Qué debe tener un ERP de distribución mayorista: checklist de funcionalidades

Cuando comparas ERP para una distribuidora, todos los folletos dicen lo mismo. La diferencia aparece cuando pides que te enseñen un pedido real de principio a fin. Esta checklist está ordenada como trabaja un mayorista: del precio al cobro. Marca cada punto como estándar, extensión o desarrollo, porque eso cambia el coste y el mantenimiento del proyecto. Si quieres ver cómo encaja cada bloque en un distribuidor, lo explicamos en la página de software de gestión para distribución mayorista.

Qué funcionalidades de precios y condiciones comerciales debe tener

El ERP debe calcular el precio correcto mientras se graba el pedido, sin que el comercial consulte una hoja aparte. Comprueba estos puntos:

• Tarifas por cliente, por grupo de clientes y por canal (hostelería, tienda, empresa).
• Descuentos por cantidad y por línea, con fechas de inicio y fin para las ofertas.
• Rappels por tramos, retroactivos o progresivos, con su liquidación periódica y el abono correspondiente.
• Precios netos pactados que no se pisen con una oferta general.
• Recargo de equivalencia para los clientes minoristas que lo tienen.
• Aviso del margen por debajo de un mínimo antes de confirmar.

En Business Central, tarifas, descuentos por cliente o grupo y el recargo de equivalencia de la localización española son estándar. Los rappels por tramos no lo son: los añade nuestro vertical de distribución mayorista para Business Central, que también muestra el rappel acumulado del cliente mientras se graba el pedido.

Qué debe hacer el ERP en el almacén de un distribuidor

El almacén de un mayorista mueve muchas referencias con poco margen, así que el ERP tiene que dar el stock disponible real, no el contable. La lista mínima:

• Varios almacenes y ubicaciones, con traspasos entre ellos.
• Unidades de medida distintas para comprar, almacenar y vender (caja, pack, unidad).
• Lotes y caducidades, con salida por fecha de caducidad cuando el producto lo exige.
• Propuesta de compra según consumo, stock mínimo y plazo del proveedor.
• Preparación con lector de códigos de barras.
• Devoluciones de clientes y a proveedores, con su abono.

La base de todo esto, inventario en tiempo real, ubicaciones y recuentos, ya la tratamos en cómo controlar el stock y el almacén con un ERP, y los lotes en trazabilidad y lotes con el ERP. Si tu duda es si el almacén del ERP te basta o necesitas un programa aparte, la respondemos en SGA o el almacén del ERP.

Cómo debe gestionar la toma de pedidos: preventa, autoventa y pedido habitual

Un mayorista vende por teléfono, en ruta y cada vez más por web. El ERP tiene que recoger el pedido en el canal donde nace y dejarlo listo para preparar. Comprueba:

• Pedido habitual de cada cliente, para repetir el último pedido o una plantilla en segundos.
• Preventa desde móvil o tableta con stock y precio del cliente a la vista.
• Autoventa, con el camión tratado como un almacén más y factura o albarán en el momento.
• Portal o app para que el cliente haga su pedido, si tu canal lo pide.
• EDI con las cadenas que lo exigen. Te explicamos qué es en qué es el EDI.

Pregunta qué parte es estándar. En Business Central, el camión como almacén lo es. La preventa, la autoventa con impresión en ruta y el portal de pedidos suelen ir como extensión o desarrollo a medida.

Qué necesita la logística: rutas, hojas de carga y reparto

Si repartes con flota propia, el ERP debe agrupar los pedidos por ruta y ordenar la carga. Lo que conviene pedir:

• Rutas de reparto con los clientes de cada una y su orden de entrega.
• Hoja de carga por camión, con peso e importe.
• Hoja de ruta para el conductor.
• Albarán valorado o sin valorar según el cliente.
• Documentos de transporte que te exija la normativa del producto.

Las rutas, las hojas de carga y las hojas de ruta son las otras piezas del vertical de distribución mayorista que montamos sobre Business Central.

Qué debe cubrir en facturación, cobro y análisis

El ciclo termina cuando la factura está cobrada y sabes cuánto has ganado con cada cliente. La lista:

• Factura desde varios albaranes, por periodo o por pedido.
• Cumplimiento fiscal al día: SII si te aplica, y preparación para VeriFactu y la factura electrónica entre empresas.
• Remesas y control de cobros pendientes por cliente.
• Margen por cliente, por producto y por ruta, con el rappel ya descontado.
• Cuadros de mando con Power BI sobre los mismos datos.

Preguntas para la demo de un ERP de distribución

Lleva un caso tuyo a la demo y pide que lo resuelvan en directo. Estas preguntas separan un ERP preparado para distribuir de uno genérico:

1. Grábame un pedido de un cliente con tarifa propia, una oferta vigente y un rappel por tramos. ¿Qué precio sale y por qué?
2. Ese cliente devuelve una caja de un lote concreto. ¿Cómo queda el stock, el abono y el rappel?
3. Enséñame la hoja de carga de mañana para una ruta con quince clientes.
4. ¿Qué parte de lo que me has enseñado es estándar, qué es extensión y qué es desarrollo?
5. ¿Qué pasa con las extensiones cuando el fabricante actualiza el ERP?
6. ¿Cuánto cuestan las licencias por usuario y qué usuarios necesitan licencia completa?

Para la última pregunta, en Business Central los precios de octubre de 2026 son 69,30 € por usuario y mes en Essentials, 95,30 € en Premium y 6,90 € en Team Members, con pago anual y sin IVA. El coste total del proyecto lo desglosamos en cuánto cuesta un ERP en España.

Cómo usar esta checklist para comparar ERP

Pon los ERP que valoras en columnas y estos puntos en filas. En cada celda escribe estándar, extensión, desarrollo o no lo cubre. Luego pondera: los puntos que tocan cada pedido (precio, stock, carga) pesan más que los que usas una vez al mes. Un ERP con más funciones de serie no siempre gana. Gana el que cubre tu forma de vender con menos piezas que mantener.