Para facturar a la Administración Pública en España necesitas emitir una factura electrónica en formato Facturae, firmada electrónicamente, y presentarla a través del punto general de entrada que corresponda, que en la mayoría de los casos es FACe. No vale enviar un PDF por correo ni entregar la factura en papel: el organismo solo acepta el fichero estructurado, con los códigos administrativos correctos y la firma válida. A continuación te explicamos qué es cada pieza —FACe, el formato Facturae y la firma electrónica— y los pasos concretos para emitir tus facturas sin que te las rechacen.
Qué es FACe
FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado. En la práctica, es la «ventanilla única» donde los proveedores presentan sus facturas dirigidas a la mayoría de organismos públicos: ministerios, muchas comunidades autónomas, diputaciones y ayuntamientos que están adheridos.
Cuando presentas una factura por FACe, la plataforma la registra, le asigna un número y te permite seguir su estado: registrada, contabilizada, pagada o rechazada. Esa trazabilidad es una de las grandes ventajas frente al papel, porque sabes en todo momento dónde está tu factura. Ten en cuenta, eso sí, que algunas administraciones tienen su propio punto de entrada: antes de emitir conviene confirmar si tu cliente público usa FACe u otra plataforma propia.
El formato Facturae
La factura que aceptan las administraciones no es un documento visual al uso, sino un fichero de datos. Facturae es el formato estándar en XML definido por la Administración española para la factura electrónica. Al ser un fichero estructurado, la plataforma puede leerlo y validarlo de forma automática: comprueba que los campos obligatorios están, que los importes cuadran y que los identificadores son correctos.
La versión de Facturae admitida la fija la normativa y puede actualizarse, por lo que conviene comprobar cuál es la vigente antes de generar tus facturas. La buena noticia es que no tienes que escribir ese XML a mano: un programa de facturación o un ERP adecuado lo genera por ti a partir de los datos que ya introduces al facturar.
La clave: facturar a la Administración no consiste en «hacer un PDF bonito», sino en generar un fichero de datos válido, firmarlo y depositarlo en el punto de entrada correcto. Si tu software hace esas tres cosas bien, el proceso es rápido; si falla en una, la factura rebota.
La firma electrónica
Una factura Facturae debe ir firmada electrónicamente para tener validez. La firma se realiza con un certificado digital —de persona física, de representante de la empresa o de sello empresarial— mediante el estándar XAdES, que es la firma electrónica avanzada aplicada a documentos XML. Esta firma garantiza dos cosas: quién emite la factura y que su contenido no se ha alterado después de firmarla.
Sin una firma válida, la plataforma rechaza la factura automáticamente. Por eso es importante que el certificado esté vigente y que tu software lo aplique correctamente. La mayoría de programas de facturación profesionales firman el fichero de forma automática en el momento de generarlo, de modo que tú solo tienes que tener el certificado instalado y disponible.
Cómo emitir una factura a la Administración, paso a paso
Reuniendo las tres piezas anteriores, el proceso para emitir una factura a un organismo público sigue, a grandes rasgos, estos pasos:
- Consigue los códigos DIR3: antes de facturar, pide al organismo los tres códigos administrativos que identifican a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. Son obligatorios y, si son incorrectos, la factura se rechaza.
- Genera la factura en formato Facturae: tu software crea el XML con todos los datos —los tuyos, los del destinatario, las líneas y los importes— y los códigos DIR3.
- Firma electrónicamente el fichero: con tu certificado digital, mediante firma XAdES. Normalmente el propio programa lo hace al generar la factura.
- Preséntala en el punto de entrada: subes el fichero firmado a FACe (o a la plataforma propia del organismo). La plataforma valida la factura y te devuelve un número de registro.
- Haz seguimiento del estado: consulta en la plataforma si la factura se ha registrado, contabilizado, pagado o rechazado, y actúa en consecuencia.
Errores frecuentes que provocan rechazos
La mayoría de las facturas rechazadas lo son por motivos evitables. Conviene tenerlos en el radar:
- Códigos DIR3 incorrectos o incompletos: es la causa más habitual de rechazo. Pídelos siempre por escrito al organismo.
- Certificado caducado o firma mal aplicada: si la firma no valida, la factura no entra. Revisa la vigencia del certificado.
- Versión de Facturae no admitida: usar una versión del formato distinta a la vigente puede invalidar el fichero.
- Datos fiscales que no cuadran: NIF, importes o impuestos mal calculados hacen que la validación automática falle.
Cómo lo resolvemos en 3L Systems
Facturar a la Administración deja de ser un quebradero de cabeza cuando tu sistema de gestión lo hace de forma nativa. En 3L Systems integramos la emisión de Facturae y la presentación en FACe dentro de tu ERP o de tu programa de facturación, de modo que generes el fichero, lo firmes y lo presentes sin salir de tu operativa habitual. Si tu caso es particular —un software propio o un vertical de tu sector—, lo abordamos mediante una solución de desarrollo de software a medida que respeta cómo trabajas hoy.
Además, la facturación a la Administración no va sola: convive con otras obligaciones como VeriFactu o la factura electrónica B2B. Si quieres ver cómo encajan todas las piezas del puzle normativo, puedes consultar nuestra página de cumplimiento fiscal y normativa, donde te ayudamos a tenerlo todo conforme y a tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio facturar electrónicamente a la Administración?
Sí. Desde 2015 la factura electrónica es obligatoria para los proveedores de las administraciones públicas, salvo excepciones para importes muy reducidos que cada administración puede fijar. La factura debe emitirse en formato Facturae, firmada electrónicamente, y presentarse por el punto de entrada correspondiente, normalmente FACe.
¿Qué es FACe y para qué sirve?
FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado. Es la plataforma donde los proveedores presentan sus facturas a la mayoría de organismos públicos. Centraliza la recepción, asigna un número de registro y permite consultar el estado de tramitación de cada factura.
¿Qué es el formato Facturae?
Facturae es el formato estructurado en XML definido por la Administración para la factura electrónica en España. No es un PDF: es un fichero de datos que la plataforma puede leer y validar automáticamente. La versión admitida la marca la normativa, por lo que conviene comprobar cuál es la vigente antes de emitir.
¿Necesito firma electrónica para facturar a la Administración?
Sí. La factura Facturae debe ir firmada electrónicamente con un certificado válido (de persona física, de representante o de sello de empresa) mediante firma XAdES. Sin firma válida la plataforma rechaza la factura. Muchos programas de facturación realizan la firma de forma automática al generar el fichero.
¿Qué son los códigos DIR3 y por qué me los piden?
Los códigos DIR3 identifican a los tres centros administrativos que intervienen en la factura: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Son obligatorios en la factura a la Administración y, si son incorrectos, la factura puede rebotar. El organismo destinatario debe facilitártelos antes de emitir.