Controles de los agentes de IA en Business Central: permisos, revisión y registro

Este artículo es para el administrador de Business Central y para la dirección que tiene que dar el visto bueno antes de activar un agente. Si buscas qué es Copilot y qué hace en el ERP, lo tienes en Copilot en Business Central. Aquí nos centramos en los controles que Microsoft documenta para los agentes, con la referencia de Microsoft Learn de cada uno (consulta de noviembre de 2026). Usamos como ejemplo el agente de pedidos de venta, que explicamos en detalle en agente de pedidos de venta de Business Central.

Qué diferencia a un agente de IA de Copilot en Business Central

Un agente trabaja en segundo plano y ejecuta pasos por su cuenta, mientras que las funciones clásicas de Copilot sugieren algo a la persona que está delante de la pantalla. Según Microsoft, el agente de pedidos de venta navega por las páginas, invoca acciones y escribe datos como lo haría un usuario, a partir de instrucciones en lenguaje natural. Esa autonomía es lo que obliga a pensar en controles: ya no basta con que alguien revise una sugerencia, hay que decidir qué puede tocar el agente, quién lo supervisa y dónde queda constancia de lo que ha hecho.

Control 1: activar o desactivar cada capacidad

El primer control es del administrador del entorno. En la página Capacidades de Copilot y agente se ven todas las funciones de IA disponibles, separadas en vista previa y disponibilidad general, y se puede activar o desactivar cada una para todos los usuarios. Microsoft indica en Configurar Copilot y capacidades de agente que estas capacidades están activas de forma predeterminada cuando están disponibles, así que la revisión de esta página es una tarea que conviene hacer antes, no después.

En la misma página aparece, cuando aplica, el interruptor Permitir movimiento de datos. Sale cuando alguna capacidad puede procesar datos en una región de Azure distinta a la del entorno de Business Central. Si se desactiva, las capacidades afectadas dejan de estar disponibles. Es una decisión de protección de datos que tiene que tomar alguien con criterio, no el primero que pasa por la pantalla.

Control 2: los permisos del propio agente

El agente tiene una cuenta de usuario propia en Business Central y no hereda los permisos de quien revisa sus tareas. Esto es lo que dice la documentación de Configurar el agente de pedidos de ventas:

• Por defecto, la cuenta del agente de pedidos de venta tiene el conjunto de permisos SOA - EDIT, que da acceso solo a los objetos y datos necesarios para gestionar solicitudes de presupuesto.
• Ese conjunto es de sistema y no se modifica directamente. Si hace falta ajustarlo, se copia, se modifica la copia y se asigna al agente.
• Para cambiar los permisos del agente hay que desactivarlo primero y volver a activarlo después.
• Además de los permisos, el agente tiene un perfil (rol) que define qué páginas y acciones ve. No usa las personalizaciones de página de las personas que revisan sus tareas.

La recomendación práctica es aplicar el mínimo privilegio también a la máquina. Si una extensión pide más permisos, Microsoft aconseja buscar el conjunto más limitado que dé el acceso necesario, no asignar uno amplio para salir del paso.

Control 3: quién configura el agente y quién trabaja con él

Business Central separa tres permisos, según la misma página de configuración:

Microsoft recomienda usar AGENT - ADMIN en lugar de conjuntos amplios como SUPER cuando la persona solo necesita administrar agentes. En la práctica, esto permite que el equipo comercial revise y confirme pedidos sin poder cambiar a qué buzón escucha el agente ni qué hace con los presupuestos.

Control 4: la revisión humana de cada paso sensible

El agente pide ayuda a una persona en momentos concretos, y algunos de ellos se pueden configurar. En el agente de pedidos de venta:

• Todos los correos salientes a clientes se revisan y aprueban antes de enviarse. La documentación lo describe como un comportamiento que siempre se da.
• Se elige qué mensajes entrantes se revisan: por defecto, el primero de cada conversación si el remitente está registrado, y todos si no lo está.
• Se puede activar la revisión de presupuestos y de pedidos cada vez que se crean o se modifican.
• El agente crea siempre un presupuesto como primer paso. Microsoft lo justifica porque el presupuesto no afecta a la planificación, las reservas ni la previsión de tesorería.

La revisión se hace desde el panel de Tareas o directamente en el documento. Según Supervisa las actividades de los agentes, los campos que ha modificado un agente se marcan con un icono que indica qué agente los cambió, su razonamiento y su nivel de confianza, con un color distinto cuando la confianza es baja. Al terminar, la revisión queda registrada con el nombre de quien la hizo y la fecha.

Control 5: el registro de tareas y el botón de parar

Todo lo que hace un agente queda en su historial. Desde la página Agentes se abren sus tareas, los pasos que ha completado, los mensajes y las entradas detalladas del registro. Con el conjunto de permisos Agente - Diagnóstico, un administrador puede ver además una instantánea de lo que vio el agente en cada paso.

Si algo va mal, una persona puede detener una tarea o detener todas las tareas de golpe. Las tareas detenidas no se pueden reiniciar y el documento puede quedar a medias, así que es un freno de emergencia, no un modo de pausa. Para parar el agente del todo se desactiva desde su configuración.

Control del gasto: créditos de Copilot y límite diario

Los agentes consumen créditos de Copilot y generan un cargo por uso, que se configura en el centro de administración de Business Central. Microsoft advierte de un detalle que conviene conocer: si se agotan los créditos, el agente deja de procesar correos nuevos, pero cuando vuelven a estar disponibles procesa automáticamente todo lo acumulado. Para evitar sorpresas, la propia documentación recomienda fijar el límite diario de correos (100 por defecto), desactivar el agente cuando no se use y limpiar el buzón antes de reactivarlo.

Lo que estos controles no resuelven

Los controles de Business Central gobiernan lo que el agente hace dentro del ERP. No sustituyen a una política de uso de IA en la empresa, ni deciden por ti qué datos pueden procesarse en la nube de Microsoft. Si tu caso exige que los datos no salgan de tus servidores, la alternativa es una IA privada con controles equivalentes, que contamos en IA privada on-premise y en Copilot o IA privada. Y si necesitas agentes que Microsoft no trae de serie, los diseñamos a medida con los mismos principios en agentes de IA en Dynamics 365.