Cuando hablamos de factura electrónica en España conviven, en realidad, varios formatos estructurados —el más conocido es Facturae, en XML— y dos grandes vías de intercambio: las plataformas privadas interconectadas entre sí y la solución pública gratuita de la Agencia Tributaria. A esto se suman los estados de la factura, que dejan constancia de si el receptor la ha aceptado, rechazado o pagado. En este artículo te explicamos qué es cada cosa, qué formatos están admitidos, cuándo elegir la vía privada o la pública y cómo dejar tu empresa preparada para la factura electrónica obligatoria entre empresas (B2B).
Qué es Facturae
Facturae es el formato estándar de factura electrónica usado en España, basado en XML y firmado electrónicamente. Nació para facturar a las administraciones públicas a través de la plataforma FACe y desde entonces se ha convertido en una referencia habitual también en el ámbito privado.
La diferencia clave frente a un PDF es que Facturae no es una «imagen» de la factura pensada para leerse con la vista, sino un archivo con los datos estructurados en campos (emisor, receptor, líneas, impuestos, totales) que cualquier sistema puede procesar de forma automática. Además incorpora firma electrónica, que garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido. Esa combinación —datos estructurados más firma— es lo que diferencia una factura electrónica real de un simple PDF adjunto en un correo.
Formatos admitidos
La factura electrónica obligatoria entre empresas no se limitará a un único formato. La normativa contempla varios formatos estructurados admitidos, de modo que cada empresa pueda usar el que mejor encaje con su software y sus relaciones comerciales. Los más relevantes son:
- Facturae: el estándar español en XML, ya consolidado por su uso con las administraciones públicas.
- UBL (Universal Business Language): formato XML internacional muy extendido en Europa, base de estándares como Peppol.
- CII de UN/CEFACT: el Cross Industry Invoice, otro formato XML alineado con la norma europea de factura electrónica.
- EDIFACT: el estándar EDI clásico, muy usado en cadenas de suministro e industria.
La idea de fondo es la interoperabilidad: da igual el formato concreto, siempre que la factura viaje de forma estructurada y verificable y que emisor y receptor puedan entenderse. Conviene confirmar el detalle definitivo de formatos y requisitos, ya que el desarrollo reglamentario puede ajustarlos antes de la entrada en vigor.
En claro: «formato» (Facturae, UBL, CII, EDIFACT) responde a cómo se escribe la factura; la «vía» (privada o pública) responde a por dónde viaja. Son dos decisiones distintas y tu sistema debe estar cómodo con ambas.
Plataformas privadas interconectadas frente a la solución pública de la AEAT
Una vez creada la factura en un formato válido, hay que hacerla llegar al destinatario. Aquí el modelo previsto en España plantea dos caminos que conviven:
Plataformas privadas de intercambio
Son servicios de empresas privadas que reciben, validan y entregan facturas electrónicas entre emisor y receptor. La gran ventaja es que se integran con tu ERP y tu operativa: pueden convertir entre formatos, gestionar los acuses, controlar los estados de cada factura y ofrecer cuadros de mando, automatización y soporte. El requisito normativo es que estas plataformas estén interconectadas entre sí, de modo que una factura emitida en una plataforma llegue sin problemas a un receptor que use otra distinta.
Solución pública gratuita de la Agencia Tributaria
Como alternativa, está prevista una solución pública gratuita de la Agencia Tributaria. Cumple su función básica —permitir emitir y recibir facturas estructuradas sin coste— y actúa además como punto de referencia y repositorio. Es una opción razonable para quien factura poco o quiere un mínimo conforme, pero no ofrece las integraciones ni los servicios de valor de una plataforma privada.
¿Cuál elegir? Depende del volumen y de hasta qué punto quieras automatizar. Si facturas a diario y trabajas con un ERP, lo habitual es que una plataforma privada conectada a tu sistema te ahorre muchísimo trabajo manual. Si tu actividad es muy reducida, la vía pública puede bastarte. En cualquier caso, lo importante es que tu software esté preparado para operar con la vía que elijas y conforme a la normativa. Si quieres ordenar todas estas obligaciones, te ayudamos desde nuestra página de Cumplimiento fiscal y normativa.
Los estados de la factura
Una de las novedades más útiles del modelo de factura electrónica B2B son los estados de la factura: la obligación de que el receptor comunique qué ha hecho con cada factura recibida. Esto da visibilidad sobre el ciclo de vida del documento y ayuda a combatir la morosidad. Los estados que se manejan son, en esencia:
- Aceptación comercial: el receptor confirma que acepta la factura.
- Rechazo comercial: el receptor la rechaza (por ejemplo, por un error en los datos o la mercancía).
- Pago efectivo: se deja constancia de que la factura ha sido pagada, total o parcialmente.
Para que esto funcione, tu software debe poder registrar y comunicar esos estados de forma ágil, idealmente sin tareas manuales. Es un punto en el que las plataformas privadas y un ERP bien integrado marcan diferencia: convierten una obligación en información útil para tu departamento financiero.
Factura electrónica B2B y VeriFactu: no las confundas
Conviene tener claro que la factura electrónica obligatoria entre empresas y VeriFactu son obligaciones diferentes que pueden convivir. La primera regula el formato e intercambio estructurado de la factura entre empresas; VeriFactu regula cómo tu software registra y firma cada factura con una huella encadenada para que no pueda alterarse. Un buen sistema de gestión debe estar preparado para ambas, sin que tengas que parchear soluciones por separado.
Las fechas de entrada en vigor las fija la normativa y conviene confirmarlas, porque dependen del desarrollo reglamentario y pueden ajustarse. La recomendación práctica es la misma de siempre: no esperar al último momento y revisar con tiempo si tu software actual ofrecerá un camino conforme.
Cómo lo abordamos en 3L Systems
En 3L Systems analizamos qué facturas emites y recibes hoy, con qué software y a través de qué canales, y diseñamos el camino más corto para dejarte conforme a la factura electrónica y preparado para VeriFactu. Trabajamos sobre tu ERP cuando es viable, integramos plataformas de intercambio y, cuando hace falta, abordamos una solución a medida que respete tu operativa. El objetivo no es solo «cumplir», sino que la factura electrónica te ahorre trabajo y te dé control.
Preguntas frecuentes
¿Qué es Facturae y en qué se diferencia de un PDF?
Facturae es el formato estructurado de factura electrónica en XML usado en España, especialmente para facturar a las administraciones públicas. A diferencia de un PDF, que es una imagen pensada para leer, Facturae contiene los datos en campos que un sistema puede procesar automáticamente, e incorpora firma electrónica para garantizar su autenticidad e integridad.
¿Qué formatos admitirá la factura electrónica B2B obligatoria?
La normativa prevé varios formatos estructurados admitidos, entre ellos Facturae, UBL, el CII de UN/CEFACT y EDIFACT. La idea es que cualquiera de esos formatos sea válido siempre que la factura viaje de forma estructurada y verificable. Conviene confirmar el detalle definitivo, porque el desarrollo reglamentario puede ajustar requisitos y fechas.
¿Tengo que usar la solución pública de la AEAT o una plataforma privada?
Podrás elegir. El sistema contempla plataformas privadas de intercambio interconectadas entre sí y una solución pública gratuita de la Agencia Tributaria como alternativa. Las plataformas privadas suelen integrarse mejor con tu ERP y dar más servicios; la pública es una opción básica y sin coste. Lo importante es que ambas vías queden conectadas para que la factura llegue al destinatario.
¿Qué son los estados de la factura electrónica?
Son las respuestas que el receptor debe comunicar sobre cada factura: como mínimo, la aceptación o el rechazo comercial y, en su caso, el pago efectivo. Estos estados permiten conocer el ciclo de vida de la factura y mejorar el control de la morosidad. Tu software debe poder registrar y comunicar esos estados.
¿La factura electrónica B2B es lo mismo que VeriFactu?
No. La factura electrónica B2B regula el formato e intercambio estructurado de la factura entre empresas. VeriFactu regula cómo tu software registra y firma cada factura mediante una huella encadenada para que no pueda alterarse. Son obligaciones distintas que pueden convivir, y conviene tener un sistema preparado para ambas.