta base de datos.

Quien tenga ERP puede dar un paso más y emitir desde el albarán, para que el peso y los bultos salgan del dato bueno y nadie los teclee dos veces. Es lo que hacemos con Business Central y con el resto de sistemas a través de su API.